友通資訊IT部門變身流程專家 化身內部顧問協助企業轉型成功

近年來，臺灣電腦代工業的毛利率逐年下滑，科技新貴的光環早已不復存在，每間公司都經營的很辛苦，甚至有不少公司也積極設法轉型，希望能夠轉型到毛利率較高的產品。友通資訊正是臺灣幾家主機板代工廠中，成功轉型的業者，從早期的主機板代工廠商轉型成臺灣前5大工業電腦製造商。

友通資訊電腦資訊部經理葉世聰表示，各種製造業要能夠順利轉型，背後一定要有一套能夠撐起公司整體營運的ERP系統，友通IT雖然只有7人，但因為從ERP系統導入之初，負責不同模組的IT部門同仁，不只是負責各自的IT建置任務，更協助其他部門同仁優化各部門的工作流程。

葉世聰認為，在友通轉型的過程中，IT部門儼然成為各部門優化流程的內部顧問。

不只是MIS，更是內部流程顧問

友通資訊其實經歷過2次ERP導入。第一次是2000年完成公司上市櫃所需的九大循環，藉由導入ERP系統作為協助公司步入營運正軌的基礎。

第二次則是，從2009年到2010年，公司將原本以主機板製造為主的營運方向，轉變成以工業電腦（IPC）的研發和設計的營運目標。因此，友通資訊花了整整一年的時間，搭配公司營運目標的正式轉換，透過重新客製化甲骨文ERP套裝軟體，來打造出一套新的、符合公司營運新方向的ERP系統。

因為友通資訊的IT部門同仁的人數不多，葉世聰表示，IT部門的編制走向精兵制，每個同仁都會承擔比一般單純IT工程師更多的責任和角色。

他說，從2000年友通資訊開始導入ERP系統，為了要讓IT同仁不只學到IT和ERP系統的專業知識，更要對於公司的流程能更清楚掌握，因此，他決定，為該公司導入的每一個ERP模組，都指派一位IT同仁專職負責。

因為ERP系統原本就有模組化的概念，葉世聰認為，友通資訊在導入時，為了讓每個模組的功能，能夠真正配合公司不同部門，包括行銷、財務和生產製造等部門的系統需求，從需求訪談、程式開發到後續的系統維運狀況，通通由每個模組負責的IT同仁全權負責。這個專員角色既是擔負起IT部門開發工程師的角色，也是使用者部門的ERP顧問。

「每一個ERP模組都有專人負責的作法，其他公司也有，作法上並不稀奇，」葉世聰說：「不同點在於，友通資訊把這些負責各個模組的IT部門同仁，視為公司的內部顧問。」身為公司內部顧問，就必須清楚公司的每一個部門的工作性質與流程。

唯有真正是內部公司流程的顧問，在進行ERP系統的需求設計時，才真正能從流程面滿足部門同仁的需求，解決同仁的困難。他認為，有許多公司雖然都有專人負責ERP系統，但充其量只能算是ERP系統的維運人員而已，對於ERP各個模組功能，如何需要搭配不同部門、不同工作內容、並如何進行流程調整的過程並不清楚，因為無法了解其他部門同仁的工作內容，當然無法設計出真正滿足模組使用者所需的ERP功能。

葉世聰坦言，雖然是因為人力不足而必須做這樣的選擇，但他卻發現，不僅IT同仁自己有成就感，因為從頭到尾都由一人全程負責，反而讓IT同仁徹底清楚該ERP模組在業務部門所對應的各種流程，並成為這些流程的內部流程專家。

IT同仁變身流程專家，協助優化與轉型

「IT部門同仁要化身為公司內部流程的顧問，」這也是葉世聰對IT部門同仁一向的要求。

他認為，所有IT部門同仁除了要懂得IT相關的技術外，絕對不能故步自封，必須要能夠往前跨步，對於不是自己工作內容與業務流程都抱有好奇心，進而願意學習和分享。「把自己視為公司內部顧問的IT部門同仁，才能真正做到滿足其他內部顧客（其他部門同仁）的需求。」葉世聰說。

