讓徵信成為企業的策略武器 中華徵信透過IT助企業掌握先機

你要怎麼了解一間新的合作公司的背景呢？你要怎麼知道這間公司過往的信用記錄是否如同業主說的那麼好呢？

有越來越多的企業透過企業徵信的方式，去了解合作對象的公司現況，包括基本財務概況分析、信用評等、往來銀行票據拒往記錄及企業信用異常通報等，也都可以透過徵信方式一目了然。

中華徵信所總經理張大為曾說：「徵信是企業的策略武器，」唯有真正做到了掌握資訊，才能夠贏得先機。

而中華徵信所資訊部協理蕭頌譯便表示，公司核心業務就是提供完整的企業或個人徵信報告，不僅是一種智慧財產權的販售，更重要的是，面對數十年累積的、以及資料來源繁雜，甚至是還必須仰賴經驗判斷的大量資料，如何精準運用資料正是IT最大的挑戰。

徵信結果有賴大量資料的客觀分析

整體而言，「徵信」這個行業在越是成熟發展的國家，越是扮演著監控市場交易安全與驗證企業信用的重要角色。

蕭頌譯便說，徵信服務其實是透過長年來，完整資料庫的資訊累積，加上徵信員長期累積的經驗綜合判斷，所得出的一個客觀結果，而徵信的目的，就是希望企業或個人都重視信用，進而掌握正確資訊以研擬出正確的因應對策。

中華徵信所身為臺灣最大的專業徵信公司，從1961年成立迄今，已經邁入第50個年頭，而影響力甚廣的臺灣前5千大企業的排名調查，也已經進行第40個年頭。

中華徵信所每年提供超過15萬家的兩岸企業資料、財務報表，並整合超過1萬2千家臺商企業資料、7千家臺商財務資料，以及結合臺灣5百大集團企業完整的研究資料，其中累積的信用資料庫也有百萬筆之譜，提供徵信的範圍更涵蓋超過150個國家。

也可以說，透過中華徵信所每年針對兩岸產業所做的各種徵信報告，不僅見證臺灣經濟景氣循環，更是臺灣企業與產業興衰最佳的見證者。

但是，面對這麼龐大的資料量，蕭頌譯表示，中華徵信所還沒有導入任何IT系統前，該公司就已經存在一套完整、龐大的紙本資料庫；大概在10年前，該公司才開始導入e化流程，將紙本資料轉成電子化，便利資料的分析、搜尋與再利用。

10年前開始將紙本資料電子化

雖然中華徵信所是一個高度仰賴人力提供分析的行業，但資訊系統一直是該公司重要的資料收集的工具。

中華徵信所在10年前建置的Informix資料庫，打造出一套「拒絕往來客戶查詢系統」，歷經多次改版，到現在還穩定的使用中。蕭頌譯說，這套系統主要功能就是查詢個人或企業信用是否有瑕疵，例如，有一些租賃公司要查詢客戶的信用背景是否有不良記錄，透過這個系統可以自動查詢。

目前可以查詢這類信用瑕疵的單位不少，但蕭頌譯認為，中華徵信所拒往客戶查詢系統最大的優勢，除了收集的資料年限最長久外，更重要的是，這套系統已經可以達到自動化作業，節省至少80％的人力支出。

以資料查詢為例，系統可以自動從其他簽約地方收集資料，使用者也可以透過網頁型態直接查詢，更重要的是，查詢結束之後的金流和資訊流，也全都可以做到自動化完成，像是結帳、計算客戶需求量等。

不過，日前Informix被IBM收購後，沒有後續開發計畫，所以該公司目前也不會再更新資料庫系統，先維持現狀。他說，未來會進一步擴大提供更多加值後的資料內容，將不止侷限在票據或銀行信用，包括簽證會計師是誰都可以提供。

