資訊部門主動發掘使用者需求 銓敘部用IT加速績效評量作業

全臺灣到底有多少的公務人員？答案其實會依據不同的基準而有不同的答案，一般而言，大約是28萬～60萬人不等。這些公務人員從考上公務員的那一刻起，從分發、升遷、考試、晉用一直到退休後領退休俸時，都和銓敘部脫離不了關係。

銓敘部或許是政府部門中，和一般民眾關係最疏遠的部分，因為主要服務的對象就是公務人員，從考上公務員的第一天開始，每一個公務人員擔任的每一個工作職位及工作內容，一直到退休為止，所有的工作記錄都會如實記載在銓敘部中。銓敘部其實可以想像成「公務人員的人事部門」，所有一般企業應該規畫的系統、應該記載的資料等，銓敘部也都一應俱全。

因為銓敘部要負責制定全國人事業務作業的格式制定和法規制定等，為了讓公務員的升遷、考試到績效評估等作業可以公開透明。銓敘部資訊室主任鄭瑞泰表示，從1999年後，資訊室便積極協助銓敘部其他部門，將以往只能靠人工緩慢作業的各種績效評量，改用IT工具協助，以提升處理效率。

建立全國公務員的人力資料庫

要用IT協助績效評量，銓敘部資訊是的第一個挑戰就是要先面對各種複雜的公務人員工作型態，鄭瑞泰表示，公務人員從通過公務人員的考試及格後，從分發開始，一路到銓審、動態的調動資料，每年的考績核定，以及將公務人員的考績報到銓敘部，以利後續的考績升等、俸級複審，甚至是退休撫卹等，銓敘部必須清楚掌握每一個環節的資訊，所以，資訊室花了很大心力先建置了一個「全國公務人力資料庫」。

所以，資訊室將與全國公務人員相關的人事資料、考績、獎懲、輔助學經歷等基本資料，全部彙整到「全國公務人力資料庫」中，作為一個審視全國公務人員動態的基本背景。鄭瑞泰表示，目前需要經過銓敘部做考績審查核定的公務人員大約28萬人，但若包括全國公教機構職工和員警在內，則大約有60萬名公務人員。

面對這麼龐大公務人力資料的保管和使用，銓敘部資訊室原本是透過一套由人事行政局開發的系統，來彙整這些公務人員的基本資料，便利統合查詢和使用。鄭瑞泰表示，因為其中95％的資料都是由各機關單位的人事單位使用，因此，銓敘部後來將這套公務人力系統轉移給人事行政局負責維運，銓敘部只保留了網路資料查詢的權力。

用IT加速考績審查速度

將人力資料庫e化以後，就可以進一步將人工績效審查作業e化。全臺灣大概有超過8千個公務機關，每年的1月1日過後，各公務機關就必須開始將所有公務人員前一個年度的工作表現與考績，全部送到銓敘部審查。

而負責進行考績審查、驗證的分別是銓審司和特審司，這兩個單位的員工人數加起來不到1百人，但他們卻要負責查驗全臺灣28萬多名公務人員的考績，除了要確認該年度的考績登錄無誤，並與該級別應有的規定相符外，為了確認資料的正確性，也必須參考其他公務機關的資料。

當時銓敘部的同仁都只能透過人工查驗，早期負責審查與查驗各公務人員考績的同仁，幾乎要暫停手邊其他工作，全力在時間截止前完成考績查驗，才能避免拖累後續的獎敘作業。人工查驗的過程相當繁複，例如首先要檢查格式是否相符，如果格式不符或填錯，審核同仁第一個動作就會將該份考績文件退回給原單位主管；等該單位將原本錯誤地方修正過後，再行送交銓敘部進行考績審查，如果又發現缺少了某份證明文件，銓敘部審核人員則會將該份文件再度退回該單位，要求補件。

鄭瑞泰用「忙的不可開交」來形容當時的景況。不到100人要負責28萬名送銓敘部審查公務同仁的人工考績審核，每個月每人要審查約2,800人的考績文件，每個工作天要審查大約130件考績資料，相當於，每件考績資料平均不到4分鐘的審查時間。

