康軒文教CIO對IT部門3要求　不只耐心細心還要守紀律

相信國立編譯館的統編本教科書，現在還是相當多人的童年回憶，但隨著1989年逐漸開放教科書版本，2002年統編本正式走入歷史後，現今孩童的教科書走向開放版本，而在眾多教科書出版社中，占有重要地位之一的就是康軒文教。

康軒從國小藝能科教科書出版起步，業務範圍逐年擴展至國中、國小的學科教科書與參考書，從南到北各大城市也都有營業據點，甚至成立實體學校，包含康橋雙語實驗高中以及康軒幼兒學校。2002年時，更進軍中國，首先在北京成立辦事處，至今，各辦事處與分公司已統籌為大陸康軒文教，主要在南京發展文教出版，且在成都、廣州、北京等地都有據點。

業務範圍從臺灣進入幅員廣大的中國，資訊管理系統也必須建置在同一架構上，以方便管理，但身為康軒文教集團資訊長並兼任南京康軒資訊部門經理的蔡文池認為，臺灣與中國，不同的兩個地理區域，雖然資訊系統的架構相似，但主要挑戰反而不在系統建置上，如何管理IT人員才是CIO的一大學問。

複製臺灣經驗建置系統

早期康軒將業務範圍擴展至中國時，尚未確定商業發展的模式，仍處於試水溫階段，因此人力編制並不多。資訊部門也一樣，蔡文池表示，當時盡量以最節省的方式來建置IT，甚至某些系統採取半人工化，也就是部分自動化、部分人工計算，以最低成本方式進行。

近幾年，康軒在中國的商業模式逐漸健全後，業務需求量也不斷擴增，在中國的營業據點更不斷增加，此時，資訊系統也開始仿效總部成熟的系統架構，逐步導入ERP、WMS物流管理、庫存管理、批價等系統，複製臺灣總部的系統經驗至中國，並在2011年成功上線ERP系統。

但此時衍生的問題是，中國地區資訊人員流動率高，員工的經驗大都還不足以維運技術門檻較高的SAP ERP系統，因此，資訊部門面臨人才短缺的挑戰。

蔡文池表示，人才不足的原因是，康軒中國總部設於南京，相對於北京、上海等一級城市而言，南京算是二級城市，當地人在個人發展的選擇上，比較喜歡到一級城市工作，因此，南京想招募到理想的人才，必須提供良好的薪資、福利等誘因，才有辦法避免人力流動頻繁。

雖然康軒在中國的後勤部門還是由臺灣人擔任幹部，但是臺灣總部從人員快速流動的現象中了解到，早已成熟的臺灣經驗與工作架構雖然可以借鏡，但是當地人才培育還是需要從頭做起。也因此，蔡文池從今年開始兼任南京康軒的資訊經理，每2個月會到南京待3個星期，不僅負責建置更完整的資訊系統，也盡力培養、管理當地的資訊人才。

好的IT人員須具備3項特質：耐心、守紀律和細心

基於人員快速流動，蔡文池認為，在企業中要具備資訊技術條件並不是最難，各大企業都不缺乏專業的技術人員，但是要能找到好的IT人才，同時具備技術專業與企業所需的個人特質，並且訓練人才為公司所用，才是最大的挑戰。

蔡文池認為，1個好的IT人員必須具備3項特質：耐心、守紀律和細心。

IT人員每天除了維運等基本工作外，還必須處理許多使用者的瑣碎問題，例如電腦當機、系統延遲等，IT人員有耐心，才能不厭其煩地解決這些使用者問題，而不至於對工作產生反感。

再者，IT工作中，大部分是公司內部機密，如果IT人員無法遵從公司規定而濫用職權，企業內部機密訊息就容易外洩。

最後，蔡文池表示，細心也相當重要。「對IT人員而言，細節才是重要的關鍵」，很多時候系統往往都是因為疏忽了細節，才發生問題，甚至，系統出錯往往會造成公司相當大的損失。

舉例來說，教科書出貨系統的問題若沒及時處理，就可能影響康軒整體的出貨情況，嚴重的話，更可能影響其客戶的信賴與滿意度，直接影響銷售業績。

光是找到具備這3種特質的合適IT人才還不夠，蔡文池認為，企業也必須有一套教育、訓練人才的方法，來提升IT人員的工作技能。

定期同領域輪調累積IT能力

臺灣的康軒總部相當注重員工教育，而康軒資訊部的作法是，讓IT人員定期進行同領域的工作輪調，也就是蔡文池口中的「硬體歸硬體，軟體歸軟體」輪調原則，硬體人力在不同硬體工作中輪調，而軟體人力則在軟體工作中輪調。

以ERP為例，蔡文池表示，通常熟悉1個ERP模組約需要2到3年，當IT人員熟悉了1個模組之後，他就是該模組的主要負責人，但接下來他就必須輪調去學習另1個模組，當另1個模組的職務代理人。等於每個IT人員必須具備同時維護2至3個模組的能力，對各個模組都有一定的熟悉度。

資訊系統提出具體效益，才能獲上層支持

蔡文池表示，工作輪調不僅可以保持IT人員不斷學習、從做中學獲得經驗，並且工作上不斷有新挑戰，也能夠保有IT人員的工作熱忱。他也經常鼓勵IT人員接觸外面課程，與其他公司交流來增進知識與能力。

蔡文池認為，IT人員「不能只關注目前所擁有的技能，必須不斷學習，才能成長」，否則時間一久，工作內容一成不變，對工作的熱忱就可能消失。

除了定期學習外，康軒資訊部內每個月也有固定的部門月會、2周一次組長周會，以及各組1至2周的例行組周會，讓員工互相分享個人的專業技能經驗給其他同儕。

蔡文池說：「學習如果沒有與他人分享，這樣的學習還是只停留在個人的層面，對公司或部門的進步沒有幫助。」因此這些定期的會議，就是康軒IT人員在自己專職工作外，提升與分享個人技能的最佳場所。