蕭頌譯認為，只要增加多一些新的元素就可以形成新的服務，而中華徵信所平時就經常收集相關資料並隨時更新，透過擴大系統適用範圍，就可以創造新的價值。

案件管制系統帶來的一致化和標準化

有些徵信報告整理分析既有的資料後，會參酌加入徵信員的訪談或徵信經驗，因此，正常來講，不同徵信員所寫的徵信報告，因為每個人想法都不一樣，分析的邏輯觀點也有差異。

為了避免因人而有很大的落差，提高報告的客觀性，中華徵信所建立了一套「案件控管系統」，透過系統制定的流程，制定了一套撰寫報告的標準作業流程，縮短不同徵信員撰寫徵信報告的客觀差異。

「這個流程就是仰賴IT才得以成形。」他說，中華徵信所在6、7年前自行開發這套專司案件管理的管制系統，對外，不僅維持相關徵信報告的品質，對內，則又創造了一個協同合作平臺，讓每個人的分工完善，也可以快速的合作。最明顯的例子就是，以前一個報告完成要7到10天，但是，現在只要2到3天就可以完成。

他進一步解釋，透過這些控管流程機制，讓資料的收集調查更為一致性，通常，一件徵信報告的產製過程中，必須搭配至少有業務、作業人員和徵信員，先從公司既有資料進行佐證，接著再由徵信人員做相關的調查、詢問，再由作業人員進行多方的資料統計，最後則由徵信人員將所有的資料都彙整成一份報告後，再把報告交出去。

要能夠做到上述三方面的融合及中華徵信所內的資源有效分配，就需要嚴格的控制中心來控管。蕭頌譯表示，這個案件管理系統有一點類似專案管理，但流程更快，案件生命周期僅2～3天就結束了。

這個系統對於中華徵信所的人力資源調度，更是一個很大的進步。蕭頌譯指出，以前管理部有一個實體的管制中心，為了知道客戶什麼時候收到報告，知道資源怎麼分配，要知道誰做了什麼等等。過去檔案傳遞的做法就像跑公文一樣，一個人寫完以後才能再轉給下一個人，也不容易追蹤進度，但是透過這個系統，便可以做到自動化和系統化管理，大幅縮短報告產出時間。

用IT做資安與作業流程改善

蕭頌譯表示，目前該公司IT部門的核心任務有二，第一個是資安，另外一個就是導入新的ERP系統。

資安對中華徵信所來講，比其他公司單純化，因為大部分工作都還是在收集資料，統一透過系統來管理資料和報告撰寫，容易完成資料安全的保護。

但他認為，困難的挑戰是使用面，例如存取控管和保密、教育訓練、實質的控制等，都必須要有流程記錄，因此，未來要加強的是各種存取記錄的控管。也就是說，記錄資安所有活動的過程會比以往更重要，不論是系統登入或是檔案存取上都是如此。蕭頌譯表示，強化存取控管和資安Log記錄控管，不僅為了檢查，也為了防範。

「中華徵信所的資安其實沒有那麼複雜，」蕭頌譯認為，關鍵在於該公司主要偏重在資料的蒐集、處理和利用，只要前端嚴謹控管，既有資料分析與加值可以做好的話，誰有權存取相關資料以及後續的蒐集、處理和利用都有跡可尋的話，資安的問題並不大，但關鍵在於企業必須要能夠落實這一整個資安控管流程。

舉例而言，不論政府或銀行公告資料時，都是一整頁的文件，不可能請人去手抄，但透過IT系統的設定，只要系統中有接收到其他單位有發布訊息的公告，就可以透過後端系統的介接，直接批次擷取並彙整所需的公告，蕭頌譯說：「只要能控管彙整整批資料的流程，就形同做到資料蒐集、處理和利用的資安控管。」

當然，徵信報告除了資料外，有經驗徵信員的產業訪談和相關的經驗，也是整份徵信報告中最珍貴的資產。他說，目前該公司則要求徵信員將訪談的資料結果匯入系統中，只要能夠做適當的控管和防弊，也可以杜絕一般產業會遇到的資料外洩的風險。

