善用資訊打造大學校園2.0 佛光大學用IT串通校務與教學流程

在2013年9月3日早上十點多，佛光大學校長楊朝祥帶著行政和教學單位的一級主管，聚集在宜蘭冬山河畔一家飯店的會議室中，聽著講臺上佛光大學圖書暨資訊處圖資長林裕權的解說。這是佛光大學校務發展共識營的第二天，延續了第一天楊朝祥想要打造的佛光School 2.0目標，林裕權進一步勾勒出佛光大學未來校園的資訊願景。

林裕權先分享了他從在2012年8月1日上任後，所推動的種種資訊計畫，從e化教室談起，扼要強調佛大新版網站和新教學歷程平臺背後的理念，佛大新一代校務資訊系統的架構等，更重要的是講出了他心中對於e化投資與效益背後的考量、在校內推廣e化和培訓的想法，未來想要邁向服務雲端化和行動化的策略，甚至計畫要發展決策支援系統，幫助學校主管更容易找出發展特色的構思，他都一一向臺下學校主管說明。

佛大新一代資訊化校園的4大目標

佛光大學新一代資訊化校園背後的藍圖從整合資訊系統開始，藉由深化跨系統串接來改善行政效率，並讓學校主管階層適時掌握管理資訊來修正決策，進而將佛大行政服務全面e化，改善行政人力銜接缺口，最後則是要透過校園全面e化來幫助教師和學生。

楊朝祥接任佛光大學校長一職後，為了學校長遠發展，希望找一個專職的圖資長，從學校整體營運發展制定相關IT發展策略。所以，楊朝祥回頭找曾在考選部有良好合作經驗、但已退休的林裕權擔任圖資長，協助佛光大學透過IT系統，重新串接每一個業務流程。

不過，時間拉回2013年，就算林裕權站在佛光大學圖書館五樓，可以一覽無遺地看到整個蘭陽平臺美景，但是他一點都高興不起來，因為當時佛光大學沒能順利爭取到教育部教學卓越的6,000萬元補助經費，這個影響佛光大學未來教學發展的計畫，面臨巧婦難為無米之炊的考驗。所幸，佛光大學董事會得知消息後，決定以董事會的力量，提供這筆教學經費，協助佛光大學完成自辦教學卓越計畫。

「當時，知道董事會願意支持學校教授自辦教學卓越的同時，他也向楊朝祥爭取更多IT系統建置的經費，」林裕權表示，希望這筆自辦教學卓越的經費，不僅能彌補教學上的資金缺口，還能夠運用大約一半左右的經費，「重新進行校務系統整併，並提供行動化App和打造決策支援系統，改善內部作業流程外，也設法解決佛光大學面對更長遠未來發展的競爭優勢的問題。」他說。

佛光山星雲大師發起百萬人興學計畫，在1993年開始正式籌辦佛光大學，花了7年的時間新整頓學校環境，希望打造一個山明水秀的校園環境，讓佛光大學的師生，在這樣的環境下感受到身心安定，做到老師致力於研究與教學，學生認真向學。

因此，佛光大學的前身「佛光人文社會學院」在2000年正式對外招收研究生，或者是在2002年正式招收大學部學生開始，每個系所都採用小班制教學。也就是說，以現代化大學的發展作為佛大外在的基本架構，但內在以實踐以道為中心的傳統書院式的教學精神。這樣的辦學精神仍延續到2006年8月正式改名為佛光大學的教學精神上。

林裕權表示，因為佛光大學是一間精緻的小型大學，良好的師生比，可以照顧到每個學生的學習狀況。但不可諱言，當相關資源多數挹注在教學所需時，資訊系統建置多以解決眼前面臨的問題為主，但之後，也經常沒有餘力去重新思考，既有的系統設計在支援學校營運和老師教學資源的運用上，是否還有可以調整的空間。

因此，林裕權在承接董事會提供自辦教學卓越的計畫後，也重新分配經費運用的比例，讓好的資訊系統可以協助各處室的順利運作，讓老師和學生在好的資訊系統輔助下，有更好的教學和學習品質。

核心系統適度委外以提升效率

為了提升佛光大學的教學品質，也進行系所整併。但在調整的過程中，林裕權一上任就面臨一個委外的難題。對於多數的IT人員而言，「核心系統」絕對不可以委外，必須要自行開發。不過，對總務處而言，原本的系統無法解決每個月的薪資問題，以往，受限於不能委外，只能由佛光大學既有的3名開發人員進行系統開發。

只不過，校務系統從薪資、會計、人事、總務、教務等各系統都有關係，若因為堅守核心系統必須自行開發，在資源有限的情況下，反而會妨礙各處室業務的正常運作。因此，林裕權就任圖資長後，就開放總務處可以引進並採購外部套裝軟體的薪資系統模組，協助總務處改善既有的作業效率。

他認為，對以教學為目的的佛光大學而言，教務系統相較其他系統更是學校的核心系統。所以，最後決定，「買得到就買」，除了教務系統會自行開發，其餘的系統則透過合作的委外廠商，讓系統可以在自辦教學卓越的兩年計畫內，順利並成功上線。

林裕權開放可以採購套裝軟體，也可以進行IT委外，當佛光大學決定自辦教學卓越計畫時，便把包括人事、會計和總務系統委外給一間位於嘉義的系統整合廠商共同開發合作。

林裕權認為，系統整合商為了和佛光大學專案團隊進行溝通，從嘉義到宜蘭，光是來回車程和時間，都是一項很大的負擔。為了控制專案進度如期完成，林裕權要求每周都要定期召開專案會議，但佛光大學也展現誠意，讓專案會議可以透過視訊會議的方式進行。

