一人IT如何克服困境 振農水泥與系統商合奏e化應用

以水泥製品起家的振農水泥，坐落於高雄岡山工業區。從1966年成立以來，已有近50年的歷史，舉凡臺灣各大基礎建設，包括高速公路、高鐵等重大工程，都有使用振農水泥的產品。

在這樣歷史悠久的傳統製造業底下，其實還包含另一家子公司「開源營造」。而掌管兩家企業資訊應用的人員，很難想像，僅有2個人。甚至在早期，就只有振農水泥電腦室副理陳麗嬌一個人單打獨鬥，應付企業的各種資訊需求。

雖然振農水泥的資訊人力很少，但可別以為他們的資訊應用也很少。陳麗嬌表示，20多年前，振農水泥高層主管就為了使企業內部流程系統化，而找了她擔任第一位資訊人員。在一人IT的情況下，為了要達成高層主管對資訊系統的要求，因此陳麗嬌只好採取委外模式，藉由與委外廠商充分合作，自己扮演好與外部廠商溝通的橋梁，讓委外開發的系統都能符合企業的需求。

最早期，陳麗嬌就與多家系統廠商合作開發人事、財會等多套營運系統。而她也趁此時期，累積了很多製造業的產業知識。從每一個部門系統的開發中，了解各部門的運作流程。

陳麗嬌表示，一開始開發出來的系統，對振農水泥來說，其實有很多不合用的部分。例如早期由系統廠商分別開發的各部門系統，並沒有完成系統之間的串連，每個部門都是獨立使用各自的模組。因此，從一開始前端業務人員的接單，到物料採購、品管，甚至到最後端的財會系統，系統與系統之間並無法直接進行資料的交換。當前端業務人員接下一筆訂單，訂單要發包至各營運部門，就必須藉由紙本簽核的方式，讓各部門的經手人員逐一輸入每一筆訂單傳票，如此每一筆訂單的工作流程才得以完成。

陳麗嬌表示，當工作流程是以人工紙本簽核的方式完成，其實很容易因為紙本傳遞，而發生遺失。早期他們就曾發生訂單作業已完成，會計人員要回頭查帳時，卻發現訂單資料遺失的狀況。

此外，因為每筆訂單資料最後都必需由會計人員輸入系統，陳麗嬌表示，經由人工作業，就很容易發生製造假帳的情形。且因為會計系統無法即時顯示前端訂單狀況，當高層主管要求營運系統要能確切顯示每日營收、每一筆訂單的收款、出貨等資訊，在這種無法整合的情況下，根本就不可能達成。

因此，在2003年，振農水泥總經理決心重新打造內部工作流程，目標是要做到一日結帳，而這個新任務，也成為陳麗嬌選擇導入ERP的主要原因。

重新導入ERP，以達成高層主管一日結帳的需求

為了達成高層主管所下達的命令，陳麗嬌開始在各種資訊應用上尋找解決方案。她參考過多家ERP軟體廠商後，最後決定導入台塑集團旗下的資訊子公司台塑網所推出的ERP系統。

陳麗嬌表示，台塑其實一直都為振農水泥的下游客戶之一，台塑有多樣建設都採用振農水泥的水泥製品，例如台塑六輕等。因此，振農水泥從很早就已經開始接觸台塑的營運流程，對台塑企業之間也存有一定的信任感。

而台塑網所開發的ERP系統，當初是專為台塑所開發。有了台塑企業本身的企業案例，振農水泥也加深了導入ERP的信心。

陳麗嬌表示，ERP其實牽扯很多企業內部的流程再造，而為配合ERP每個表單、欄位的設計，企業通常也必需重新檢視工作流程，甚至因為導入ERP，工作流程也隨之改變。而台塑與振農水泥同為製造業，陳麗嬌深信，導入為台塑企業所量身打造的ERP，對振農水泥來說一定也會有一定程度的經驗傳承。「買了ERP也等於買了他們的管理學」，陳麗嬌說。如能借重台塑的管理經驗，對振農水泥的營運管理，也有一定的幫助。

