帶著IT部門討論哈佛商管案例　亞矽要IT人員擁有商業思維

走進亞矽科技內湖總部的會議室，一小群人或坐或站，熱切地討論著哈佛商業評論中的企業案例，主持人不斷拋出問題：「為何HP當初要併購Compaq呢？這樣的決定，會對這家企業造成哪些影響？管理面和作業流程有何衝擊？」其他人紛紛提出自己的看法，這樣的場景彷彿是在大學EMBA課程的個案研討，但這其實是亞矽IT人員的教育訓練活動，而主持人就是亞矽科技資訊部經理蘇英傑。

蘇英傑在2004年進入半導體零組件代理通路商亞矽科技（簡稱亞矽）後，首先注重IT部屬的專案管理能力訓練，蘇英傑希望每個IT人員能成為獨當一面的專案經理，接著，他更帶領IT同仁研討哈佛商業評論中的知名企業案例，如可口可樂管理個案等，深入探討管理面和決策面的議題。除了讓IT人員學習案例知識之外，他更希望IT人員能夠回答出這些企業決策背後的原因。

蘇英傑說：「我希望他們都跟我一樣。」蘇英傑是一個業務導向思維的IT主管，所以他也期待這些IT人員都能具備業務導向型CIO的思維，了解業務在企業中的重要性，並且知道企業在下重大決策時該思考哪些面向，這些決定又會對整體流程或服務造成什麼影響。

要學習這樣的思維不能只是空談，蘇英傑會在部屬提出專案計畫或年度工作計畫時，驗收他們的學習成果。以導入VoIP專案來說，如果部屬只是提出VoIP節省了多少電話費這樣的理由，蘇英傑就會駁回，並且要求部屬得說明這項專案能對亞矽營運帶來的價值，以及對現有基礎架構、服務流程的影響。

幾次磨練下來，亞矽IT人員評估專案時，從過去只能提出表面的優缺點，到現在已經能夠進一步思考到技術層面、營運層面，甚至使用者操作面的影響，思維面向變得更多、更廣。

蘇英傑說：「亞矽IT人員的價值不在於能夠開發出一套Office辦公軟體，而是要能創造如Excel公式般的價值。」

IT人不能只有技術性的貢獻，做出一套工具或系統就好，而是要能像Excel公式一樣能進行轉化和加值，將大量資料和數字，轉化成企業決策需要的分析結果和報表。「追求價值，正是業務導向型CIO的第一原則。」蘇英傑表示。

SI出身，更懂得站在業務部門的角度思考

不同於大部分技術出身的CIO，蘇英傑表示，業務導向型CIO總是先從業務的作業需求開始思考，再來決定IT部門該怎麼提供服務。這個特別的思維方式，很大部分原因來自蘇英傑在IBM工作時，曾任職於SI系統整合部門。

過去蘇英傑也是技術部門出身，但是轉到SI部門工作後，工作環境和以前全然不同，從過去只需專注單一產品線，到後來擔任SI工作時必須面對不同使用者的需求，更要了解各項技術產品來的整合性。

SI的磨練讓蘇英傑接觸到業務角色的思維，也因此能深刻體會到前端業務使用者作業上的問題。透過這樣的經驗，蘇英傑認為，CIO要有從前到後的思維，先考慮前端業務部門，再考慮後勤單位的影響，才能發揮IT的價值。

由前到後思考作業流程，才能發揮IT價值

以導入ERP為例，許多企業導入ERP時，IT部門常會先從後勤作業層面切入，從出貨、進貨等後端作業流程來規畫系統建置，才進一步延伸考慮前端業務部門的運作方式。

但蘇英傑卻不這麼認為，他說，業務人員接到訂單後，才會需要後勤單位協助出貨。因此，建置ERP系統作業程序時，應該先從業務人員訂單成立的時間點開始規畫。

先假設業務接到了1筆訂單時，需要知道哪些報價資訊以及付款條件後，再進一步考慮後勤部門該如何提供資訊給業務人員，用IT完成這樣的流程才是IT部門要想辦法解決的事。

如果IT部門先從後勤作業流程著手，再反過來要求業務人員必須遵守會計、財務、倉管等後勤部門的作業方式，這些後勤作業流程就會影響，甚至侷限了前端業務人員的工作方式，如此一來可能會削弱甚至喪失業務人員的主要價值──接訂單。