2000年的ERP系統導入，友通資訊就是由IT部門同仁一手包辦ERP導入和客製化的工作，各部門的員工後來也很習慣找IT部門同仁幫忙，看看作業流程上是否有可以調整之處。「因為IT部門和業務部門密切合作，加上IT部門同仁熟悉各部門的業務流程，這些經驗在友通資訊在第二次導入ERP系統時，成為了營運流程轉型的關鍵助力。」他說。

葉世聰指出，主機板製造的低毛利讓友通資訊從2003年開始轉向工業電腦（IPC）的生產和研發，花了5年調整公司營運目標。他說，一直到2009年才決定完全轉型到工業電腦的研發和生產，公司營運主幹的ERP系統也得因此而配合調整。

他認為，在2004年～2009年公司營運調整期間，一切都還在調整摸索階段，暫時不可能花大錢導入新的ERP系統，有一些流程或功能不得不先行調整時，則由各模組的IT部門同仁，配合業務同仁的作業需求，或者一邊調整ERP系統的功能，或者一邊另行開發其他所需的應用程式，來滿足當時公司新方向試營運的需求。

葉世聰坦言，IT同仁對業務流程的高度熟悉，讓友通資訊在還沒有導入新ERP系統的過程中，還能夠有彈性和空間，逐步測試到底有哪些工作流程是必須調整的。「這些都不是一般的IT工程師做得到的，」他認為，「只有真正熟悉公司營運流程的內部顧問，才有辦法協助相關部門配合公司營運目標改變做調整。」

公司的轉型，IT部門承擔起背後支援公司營運目標的角色，他認為，因為IT部門同仁長年在編制上配合公司其他部門，對於各部門作業流程和所需的服務最了解，在遇到公司確定轉型時，IT部門依舊可以扮演提供公司營運支援的內部顧問角色，無痛轉型。

讓老闆成為IT部門的頭號推銷員

在2000年設計開發的ERP系統的各種模組功能，因為當年葉世聰將IT部門同仁視為內部顧問的策略得當，在系統硬體可用的前提時，原先的ERP系統，整整陪著友通資訊，度過公司的成長期、衰退期和轉型期。

在確認公司營運目標轉型後，用了快十年的ERP系統，也到了必須重新翻新的時刻。葉世聰表示，友通資訊在2009年，花了一整年的時間，垂直升級甲骨文的ERP系統到R12版，讓公司從主機板製造正式轉型為工業電腦的研發和生產後，依然能夠有一套足以支撐公司未來發展的後端平臺系統。

這次公司的營運轉型，因為必須投入不少的IT預算、人力和時間，才能夠客製出一套可以滿足公司新的營運型態的ERP平臺，這樣的機會，也讓老闆對於IT系統究竟能夠幫公司做到什麼樣的程度、發揮什麼樣的效益而感到好奇。

身為公司IT部門最高主管，平常除了必須密切和總經理開會，來了解公司未來的營運走向以便能夠及時調整，可以提供公司所需要的各種IT系統功能外，葉世聰也把握這種和總經理一起開會的機會，趁機向老闆說明，當公司更新ERP系統後，對於公司的整體作業流程和營運，究竟會帶來什麼樣的變革與影響。

葉世聰認為，透過這種經常性的互動與溝通，不只是獲得總經理對於ERP導入的支持，也因為總經理更深入理解IT系統對公司營運可以發揮的效用為何，「老闆反而成為IT部門最好的推銷員。」他說。

舉例而言，公司有一些代用料的訂單，因為量很少，到目前仍採用Excel的人工方式輸入訂單，總經理在看到業務部門這樣的工作流程後，就會希望相關部門能夠找IT部門協助，開發出一套可以協助業務部門把這種少量的代用料訂單做到自動化，加快業務部門的訂單作業效率。