因此，振農水泥決定在2003年導入台塑網ERP，從ERP流程上，再造內部工作流程。

而導入ERP的首要任務，陳麗嬌說，就要解決後端帳務與前端訂單不符的情形，讓過去交由人工對帳的作法，通通改成系統結帳，並將結帳速度縮短至當天完成。

從台塑ERP借鏡，重新再造企業工作流程

陳麗嬌表示，台塑ERP與過去每個部門的客製系統最大的差別，就在於員工可以從前端營運流程立即將訂單資料轉存入帳務流程，每個部門的工作流程可以在ERP系統上完成，填寫每一個表單資料，就可以使用一致的標準。

而當時總經理為使這套ERP系統成功上線，也授權陳麗嬌帶領各部門主管，讓各部門主管都能配合資訊部門，將各部門的工作流程成功納入系統內。

陳麗嬌表示，有了這些資料，每一件訂單的訂單時間、交貨時間、金額、材料成本等，都有了一致性的串接。如此，當高層主管要查詢每筆帳單的出貨、收款的資料時，就可以立即在系統上顯示。

而工作流程資訊化的另一項好處，則是可以讓振農水泥將結帳時間縮短到當天完成。陳麗嬌表示，過去因為由各部門人員手工填寫傳票，有些簽單遺失了之後，對於出貨時間、訂貨合約等紙本資料就無從查證。況且大型建案的工程時間都較長，例如當年愛河重建的工程，就歷時將近三年才完成。振農水泥從工程開始交貨，到工程完成收款，這之間就已耗費將近三年的時間。而當年所簽核的各種紙本資料，根本無從找起。因此也常發生已交貨，卻收不到帳款的呆帳情形。

導入ERP之後，每天有哪些成本支出、收入都可以透過ERP系統清楚顯示，高層主管對金流的掌況也就可以更清楚。而結帳時間也從過去六個月進而縮短到當天結帳。當工程結束要與廠商請款時，系統就能立即提供舉證。

歷經一年的導入試驗，振農水泥的ERP系統在2004年成功上線。陳麗嬌回憶，其中導入成功的原因，除由總經理親自授權各部門主管配合之外，ERP廠商的顧問團隊，也扮演了很重要的角色。當時因為振農水泥只有一人IT，教導各部門員工使用ERP的重任就交給顧問團隊負責。而每次顧問團隊教導各部門人員使用ERP之後，陳麗嬌都會預留一個小時的開會時間，與顧問團隊共同討論各部門的導入狀況，進而再修改系統細節，以更符合每個部門的使用需求。

與系統顧問合作導入ERP，共同討論以符合企業應用

不斷藉由溝通和討論來完成整個系統導入，就是當時陳麗嬌最主要扮演的角色。而對每個部門的員工來說，陳麗嬌表示，ERP的導入也是一次重新學習內部流程的機會。因為過去每個部門系統之間沒有串接，員工對於企業的整體營運流程並不清楚。而導入ERP之後，員工也能清楚知道每一筆訂單的出處和途中經手的每一個單位，當訂單發生問題時，就能從流程中找出問題點，逐步修正。

在ERP成功上線後，2005年，振農水泥又導入台塑網的商業流程管理系統FPG-Flow。陳麗嬌表示，ERP雖然解決了振農水泥在帳務上的問題。但因為系統所要經手的工作流程較為複雜，因此跑完整段工作流程也要花費較長的時間。

陳麗嬌舉例，從前端業務填寫訂單開始，就要先經過第一關主管簽核，而當訂單確立後，又要再經由採購單位向上游廠商針對原料進行詢價、議價、進貨等流程，每個流程都要經過一次主管簽核，如此從訂單成立到確定生產，光跑這些流程，陳麗嬌表示，幾乎就要花費一個禮拜的時間。