除資訊部內部定期會議，康軒每個月也有經營管理會議以及部門主管會議，來討論公司的策略發展。蔡文池都會參加這兩項會議，在會議上，他會透過其他部門的報告，來判斷使用者對資訊系統的需求，提出系統建置的提案。

蔡文池認為，公司的策略規畫和資訊系統息息相關，如果資訊部門沒有一開始就一起開會討論，而是決議後才配合決策，就容易產生工作上的問題。

康軒的經營管理會議由董事長主持，各部門的相關事項都直接面對面提出溝通，董事長也會直接在會議上裁決，來決定各部門的事務。從各部門，延伸至整個公司的事務決策，都在經營管理會議上公開進行。

蔡文池表示，這就是康軒溝通的方式，資訊部門可以直接在經營管理會議上提議投資某個系統，只要資訊部門說明建置系統後具體的效益，上層都會支持。但是，如果沒辦法詳細提出效益，仍會被駁回。

舉例來說，幾年前康軒資訊部門曾建議投資BI系統，當時提出的效益是：可以將財務報告電子化。但是康軒的財務報告通常半年統整一次，只需要財務部1個人花2到3天就能完成，當時董事長就認為，與其急著投資3、4百萬元只為了解決1個人的問題，不如多觀察，等BI市場成熟後再選擇適合的系統。

從這樣的經驗蔡文池了解到，資訊部門提案建置系統時必須審慎，並且一定不可忽略效益的說明，如果導系統是為了解決大多數人工作上的問題，或服務客戶，這樣的出發點更容易爭取上層主管的支持。「資訊系統的投資以產出實質效益為主，如果系統能帶來更高的滿意度，這樣一來錢就能花得值得。」他說。

運動消弭了跨部門溝通的困難

一般企業各部門間，都需要某些溝通技巧來維持人際關係的平衡，但康軒的經營管理會議上，各部門都能直接面對面不諱言地提出意見，這其實歸功於康軒特殊的企業文化：運動。

這項特質，從康軒位於臺北的總部辦公室就可窺知一二，不僅一進門就看得到側邊的室內游泳池，其大樓樓上還有室內球場，免費提供員工使用，員工甚至成立了各項運動社團，如羽球社、籃球社等，定期聚會一起運動。

蔡文池表示，這項特殊的企業文化歸功於董事長的提倡與鼓勵，讓每個康軒員工每年都得必修運動學分。康軒從2000年起每年定期舉辦集團運動會，更有員工共同爬玉山、泳渡日月潭、單車環臺等活動。

運動在一般人的眼中，是種休閒活動，但是蔡文池說，因為康軒的運動學分讓每位員工都要定期運動，除了能夠減輕工作壓力外，不知不覺中，跨部門的員工感情也在一起運動的過程中建立起來。

以單車環臺為例， 2007年康軒開始舉辦員工騎單車環臺活動，一共9天，從早到晚各主管全都生活在一起。蔡文池說，透過單車環臺，各主管間也建立了難以抹滅的革命情感，在活動之後相處起來，彼此的關係是工作夥伴也像個朋友，這樣的好處就是，跨部門間的溝通變得相當容易，就像朋友聊天一般輕鬆。

透過這樣特殊的企業文化，在未來，蔡文池希望持續培養充滿熱忱與專業的IT人員，以及建置能帶來實質效益的資訊系統，為康軒提升企業競爭力。

康軒文教集團資訊長蔡文池認為，IT人員不能只關注目前擁有的技能，必須不斷學習，否則時間一久，對工作的熱忱就可能消失。

CIO小檔案

蔡文池 康軒文教集團資訊長

● 學歷：輔仁大學數學系應用數學組畢業
● 經歷：1989年進入東京電化資訊公司，後來也曾任職於臺灣雅芳、肯美資訊與臺灣IBM。2002年時進入康軒文教，於2009年接任部門主管並兼任集團資訊長，協助康軒各事業體推動資訊管理工作，並在2011年升任協理，2012年兼任南京康軒部門經理

公司檔案

康軒文教

● 總部：新北市新店區中興路二段218巷11號
● 成立時間：1988年
● 主要業務：教科書、參考書、數位教材等出版
● 員工數：850人
● 年營收：20億元（2011年）
● 董事長：李萬吉

資訊部檔案

● 資訊部門主管職稱：資訊長
● 資訊部門主管姓名：蔡文池
● 直屬主管：董事長
● 資訊部門人數：14人
● IT預算：1,800萬元

IT部門大事紀：

● 1998年：建置電子化辦公室，完成電子表單系統建置
● 1999年：建立經銷商網路下訂單及查詢出貨、結帳狀況系統
● 2002年：導入SAP ERP系統、WMS系統、印務批價系統
● 2004年：完成ERP基礎工程改善專案、電話行銷名單系統上線
● 2005年：完成EC電子商務平臺、e化OA表單及上網管理系統上線
● 2006年：完成雜誌發行系統、圖文系統升級上線，也完成機房擴建
● 2007年：完成SAP Archiving上線，導入HR與CRM系統，並完成備份系統更新
● 2008年：HR、CRM與Push Mail系統上線
● 2009年：導入e-Learning、Push Mail & OA表單簽核
● 2010年：康軒書屋EC平臺轉換上線，同時康軒物流中心出貨Sorter系統改版
● 2011年：導入南京康軒SAP及WMS暨自動化設備，並完成經銷商網路下單新版，和學期制財務報表BI系統
● 2012年：導入南京康軒的期刊系統、電銷系統、HR系統等，進行康軒物流中心PAS退書與WMS系統改版