龐大審查工作導致審查人員反覆採取退件補正的做法，在公文往返上耗費不少時間。鄭瑞泰便想到，可以透過IT系統先幫考績送審單位以及審核單位進行把關，檢查資料的邏輯性，例如每一個應該填寫的項目都符合規定，應該檢附參考的資料也都沒有錯誤後，再來進行正式的考績審核，減少人工邏輯檢查的負擔。

他說，這種邏輯檢查可以預防一些人為不必要的錯誤，考績審核同仁正式進行考績審查前，確認應該填寫或登打的項目正確，例如，薦任第六職等、本俸三級，若誤植為薦任第七職等、本俸三級，IT系統就可以直接在邏輯檢查時發現錯誤，然後立即請原單位進行相關的更正。

考績審查時，另外一個耗時工作是資料查驗。例如，公務員要認定專長有許多的可能性，除了公務員在某單位工作一定時間以上，可以認定為熟悉該單位的專長之外，也可以從學校上課或進修的學分內容，證明是否具備相關的專長。所以，鄭瑞泰也透過IT系統比對相關資料欄位來查驗資料。

以往人工審查考績，平均1個月，甚至曾經拖到4～5個月的時間，但藉由IT系統的預先審查協助，在同仁進行正式資料查驗前，已經透過IT系統查驗相關的欄位與資料的正確性，大幅縮短這種因為錯誤文件往返、查驗資料必須多次補正所浪費的時間。加上推動公文電子化，公文往返也從以往1個月到10天，縮短到2天就可以完成公文的回覆，整體審查處理速度也因而大幅提升。

用IT系統橫向查驗退休公務員現況

鄭瑞泰除了動腦筋，透過IT系統協助同仁縮短以往人工審核考績的時間外，他也看到，發放三節獎金和退休金的銓敘部或者是地方政府的人事部門，經常面臨不知道該名退休公務人員現在身分是否有異動，不知道是否該繼續發送相關的獎金和退休金。例如，該名退休公務員究竟是生、是死，或者是人在外國生活呢？

更重要的是，該名退休公務人員如果發生褫奪公權的犯罪行為，也連帶剝奪該名退休公務人員享有的退休福利。但問題在於，發放獎金和退休金的單位，到底應該怎麼確認這些退休公務員的現在狀況呢？

所以，鄭瑞泰便想到，可以透過IT系統協助，向相關單位確認這些退休公務人員的現況。也就是由銓敘部和各個單位做橫向的身分確認後，再把該名退休人員的現況，回報給各負責的單位。

萬事起頭難，第一件事情就是到底要查驗哪些退休人員的現況動態，所以鄭瑞泰要求需要查驗退休公務人員現況的單位，要先把需要查驗的人員身分資訊輸入「公務人員退休撫卹查驗系統」中，第一次的退休人事資料建立完後，之後就只需要把每年退休同仁的資料補上即可。

當有了退休人員的資料庫後，鄭瑞泰說，銓敘部便和現在的移民署、司法院、法務部、勞保局、臺灣銀行公保處等各個單位，進行系統的介接，協助查驗退休同仁到底是否還在臺灣？是否有犯了被褫奪公權的罪行等等。他說，因為這樣的系統查驗幫了各個人事單位很大的忙，查驗次數從原本的1年2次，增加到1年6次以外，相關單位也要求銓敘部擴大服務範圍，近期還納入了退休教師的身分查驗。

辛苦的e化歷程

鄭瑞泰表示，銓敘部因為主要是服務所有的公務人員，和一般民眾的距離或許有些遠，但銓敘部的功能就和一般企業的人事部門一樣，主要就是負責相關公務人員的升遷、考核、調任和退休等事宜。

不過，他也說，銓敘部雖然早在1987年左右，便已經成立正式的資訊單位，開始了銓敘部的e化歷程。但他說，公務機關是預算制，立法院對各部會預算統刪的結果，就是造成銓敘部1年軟體開發的預算只有2百多萬元而已，「預算不足，也是銓敘部多年e化所面臨的主要困難。」他說。

