群義房屋IT位階連升兩級 從救火隊轉型支援核心業務

如何與強勢的業務主管溝通，向來是IT部門最頭痛的問題，尤其業務部門不願配合IT部門的控管政策時，如果IT部門只是扮演支援業務部門的角色，就難以順利推動IT專案。不過，群義房屋IT找到了一種方案，可同時滿足安全控管與生產力的要求，因而獲得總經理大力支持，將IT部門連升2個位階，達到與業務主管同等的地位，讓IT更有力地推動新的專案。現在，群義房屋的IT部門節省了原本花在維運與系統管理的時間後，正在針對核心業務開發新的系統，來幫助企業創造營收。

為群義房屋帶來這樣的改變，你可能很難想像，群義房屋IT部門主管只是一位7年級生，即使年齡只有30出頭，卻能在面臨各部門反彈的同時仍堅持導入，成功將群義房屋的IT從維運管理中心轉型為創新服務中心，這位CIO就是群義房屋資訊部副理王嗣傑。

IT是企業墊腳石，不是絆腳石

王嗣傑是群義房屋第一位IT人員。那時候，群義房屋的機房只有兩臺電腦，幾乎沒有任何的IT建置，王嗣傑幾乎是從零開始，逐步構築群義房屋的IT基礎架構與應用系統。

當時，剛從研究所畢業的他，如同一張白紙，不甚了解房仲業的Know How，但他憑著一股年輕人的好學態度，緊緊跟隨資深員工或對房仲業了解較深的主管，不斷詢問產業知識，也自行開發不少系統來實踐所學。

他認為，對據點散布在各地的房仲業來說，內部人員的溝通效率是很重要的一環，因此，他先為群義房屋開發公司內部溝通與記錄的應用系統，包括出缺勤系統、公告欄系統、業務員的日報表系統等。

不過，要打造良好的溝通平臺，必須仰賴穩固與安全的網路架構。當時，群義房屋分散於臺北與臺中各地的分店都透過外部網路連回總部的機房，因而可能造成網路資安的風險。對此，王嗣傑在全公司只有10家分店的時候，及早拓建了VPN網路拓墣，讓各家分店都能如同在內部網路的架構下，進行安全的網路連線。

王嗣傑表示，IT部門不能等到公司規模夠大時，才做資安控管，否則重新規畫網路拓墣的難度會更高。果不其然，隔了1年之後，群義房屋開始快速擴張營業規模，每年平均設立15家分店，擴張速度比前幾年快了5倍。王嗣傑坦言，幸好IT及早做出規畫，因而能降低後續建置的負擔。

確立了網路連線的安全性之後，王嗣傑開始控管最棘手的終端作業。群義房屋成立初期，開放業務員攜帶自家筆記型電腦，透過VPN網路連回公司內部的系統，每天業務員回到分店後，也可以用自己的電腦處理業務資料，但這些作法都提高了個資外洩的風險。

2008年，新版個資法即將上路的消息傳開，引起企業議論紛紛，群義房屋總經理陳俊男要求IT部門在個資法實施之前，先採取對應的措施。當時，王嗣傑有2項選擇方案，分別為端點控管設備與桌面虛擬化，雖然桌面虛擬化的成本是前者的3倍，導入時間又長，但最後，王嗣傑選擇了桌面虛擬化。

王嗣傑解釋，雖然端點控管設備的成本較低，可以禁止使用者不能使用軟體，但無法進一步管控使用者在電腦上安裝非法軟體，也無法控管電腦中毒的問題，但桌面虛擬化可以解決這些問題，可以禁止使用者任意安裝軟體與避免電腦中毒。

這是因為桌面虛擬化將終端作業集中至機房主機來運作，因而終端的各種風險也透明化，IT人員除了可以在機房集中做安全控管，還可以利用主機側錄使用者的一舉一動，保留員工造成個資外洩的證據。