為精簡這段主管簽核的流程，振農水泥冀望商業流程管理系統能加速整體流程的速度。商業流程管理系統主要用於各部門之間的簽核流程，當主管已確立訂單的成立，商業流程管理系統即會將訂單資訊轉存至ERP系統內，讓ERP專責管理系統內部的資源使用狀況，而流程管理系統則在每一段主管簽核的過程中，擔任前端串接並收集每一道工作流程的訂單資訊。陳麗嬌表示，如此同仁不必在各個系統之間重複輸入資料，而簽核流程也能縮短至一天之內完成，對於高層管理人員來說，企業內部的訂單狀況就可以更快速的掌握。

而此時，陳麗嬌也開始招募另一位資訊人員加入振農水泥，以協助流程管理系統的導入。

有了新血的加入，陳麗嬌開始可以計畫為振農水泥的子公司開源營造導入同一套ERP與流程管理系統。但是，這其實是另一個新挑戰的開始，陳麗嬌表示，因為營造與製造業之間的營運模式完全不同，

營造多以專案的模式來管理成本，因此ERP的表單欄位上，也要重新修改以符合營造業的專案模式。

經過3年重新與營造部門的討論，並不斷請台塑網顧問團隊修改ERP系統，陳麗嬌笑稱，她也磨了系統廠商3年。2007年開源營造成功導入ERP與流程管理系統。陳麗嬌表示，有了振農水泥的導入經驗，為開源營造導入ERP的風險也因而降低許多，而在導入系統的成本花費上，也較原先更少，讓振農水泥的導入經驗也能成功的轉移至另一家完全不同營運模式的子公司。

2011年，振農水泥又再次導入企業入口網站EIP系統，讓前線員工都能即時將工作狀況透過系統介面回傳總部。陳麗嬌以一人IT實現企業資訊應用的深化，單打獨鬥的過程證明了，誰說一人IT就無法實現資訊應用，只要與外部系統廠商完美合奏，企業也能譜出一段動人的資訊旋律。

振農水泥電腦室副理陳麗嬌表示，當企業內部只有一人IT，擔任員工與顧問團隊之間的橋樑，就是資訊人員必需扮演的角色。

CIO小檔案

陳麗嬌 振農水泥電腦室副理

●學歷：高雄應用科技大學電子系學士
●經歷：在高雄應用科技大學電子系就讀時，就曾加入強茂電子擔任資訊部人員。後來輾轉因為振農水泥的軟體廠商介紹，正式成為振農水泥首位電腦室人員，從一人IT開始作起，工作途中也曾至中山大學資管所修習資管課程，擔任振農水泥與旗下子公司開源營造電腦室副理至今

公司檔案

振農水泥製品

● 公司地址：高雄市岡山區嘉新東路90號
● 成立時間：1966年
● 主要業務：公共工程所需的水泥製品材料，如基樁、版樁、推進管、大小水管、環片、混凝土管等
● 員工數：200～300人
● 年營收：12億8,000萬元
● 董事長：王猛
● 總經理：王朝皇
● 網址：www.phc-pile.com.tw

資訊部檔案

● 資訊部門主管職稱：電腦室副理
● 資訊部門主管姓名：陳麗嬌
● 直屬主管：總經理
● 資訊部門人數：2人
● IT預算：650萬元

IT部門大事紀：

● 2000年：更新舊版進銷存系統，同年公司對外網站成立
● 2004年：全面導入台塑網ERP及商業流程管理系統
● 2005年：導入關貿電子發票系統並與後端ERP串接
● 2007年：協助振農水泥旗下子公司開源營造導入台塑網ERP及商業流程管理系統
● 2008年：更換IBM大型主機，並將所有系統的資料庫集中化管理
● 2010年：替換伺服器主機，並導入VMware vSphere虛擬化平臺，將內部系統搬上虛擬主機管理
● 2011年：導入入口網站EIP
● 2012年：預計年中開始導入雲端股務系統 SKMS