在交響樂團演奏時,通常會有一位指揮負責協調每個樂器的演奏速度,讓不同樂器發出來的音樂彼此能夠諧和,同樣地,很多電器用品的電路板上,也有一個這樣的零件,負責協調所有電子零件的運作頻率,那就是石英震盪器,這正是泰藝電子的主要產品。在汽車、手機、數位相機、SSD、平版電腦、電子書、網路設備、衛星定 位系統等,都可以看到泰藝電子出產的相關石英震盪器產品。
2000年才成立的泰藝電子,前身是泰電電業在1976年設立的電子部,也就是說,泰藝相當於一家有30多年歷史的石英震盪器製造商,擁有不少石英製造技術的專利,也是臺灣唯一一家擁有恒溫控制石英振盪器生產技術的製造商。據點分布在臺灣、大陸和美國等地。
因為石英頻率控制元件是電子產品的基礎零件,可以組裝到多種電子產品的成品或半成品中,因此,生產流程和一般以成品出售的製造業有很大的不同,因此,泰藝在2000年成立之初,總經理親自領軍自行開發了不少e化系統,例如品質管理、生產管理、人事薪資及庫存管理等系統。
不過,當時,各地據點仍使用不同的ERP系統,例如總部使用鼎新Workflow ERP,而南京廠則採用SAP ERP系統,財務部門每個月仍須人工彙整跨系統的資料才能製作財務報表。
後來,隨著業務逐漸擴大,不只在美國成立子公司,除了樹林工廠,另外在大陸南京、深圳等地陸續有生產據點,甚至擁有自己的晶片廠,為了集中管理各地據點的營運狀態,泰藝在2007年時決定汰換原有的Workflow ERP系統,全面導入鼎新的Tiptop ERP系統,讓總部可以集中管理各地資訊。協助泰藝導入這套系統的推手正是泰藝電子資訊部經理施育添。
施育添自交通大學計算機工程系畢業後,持續在IT領域任職,曾在環球水泥資訊部門任職10年,也在德律科技任職3年,後來進入巨碩科技,擁有豐富的製造業IT系統建置經驗,所以,他在2006年進入泰藝電子擔任資訊部門最高主管,協助泰藝從原有Workflow ERP系統升級到Tiptop ERP系統。
泰藝原有不少系統是自行開發,石英震盪器產品是基礎電子零件,經常是和其他電子產品組裝成半成品或成品,供貨給不同產業或運用時,就會有不同的生產要求,因此ERP使用的物料清單BOM表(Bill of Material)欄位複雜,也經常需要客製修改來符合生產需求。
IT要快速支援使用者的需求
施育添表示,使用者部門今天提出修改需求,大多期待IT明天就能修改完成。一張簡單的表單修改,若委外給SI廠商,往往需要1個禮拜才能完成,這樣無法滿足使用者的期待。再加上石英製造業的規模不大,SI廠商沒有提供專門的產業解決方案,不一定願意投注大量人力來滿足石英製造業的專屬需求,也讓系統委外開發的時程往往曠日廢時。
施育添認為,IT要迅速適應使用者的要求,支援使用者需要的速度,是IT應盡的責任,因此,IT部門要具備自主開發的能力。泰藝電子也因此而較少採取委外開發的作法。
所以,在2007年導入ERP時,為了擁有自行開發的彈性以及快速滿足使用者需求,泰藝電子選擇導入可以取得原始碼的Tiptop ERP,而沒有採用SAP ERP。取得原始碼後,泰藝電子資訊部門就可以自行開發需要的功能,而不用每次需要修改時,就得仰賴ERP顧問和SI廠商來開發。
導入BI,用設定取代開發來加快報表製作速度
不過,施育添仍不滿足於自行開發功能的客製速度,在2007年導入Tiptop ERP時,還導入了商業智慧系統,利用BI更快速地提供使用者需要的報表,泰藝導入了財務和銷售2個BI分析模組,可用來提供財務部門和生產部門人員,即時查詢各種生產線的資訊。