另一方面，因為桌面虛擬化建立集中化的系統架構，IT部門維運與控管的對象不再是一臺臺獨立的電腦，而是全公司整體的系統架構，如此ㄧ來，IT人員可以減少奔波於各分店的維運負擔，並利用這些多出來的時間，以站在整體系統架構的角度策畫對公司效益最大的專案。

IT除了要更安全、維運更有效率，還要為企業創造具體的價值，這項目標呼應了王嗣傑對群義房屋IT的定位。他認為，IT如同企業的墊腳石，幾乎所有部門都與IT息息相關，也因為是墊腳石，當系統當機或有資安漏洞時，墊腳石就會變成絆腳石，對企業造成莫大打擊，因而必須加強IT的穩固性。相對地，如果這塊墊腳石能夠冒出枝芽，向上切入業務核心，便能大幅促進業務營運的成長，讓企業有能力攀得更高。

獲得總經理支持，讓IT組織階層連升兩級

這項方案不只解決了總經理對資安的要求，同時還能加強IT的生產力，IT部門因而獲得總經理的全力支持，開始導入桌面虛擬化，導入階段分為後端系統架構與前端應用兩方面。在後端系統架構上，群義房屋添購了850套Citrix XenDesktop桌面虛擬化軟體，並採用多臺伺服器與儲存設備集中處理與儲存公司內部資料。在網路架構方面，為了避免架構集中化後，造成網路延遲的問題，王嗣傑預先將機房內的骨幹網路全面改為10GbE，連結到終端設備的頻寬則為1GbE，外網頻寬從4MB/1MB升級為12MB/2MB。

在終端方面，群義房屋將各分店的終端設備改為精簡型電腦（Thin Client），不儲存任何內部的資料，業務員只能使用這些Thin Client登入帳號、密碼後，才能存取內部系統的資料及公司配發的軟體，不能自行下載其他軟體，以防止資料經由終端設備或使用者而外洩。

在導入過程中，即使群義房屋升級了網路頻寬，但臺北與臺中兩區的分店還是發生了系統延遲的問題，員工得花上比之前多5～6倍的時間才能完成輸入，員工的工作效率受到影響，也引發了各區業務主管與使用者的反對。

最後IT部門花了1個月才找到解答，有些分店是因為MySQL資料庫預設了反查連線域名的功能，導致每位員工連線資料庫時，系統都會延遲約30秒，眾多員工同時連線就會造成長時間的延遲，但IT人員修改了這項設定後，便解決延遲的問題。另外一些分店則是因為ISP業者網路服務無預警地從全雙工轉為半雙工，IT人員要求ISP業者修改後，就能解決問題。

這些問題在技術上很容易克服，卻不容易被發現，影響員工1個月的工作效率，即使IT解決了這些問題，業務主管對桌面虛擬化專案的信心已經開始動搖，擔心日後會發生類似的問題，因而要求IT部門撤除這項專案。

但王嗣傑認為，這些問題並不是桌面虛擬化的限制，而是IT部門在調整系統架構的過程中，難免會面臨的阻礙，既然桌面虛擬化是對企業有價值的IT建置，IT部門就有必要堅持到底。

然而，以組織層級來說，這些業務部門的層級比IT部門高了2級，業務主管旗下控管7～8家店，但王嗣傑的位階卻只相當於一家分店的店長，難以與業務主管平等地對話。總經理發現IT部門面臨這些困難之後，決定將IT部門連升2級，爬升到與業務部門同樣層級，自此以後，IT部門可以直接與業務部門展開平等地對話。

王嗣傑表示，IT部門連升2級之後，做事情的力道也要跟著提升，才能讓其他部門信服，所以他向業務主管說明IT未來的藍圖，並說明IT在維運與管理的負擔減輕後，將全力投入開發支援業務運作的系統，才安撫了業務主管的不滿，重拾業務部門對IT的信心。