雖然預算不足，但鄭瑞泰表示，多年來，高階主管對於e化的支持，加上同仁們也感受到IT系統對於業務上的直接幫助，對於e化抱持正面的態度，也讓銓敘部在艱難、緩慢的e化歷程中，慢慢的補足每一個需要e化的環節。

他強調，銓敘部的e化有一個很重要的目的，便是希望改善同仁現在工作面臨的困難，像是公務人員需要檢附的考試或證照證明，以往需要透過紙本，現在，銓敘部則和教育部與考選部作系統的介接，銓敘部所需相關的資料便可以直接匯入，大幅提升作業效率。

對鄭瑞泰而言，同仁的日常工作透過IT系統有效提升作業效率，不只服務銓敘部內部的同仁，其他政府部門的人事單位有需求，因為也和銓敘部的人事管理司相關，他也都會設法找到解決的方法。人事部門e化進展雖然不是最快的，但一旦有成效出來，所有同仁都會受益。鄭瑞泰也抱持這樣的心態，持續在銓敘部e化的路上邁進。

銓敘部資訊室主任鄭瑞泰表示，這種與全國公務人員相關的人事系統e化速度雖然較慢，但一旦有成效，受惠的則是全體公務人員。

CIO小檔案

鄭瑞泰 銓敘部資訊室主任

學經歷： 臺大EMBA政府與公共事務在職專班研究所畢業。中興大學應用數學系畢業，退伍後，先在民間企業工作，1982年高考及格，1983年到臺北市政府報到，在電子治理中心負責資訊系統開發，1988年轉調地政處。1990年到銓敘部擔任分析師、高級分析師，直到1995年擔任資訊室主任一職迄今。

機關檔案

銓敘部

●    成立時間：1930年1月6日
●    主要業務：是考試院機構之一，也是最高銓敘以及人事主管機關
●    部長：張哲琛
●    網址：www.mocs.gov.tw
●    地址：臺北市文山區試院路1-2號
●    員工人數：含約聘僱約300人

資訊部檔案

●    資訊部門名稱：資訊室
●    資訊最高主管：主任
●    直屬主管：主任秘書
●    IT預算：不包含人事費用，每年1,000多萬元
●    資訊部門人數：15人
●    資訊部門分工：分成2科，分別負責銓敘業務系統的開發與管理，以及硬統管理、行政OA系統管理維運等

IT部門大事紀：

●    1984年11月：成立資訊作業專案小組，訂定「資訊業務6年施政記化」，推廣業務資訊化工作
●    1987年9月：成立電子處理資料室
●    1996年1月：修正銓敘部組織法，電子處理資料室更名為資訊室
●    2009年3月：開發完成「組織編制案件網路申報資訊系統」、「簡易動態案件網路報送系統」、「現職人員留用案作業系統」、「非現職人員消極資格及懲戒控管作業系統」、「公務人員退休撫卹查驗系統功能調整及擴充」、「退休撫卹案件改以電子發文作業系統」、「銓審證明書補發現上申請作業系統」、「模範公務人員報送作業增補修正」、「更名更齡網路報送作業系統」、「機關永久檔案影像資料整合查詢系統」
●    2009年4月：「公務人員退休所得試算（修正版）系統」上線
●    2009年5月：「銓敘業務資料庫線上加解密系統」上線
●    2009年12月：銓敘部通過並取得ISO 27001資安驗證，「行政單一入口網系統作業系統」上線
●    2010年2月：開發完成「留用職務出缺不補及出缺後改置員額管控作業系統」、「公務人員具外國國籍登記作業系統」
●    2010年4月：配合完成考試院暨所屬部會人事資料庫整合推動之相關作業，完成銓敘部與人事行政局電腦主機新專線架設作業
●    2010年7月：「查詢法務部褫奪公權資訊系統」上線
●    2010年12月：「職務編號重複篩選作業系統」上線
●    2011年5月：開發完成「辦理職務歸系案件各縣市政府一職單位職務數管控系統」、「歸系類別與職稱屬性檢核系統」、「職系專長認定資訊作業系統」、「退休撫卹案件網路報送作業系統第二階段系統」