因為泰藝產線採按訂單生產的方式,生產和銷售人員經常需要查詢單一張訂單的各種生產資訊,例如目前生產進度,目前成品數量等,但ERP為了符合多數產業的共通需求,採用模組化架構設計,將單一訂單的處理依功能區分成不同模組。
這麼一來,施育添表示,在模組化的ERP系統中,使用者往往需要開啟4~5支程式,相互參考各程式提供的資訊,才能比對出1張訂單所需的完整資訊,非常麻煩。「透過BI更容易彙整出單一訂單的資訊」
他進一步解釋,透過BI可以直接存取ERP系統的資料庫,只要在單一資料庫中,建立了表格間的欄位關係,就可以透過查詢設定選單,快速選取使用者需要的資料欄位,很快就可以組合成一份查詢報表,很快能提供給使用者使用。若是透過ERP程式來產生這樣的查詢報表,則必須自行開發ERP程式,時效性較慢。
另一方面,泰藝導入BI還有另一個好點是,可以解決ERP授權不足的問題。隨著泰藝逐步在各廠導入ERP系統,原本購買的ERP授權數量不足,雖然追加了不少授權數,但仍無法滿足所有使用者的需求。
因為BI系統可以直接存取ERP系統資料庫,後來,施育添改透過BI提供營運資料的查詢報表,只要購買整套BI系統的費用,而不用按人頭購買。透過BI可以滿足只需查詢功能而不用完整ERP功能的使用者,泰藝就不需要額外購買完整的ERP授權數,因此節省了不少授權費用。
從2007年導入ERP至今,泰藝資訊部門自行開發的客製程式多達上百支,也透過BI快速滿足使用者的即時查詢需求。不過,這種堅持自行開發的作法,在軟體版本升級時卻遇到了大麻煩。
金管會要求上市櫃公司在2013年適用國際會計準則IFRS,而且要在2012年進行平行作業,泰藝為了因應IFRS決定升級ERP版本。但是,舊版ERP的客製程式太多,反而無法和新版ERP的架構完全相容。
對泰藝來說,這次ERP版本更新的難度,甚至比當初導入的難度更高。因為當初是先完成臺灣樹林廠的ERP導入,累積足夠導入經驗後,再逐漸導入到海外各廠,但是,這次版本更新,是要對上線運作的ERP升級,必須所有廠同步更新,才能發揮作用,無法逐廠導入。
所以,泰藝後來決定,先導入新版Tiptop ERP,再由泰藝資訊部門自行負責新版ERP的客製開發,來補足原有舊版系統提供的功能,但也聘用原廠顧問協助排除問題,遇到新舊版本功能差異產生的問題,由顧問解決。
另外,施育添也拉長了系統上線前的測試時間,利用使用者實際使用的結果,來發現有哪些在舊版系統中修正過的客製功能,還沒有在新版中提供,蒐集使用者的反饋意見來做為新版修改的參考。
新版ERP系統比舊版更強化了稽核功能,許多作業流程比舊版更詳細,卡關的情況也更多,對使用者而言,有些原本在舊版可以執行的作業方式,到了新版反而無法進行,也因此有不少使用者抱怨新增的流程關卡,甚至希望有些作業能回復舊版作法。
因為資訊系統不一定會考慮到產線的實際作業情況,例如某張訂單的訂購數量是1萬個產品,新版系統就會限制對應工單的生產數量不能超過1萬個。但實務上,使用者部門會考量生產良率,或是同類規格後續的重複銷售需求,希望能有提高工單生產數量的變通機制。
施育添對於使用者提出的建議並非照單全收,他會先詢問各廠,這樣的功能客製需求是否為各廠通用的作法,若是通用作法,他就會要求資訊部門人員進行客製,若只是使用者一時便利的想法,就不一定會採納。
不只是拒絕,還要讓使用者了解無法客製的原因
或者是遇到系統流程上必要的作法,例如為了稽核作業而增加的新關卡,施育添就會堅持要落實,但他不是直接拒絕使用者的要求,而是會嘗試向使用者說明系統概略的運作方式,讓使用者了解這樣的修改對系統的影響,或後續造成的負擔等,盡可能讓使用者了解無法修改的原因。