「後勤部門存在的價值是要服務前端業務部門，如果沒有業務人員來開拓業績，後勤部門也無法存在。」蘇英傑說。這種從業務作業反推到後勤流程的思考策略，蘇英傑同樣也應用在亞矽的電子表單系統導入。

先優化紙本表單流程，再進行表單電子化

過去在亞矽簽核流程是內部人員拿著簽核文件，依照簽核事務的權限大小跑流程，核決權限的金額越大，就需要更高階主管的批准。對於這種已成常態的企業核決作法，蘇英傑思考的卻是「為什麼不能打破這樣的作法」，他認為：「業務主管的主要任務是要帶領帳下的弟兄（業務人員）出去打仗，而不是整天坐在位子上，為了幾千塊的審理，花上大把時間簽核每一張表單。」

原本亞矽是因為舊有紙本簽核耗時，想藉由表單電子化來提高效率，但蘇英傑認為，如果忽略流程面的問題，就立即導入電子表單，到時候IT部門一方面調整系統，另一方面又要優化表單的簽核流程，就會變成一項非常大的工程。因此蘇英傑決定，表單電子化前得先簡化簽核關卡，重新訂定簽核權限來加速表單的作業時間。

說來容易，這項工作卻牽涉到亞矽各部門的作業流程，不僅得考慮公司既有的規定，也得分析各項流程的優缺點來加以改進，也因為亞矽是上市上櫃的公司，更牽涉內稽內控的事務。但是蘇英傑靠著毅力與堅持，在每2星期召開的內部後勤會議上，跟各部門商討各項表單的簽核調整空間，直到簡化簽核流程後，才開始進行這些表單的電子化。

透過簡化簽核程序不只能縮短簽核時間，也能減少表單e化的開發複雜性。開發電子表單時，蘇英傑更選擇先開發對公司業績影響較小的行政表單，讓IT人員先熟悉了表單開發需要的相關技術後，接著才著手業務部門的表單電子化，來減少開發業務表單的時間，盡可能地縮短對業務部門作業的影響，讓業務人員更能感受到表單電子化加快作業的效益。

蘇英傑說，盡可能地降低工作影響，同時又能加快業務人員的作業流程，讓使用者直接感受到IT的效益，能讓業務人員感受到IT部門是隨時支持業務部門的態度，這就是一種彰顯IT部門價值的作法。

主動替業務部門解決工作問題，體現IT對使用者的支持

蘇英傑剛擔任亞矽資訊部經理時，亞矽導入ERP還不到一年，因此他的首要工作是確保資訊系統能穩定運作，然後才開始著手了解亞矽各部門的作業流程。接著他花了2至3年時間，親自到處拜訪業務、會計、倉管等部門的作業，只為了完全掌握亞矽各項內部運作流程。

熟悉各部門作業後，每當蘇英傑發現業務部門因為後勤作業流程而衍生了工作困難時，他就會趁後勤部門會議時，主動替業務部門向會計或倉管等後勤部門提出要求，希望調整後勤部門的作業方式，讓業務部門作業更方便。

這些工作無關IT，但蘇英傑口中雞婆的心態，卻讓他成為亞矽前端業務和後勤作業的串接人員。

不論企業內的前端業務部門，或是後端的後勤部門，都需要IT系統，IT部門其實是最了解全公司各部門作業流程的人，當前端業務反映問題，後勤也因為不了解業務工作細節而遲遲無法解決時。蘇英傑認為，IT主管正是可以解決這類問題的角色，CIO能將前端業務問題帶回後勤討論並協助解決。