不過，每周專案會議，包括圖書暨資訊處以及使用者部門，都必須共同參與，盯緊每周的專案進度，並切實要求每周成果產出。畢竟，「IT專案可以委外，但責任卻無法委外。」他說。

林裕權從以往和委外廠商合作的經驗發現，唯有讓專案準時完成，參與的廠商才能賺到錢，合作的業主才能獲得最大效益。所以，盯緊每周的專案進度是他擔任專案召集人最主要的任務。因為納入使用者部門意見，加上IT人員作為和系統整合廠商中間的溝通橋樑，「到目前為止，整體的專案進度都在控制之中。」他說。

協助教師和學生記錄教學和學習歷程

就佛光大學而言，協助教師提升教學品質和協助研究，都是IT部門重要的使命之一。林裕權表示，IT部門打造一套可以記錄教師所有教學歷程和研究成果的T-Portfolio平臺，透過這個平臺，每個老師可以把每門課的課程大綱、教學成果、研究成果甚至是各種論文及文章的發表等資訊，全數集中到這樣的教師專屬平臺中。「凡走過必留下痕跡」，當IT部門協助老師完整記錄相關教學和研究成果時，老師對於IT部門的滿意程度一定很高，和學校互動關係也會更和諧。

不只老師需要記錄教學和研究歷程，就讀佛光大學的同學，也可以透過記錄學習歷程，了解自己對每一門科目的掌握程度，甚至於，透過可以記錄學生學習歷程的E-Portfolio平臺，包括社團、研習甚至是各種競賽成績等，也都可以完整記錄在學生專屬的平臺系統中。林裕權說：「當學生畢業後，不論是繼續升學或就業，E-Portfolio平臺中的各種資料，就是學生展現自我學習成果的最好素材。」

除了協助學生記錄學習歷程外，教學資源中心也希望IT部門協助打造一套有助於學生複習的數位學習平臺（e-Learning）。不過，佛光大學既有這個平臺的問題在於，老師們現有的上課教材，並不適用於這樣課後複習的數位學習平臺。因此，教學資源中心也希望透過各種經驗分享和設備的提供，讓老師們重新調整既有的教材，可以讓這樣的數位學習平臺發揮更大的學習效果。

逐步改善使用者對系統的感受

自辦教學卓越是一個為期2年的專案計畫，除了協助提升老師們教學品質，並串接學校各處室的業務流程外，林裕權在一上任時，先重新改版佛光大學的官方網站，要求各系所調整頁面內容與編排方式，讓第一時間想了解佛光大學校園和師資的人，有一致性的感受。畢竟，在現在這個網路時代，官方網站已經是所有單位迎賓的第一門面了。

只不過，這個師資的內容雖然是從T-Portfolio平臺更新各系所老師的教學和研究進度，但他說，官網和T-Portfolio平臺還無法做到自動更新，仍須仰賴部分手動更新，未來IT部門也將設法改善這樣的訊息更新的鴻溝。

因為佛光大學距離市區仍有一段距離，校車接駁的時間點，對於學校師生都很重要。所以林裕權也要將網站版的校車資訊，希望能夠透過手機App方式，更快速直接地提供給佛光大學的師生使用。

在整體的IT策略規畫中，林裕權把建置「決策支援系統」（DSS）列為重要的專案項目之一。他表示，利用資料倉儲、資料採礦和線上分析處理（OLAP），協助學校營運決策人員加速制定決策過程，從結果導向找出佛光大學在校務發展上，可以和其他學校競爭的特色亮點，做到提高個人和組織的決策效能，而不是專注於提高處理大量資料的效率。

不過，有部分學校同仁認為，佛光大學所使用的系統和學校規模仍小，建置決策資源系統對決策效益似乎不明顯；但林裕權認為，學校規模雖小，但只要可以從既有的分析數據中找出有利的決策方向，即便現階段只能做到40分，接下來就可以在40分的基礎上往上發展到60分甚至80分。「如果因為學校規模不足而遲遲不願意改善決策效能，對學校長遠的發展仍是不利的。」他說。

在臺灣，還有位於嘉義縣的南華大學，也是佛光山百萬人興學計畫下的姊妹校之一，林裕權也在評估，為了讓兩校的IT和學術資源進一步整合，也在思索，如何打造兩校間的私有雲，提升學校營運效率和成本的節省。

佛光大學圖資暨資訊處圖資長林裕權認為，藉由建置決策支援系統找出佛光大學的亮點，有助於未來學校的經營與發展。

CIO小檔案

佛光大學圖資暨資訊處圖資長林裕權

學歷：美國南加大電腦碩士
經歷： 1982年開始擔任公務體系資訊處理專員，在研考會工作17年，最高擔任研考會資訊管理處副處長，於2007年8月16日接任考選部資訊管理處處長。2010年底考選部退休後，擔任臺北市電腦公會顧問，2012年8月1日接任佛光大學圖書暨資訊處圖資長

佛光大學

●地址：宜蘭縣礁溪鄉林美村林尾路160號

●成立時間：2006年

●董事長：佛光山星雲大師

●校長：楊朝祥

●人數：教職員工260人，學生3,800人

●資訊部門主管職稱：圖資長

●資訊部門主管姓名：林裕權

●直屬主管：校長

●IT預算：每年2,000萬

●資訊部門人數：10人

●資訊部門分工：校務資訊組、網路暨數位學習組

IT部門大事紀：

●2012年之前：已完成學籍系統、開課系統、選課系統、成績系統、招生管理系統、教學評鑑系統、教師系統、學務系統、住宿管理系統、校園無線網路等。

●2013年：開始推動校務資訊整合計畫、人事會計總務系統委外、規劃發展校務決策支援系統，完成教師歷程系統委外建置