若遇很難快速概略解釋的使用者要求,而且又不是各廠通用的必要功能,施育添就會先用緩兵之計,告訴使用者目前沒有餘力評估是否能進行這樣的客製,等到一段時間之後,完成必要的系統客製後再來處理這些延緩的需求。有時,經過一段時間,使用者熟悉了系統的操作方式後,就不需要原本的客製需求了,這樣做既可以減緩使用者對IT的抱怨,也能避免IT部門無謂的開發負擔。
不過,泰藝也不是所有ERP模組都自行客製修改。因為今年系統版本更新的重點是讓ERP財務端機制能符合IFRS。凡是與IFRS相關的功能,泰藝直接採用原廠模組,而沒有自行客製。因為廠商會不斷修改模組功能來因應最新的法規要求,泰藝希望未來能直接套用廠商提供的軟體更新,善用廠商的技術支援以因應未來政府法規的異動。
為了快速滿足使用者的需求,泰藝電子長期堅持自主擁有開發能力,不怕辛苦自行客製修改系統,但也能善用廠商技術優勢,來解決法規異動問題。在自主開發和委外的拿捏之間,泰藝電子找到了一個最適當的平衡點。
按時完成比加班趕工更重要
泰藝電子資訊部門的員工通常會和行政人員一樣,每天下午6點多下班回家,不像有些企業的MIS部門必須每天加班到很晚才能回家。泰藝電子資訊部經理施育添要求旗下IT人員,要能區分權重來安排工作進度,例如依據對產線能否生產的影響來決定緊急處理程度,而不是安排加班時間來完成工作。
施育添認為,除非遇到緊急任務才需要特別加班,若是平常工作就需要加班,應該反過來檢討更根本的問題,例如公司IT人力是否足夠,或是經常加班的IT人員的能力如何,是否需要強化訓練來提高處理效率等,「IT人員能夠按時完成工作,比加班完成更重要。」他說。
泰藝電子資訊部經理施育添認為,IT要迅速適應使用者的要求,支援使用者需要的速度,因此,IT部門要具備自主開發的能力。
CIO小檔案
施育添 泰藝電子資訊部經理
學經歷:交通大學計算機工程系畢業。曾在環球水泥任職10年,德律科技任職3年,後來進入巨碩科技,擁有豐富的製造業資訊系統建置經驗。於2006年時,進入泰藝電子擔任資訊部門最高主管,一路帶領泰藝IT,汰換原有Workflow ERP系統,導入Tiptop ERP系統,並開發數百支客製程式來滿足使用者部門的需求。
公司檔案
泰藝電子
● 股票代號:8289
● 成立時間:2000年3月,前身是1976年成立的泰電電業的電子部門
● 業務介紹:專業石英頻率控制元件製造商,主要產品包括石英振盪子、石英振盪器、壓控石英振盪器、溫度補償石英振盪器等。
● 董事長: 宋勝泰
● 網址:www.taitien.com.tw
● 總公司地址:臺北市博愛路76號5樓,臺灣工廠則位於新北市樹林區樹潭街5號,海外據點則位於大陸深圳、南京、美國等地。
● 資訊部門名稱:資訊部
● 直屬主管:董事長
● 資訊部門人力:整體IT約有20人,臺灣6個人,其餘在海外廠房
● 預算:每年含人事費約1,200~1,500萬元
● 資訊部門分工:臺灣資訊部門有硬體維護2位,程式開發4位,海外據點則每廠配置至少1位硬體維修人員,以及1位溝通與軟體協調人員。
IT部門大事紀:
● 2000~2002年:Workflow ERP系統上線
● 2007年:淘汰Workflow ERP系統,Tiptop ERP和BI上線
● 2011年:Tiptop ERP、BI、CRM版本更新
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