「CIO有100％的責任要串通前端業務和後勤部門，或是上層到下層主管的溝通。CIO就是這種能承上啟下的角色。」蘇英傑說。

CIO替業務部門發聲還有另一個好處是，業務部門會覺得IT的確了解業務需求，並且也願意不斷投入IT資源來支持業務作業。如此一來，當IT部門要推新系統到業務部門時，蘇英傑表示，業務主管甚至會主動支持IT，要求業務人員得百分之百支持IT新上線的系統。

使用者感受到IT對業務部門的關心，如此當IT部門導入專案時，使用者不僅不會抗拒，甚至會熱情地幫助IT導入新系統。就像蘇英傑說的，前端業務單位就像水，而IT的專案就像舟，「水能載舟，亦能覆舟。」不是只將使用者部門視為導入系統的阻力，使用者部門也能成為導入系統的助力。

要了解產業生態，CIO才能跟CEO對話

不只串通前端業務與後勤，蘇英傑與亞矽總經理的溝通也同樣暢通無阻。當總經理需要IT解決問題時，蘇英傑會先用簡報整理出因應作法或計畫，再帶著做好的簡報主動與總經理約定會議時間，進行一對一的討論，總經理也會從公司領導者的角度提出想法，和蘇英傑彼此交換意見。

總經理願意和蘇英傑直接溝通，其中一個原因就是蘇英傑懂得CEO的思維和語言。除IT技術外，他平常更會關注公司所屬產業以及半導體整體代工產業在全球市場的變化，「能夠侃侃而談地說出未來的全球產業趨勢，才能直接與CEO對談。」

「CIO要能和CEO溝通，就得知道CEO想要什麼、在乎什麼。如果整天談論技術或資訊產品，CEO才不會想聽。」蘇英傑表示。

IT應該要扮演企業價值的加值者

身為一個業務導向的CIO，蘇英傑擁有相當特別的CIO思維：IT能不能發揮最大價值，才是他的第一原則。對蘇英傑而言，IT部門不見得要追求最新、最快的解決方案，如何應用既有IT系統，讓系統能發揮最大價值才是最重要的事。

所以，亞矽資訊架構以ERP以及BPM兩個系統為核心，如果有任何需求，蘇英傑會盡量使用工具或調整現有功能來提供，而不是投入資源開發出一個又一個的新系統。

「IT在企業中扮演的角色，應該是價值的加值者。」蘇英傑說。對蘇英傑而言，資訊科技產品是永遠也追求不完的，如何將現有投入的資源發揮到極大化，並且創造新的IT價值，才是他未來要走的方向。

亞矽科技資訊部經理蘇英傑認為：CIO有100％的責任要串通前端業務和後勤部門。CIO就是這種能承上啟下的角色。

CIO小檔案

蘇英傑 亞矽科技資訊部經理

● 學歷：元智大學EMBA CIO組
● 經歷：曾在IBM的技術與SI部門任職，後來進入宏瞻資訊擔任資訊部經理，並協助宏瞻導入ISO 27001認證，也曾在KPMG擔任資訊安全顧問經理。於2004年進入亞矽科技，擔任資訊部經理，替亞矽建立電子簽核和BPM系統與庫存及銷售資訊整合分析管理平臺。

公司檔案

亞矽科技

● 地址：臺北市內湖區洲子街58號7樓
● 成立時間：1986年
● 主要業務：半導體零組件代理
● 員工數：90人
● 年營收：21億元（2011年）
● 董事長：蔡伯宜
● 總經理：蔡伯宜

資訊部檔案

● 資訊部門主管職稱：經理
● 資訊部門主管姓名：蘇英傑
● 直屬主管：總經理
● 資訊部門人數：4人
● IT預算：750萬元

IT部門大事紀：

● 2003年：導入ERP
● 2009年：導入BPM
● 2010年：建立庫存及銷售資訊整合分析管理平臺