葉世聰說，總經理透過觀察各部門的作業流程，希望各部門能夠主動找IT部門協助進行相關部門的流程改善，總經理的作為不僅肯定IT部門的貢獻，也讓各部門願意更主動和IT部門協同合作。

目前，友通資訊IT系統已經做到80％的自動化，葉世聰表示，未來朝向100％系統自動化和IT整合還是公司長期的IT發展目標。但是，因為這種代工製造業的產業型態，有時候會使用某些代用料，平常使用的機會並不多，在考量整體IT投資與投資報酬率後，目前仍多以手動輸入訂單的方式為主。

IT部門也要學會說不

在總經理的支持下，IT部門有了更好的揮灑空間，但是，葉世聰也強調，IT部門對於其他內部顧客提出的要求，還是不能夠100％都接受。

「IT部門一定要學會說不。」他說，因為公司的資源、人力和時間都有限，好的系統開發需要一定的時間去做需求訪談和設計，如果IT部門對於各部門同仁的各項需求，沒有做好相關的績效評估，一律來者不拒，很有可能對於真正能對公司營運帶來正面幫助的系統開發需求，因為IT同仁忙著滿足各部門的需求，對於這種關鍵任務反而沒有時間好好做，「這樣，IT部門同仁就真的只是救火、打雜的MIS而已。」他說。

不過，葉世聰雖然認定IT同仁要變身內部顧問，但是他依舊認為，IT部門同仁還是必須要能夠花心思來鑽研各種新的IT技術。

他指出，友通資訊的IT部門同仁因為人數少，幾乎每個同仁都得負責部分的系統開發工作，有些時候，某些IT系統的開發與功能完善程度，可能會因為某些開發技術的不成熟或發展瓶頸，而無法真正打造出能夠滿足公司營運目標的IT系統功能。

葉世聰表示，以往製造業可能只需要一套合用的ERP系統就好，包括PLM（產品生命周期管理）、SCM（供應鏈管理），甚至是CRM（客戶關係管理）系統等，都只是選購的功能而已。但他認為，當高科技製造業都必須往製造服務業的目標邁進時，建置一套能夠了解客戶需求的CRM平臺，提高售前和售後的客戶服務的滿意度，則成為葉世聰今年的重要工作目標。

友通資訊電腦資訊部經理葉世聰表示，把握和高層主管開會的機會，簡介IT系統的價值，讓老闆成為IT部門的最佳推銷員。

CIO小檔案

葉世聰 友通資訊電腦資訊部經理

●學歷：中原大學工業工程學系畢業
●經歷：曾經在日本東光華成公司擔任電子採購工作2年，在台達電公司，則是IT生涯的轉捩點，原本是擔任生物物管的工作外，後來則開始擔任MIS的工作，總計工作6.5年。之後，則在耀元電子公司擔任IT工作共6年，於精業電腦專案處工作1.5年，從1997年起，擔任友通資訊電腦資訊部經理一職，迄今共14.5年

公司檔案

友通資訊

●    成立時間：1982年
●    主要業務：原本為主機板製造商，於2009年正式轉型為工業電腦的研發和生產
●    上市櫃代號：2397
●    資本額：11億元
●    員工人數：500人
●    年營收：16億元
●    董事長兼總經理：呂衍奇
●    網址：www.DFI.com
●    地址：新北市汐止區環河街100號

資訊部檔案

●    資訊部門名稱：電腦資訊部
●    資訊最高主管：電腦資訊部經理
●    直屬主管：總經理呂衍奇
●    IT預算：每年1,000萬元
●    資訊部門人數：7人
●    資訊部門分工：1人負責網站維護，1人負責OA系統管理，3個人負責開發系統，1人擔任專案經理

IT部門大事紀：

●    2000年1月：第一代ERP系統上線
●    2010年元旦：第二代甲骨文ERP系統上線
●    2010年4月：MES系統上線
●    2010年10月：材料承認系統上線（整合到ERP系統中）
●    2011年6月：官網改版
●    2012年第1季：局部完成電子簽核系統上線
●    2012年上半年：預計CRM平臺上線