除了資安之外，ERP導入也是IT的重點任務之一。蕭頌譯表示，中華徵信所是人力服務導向的公司，現在都是用勞力與銷售來做對比，他希望未來導入ERP系統後，最終可以清楚了解到該公司的人均產值為何，並有明確的數字可以參考。若可以達到這樣的目標，中華徵信所便可以做到隔年營收的預測，也可以提早知道公司人力需求的缺口在哪理，事先進行人力招募與訓練。

蕭頌譯表示，中華徵信所沒有適用的ERP模組，只能自行開發才能達到跨系統和不同資料庫的整合，像是Informix、MySQL、SQL Server等異質系統的整合和資料庫資料收集，再透過資源整合產生所需工具。但他說，和一般企業導入ERP系統一樣，在導入過程中，還是要能精簡內部流程，用更少的人力但提供更完整的報告，才能發揮ERP系統應有的效益。

此外，中華徵信也在意客戶售後的滿意度，目前的CRM系統只能記錄業務活動、行銷活動、客戶分析，但是客戶交易資料都存放在案件管理系統中。蕭頌譯認為，最終要做到案件管理系統與CRM的整合，預計年底完成後，便可以預測明年的發展方向，也會知道哪一項產品是毛利最高的產品。

對中華徵信所而言，產製徵信報告是最重要的一項營運收入，以往徵信服務靠人勤跑去挖掘資料，IT只是配角，協助徵信員做資料蒐集而已，但蕭頌譯說：「未來的方向是透過IT與資料庫作分析加值，加速提供企業徵信服務的效率。」

從《俠客行》學會一本初衷

中華徵信所資訊部協理蕭頌譯自認為是一個不愛念課本但愛念雜書的人，金庸的武俠小說更是他高中時期的精神食糧。他說，在金庸的小說中，他特別偏愛《俠客行》，就是欣賞主角石破天個性老實、單純。他說，不論是工作或和人相處，看清楚事務本質就能一本初衷地單純面對，就像是導入ERP系統或是找工作，發揮應有的特性與專長就是最好的因應之道。

中華徵信所資訊部協理蕭頌譯表示，提供更有價值的徵信報告，除了徵信員的經驗外，透過資料庫做各種加值服務，是未來努力的方向。

CIO小檔案

蕭頌譯 中華徵信所資訊部協理

學歷：英國Coventry大學MSC軟體工程研究所畢業

經歷： 從英國取得學位回臺灣後，曾在勤業會計師事務所擔任電腦工程師，之後到研嘉科技分別擔任嵌入式系統工程師，以及電子商務部門專案經理，爾後於捷鵬國際擔任系統研發工程師，並至德碩管理顧問公司擔任IT部門經理。2010年8月擔任中華徵信所資訊部協理迄今

公司檔案

中華徵信所

●創立時間：1961年
●主要業務：工商徵信、估價、市場研究、專業出版、信用管理、商仲、財務顧問、教育訓練業務等
●資本額：約1.7億元
●總經理：張大為
●網址： www.credit.com.tw
●地址：臺北市信義區東興路57號5樓
●員工人數：約100人

資訊部檔案

IT部門大事紀：

●1995年：拒往資料庫建立，中華徵信所的第一個資料庫，開始收集並大量處理拒往資料 
●1996年：徵信案件管理流程系統化，案件管理流程開始進行系統化，藉由系統化的改造過程，對每個案件進行適當的控管
●1998年：檔案伺服器、郵件伺服器的導入，經由建置伺服器達到企業對資料控管的目的
●2000年：電子商務網站的成立，建立中華徵信所的資料庫商業化模式
●2003年：徵信報告作業標準化，節省報告作業人力，強化報告品質
●2006年：導入公文電子簽核作業，降低後勤支援的人力成本
●2010年：取得ISO27001資安認證