IT有餘力開發切入業務核心的系統

現在群義房屋的IT人員待在機房就能解決大半的維運問題。舉例來說， 在傳統的Client-Server架構下，IT部門如同滅火隊，每天忙著解決眼前的問題。每次分店的個人電腦故障時，IT人員就必須趕去現場維修，尤其每個月，IT部門都要清查所有分店電腦上的非法軟體，IT人員全員出動，也要花3～6天才能跑遍所有分店，這些花在支援與維運工作上的時間，讓 IT人員永遠忙於這些苦力工作，無法投入新的系統開發專案。

但現在，IT人員不必趕到現場維修，只要在機房的主機上，就能檢視員工操作系統或設備的程序，找到並排除問題所在，甚至連印表機的墨水用完了，都可以在主機上得知。

王嗣傑表示，整體而言，桌面虛擬化減少IT人員3成維運工作，節省了5成維運時間，利用這些多出的時間，讓群義房屋IT在今年可以切入業務核心，開發支援業務運作的系統。

因此，群義房屋的IT開始走入業務員的工作現場，觀察他們的工作型態。王嗣傑發現，許多業務員還在用傳統的手段接觸客戶，逐棟大樓尋找要賣屋的屋主，或是去鬧區發放傳單，尋找想要買房屋的買家，這種作法難以精準媒合買賣雙方的需求，容易浪費許多時間，業務員錯過了時間點，這筆交易就可能被其他同業的業務員搶先。

此外，業務員接觸的客戶數量很多，長時間不聯絡，業務員容易遺忘某些客戶的需求。

針對這些業務工作的盲點，群義房屋的IT部門正在開發一套客戶開發整合系統，增進業務員接觸買賣雙方的機會，來提升成交率。

這套系統主要的功能分為3大面向，首先，系統先從網際網路蒐集各種買賣方透露的資訊，再以資料庫分析潛在的買賣方，主動通知業務員去接觸這些客戶，來精準地媒合雙方的需求。

同時系統掌握了每位業務員曾接觸過的客戶名單，當適合的房屋出現時，系統會主動通知業務員，以避免人為疏忽而錯過交易。

更進一步，這套系統可以將全公司所有業務員的客戶資料做部分的交叉比對，當A業務員的房屋條件符合B業務員客戶的需求，系統會主動通知兩位業務員，共同完成這筆交易。

王嗣傑表示，IT部門要開發這套系統並不困難，但以前IT忙著救火，只看見個別的電腦或部門，但現在系統架構集中化以後，IT部門可以將視野擴大至整間企業，思考IT維運、控管與服務要怎麼做，才能為整間企業帶來最大的價值，而且這些價值不只透過解決問題或降低成本來達到，甚至還能開發新的應用創造更具體的價值，將IT化為真正促進企業成長的墊腳石。

群義房屋資訊部副理王嗣傑表示，IT就像是公司的墊腳石，不僅穩固企業的運作，還能讓企業有能力攀得更高。

CIO小檔案

王嗣傑 群義房屋資訊部副理

學經歷：中興大學資訊工程與科學研究所畢業。在2006年，先進入永祥資訊為群義房屋開發網站，同年被招募進入群義房屋，為群義房屋分散在臺中與臺北的分店建置VPN網路拓墣、不動產仲介的業務系統、日報表系統、即時通訊系統等，2008年，決定導入Citrix桌面虛擬化的系統架構，將分店的個人電腦全部集中控管。

公司檔案

群義房屋

●    地址：臺北市松山區南京東路四段1號6樓
●    網址：www.chyi.com.tw
●    成立時間：2003年
●    主要業務：新成屋、中古屋買賣服務
●    總經理：陳俊男
●    員工數：400人
●    營業額：每年90億元

●    資訊部門主管職稱：群義房屋資訊部副理
●    直屬主管：總經理
●    資訊部門人數：7人
●    資訊部門分工：系統開發、系統管理
●    IT預算：500萬元

IT部門大事紀：

●    2006年：出缺勤系統、公告欄系統發布訊息
●    2007年：建置所有分店的VPN網路、不動產仲介業務系統、業務員的日報表系統
●    2008～2010年：導入Citrix桌面虛擬化，資訊課改名為資訊部
●    2011～2012年：正在開發業務開發整合系統