比顧客先用新科技才有競爭力 勤業眾信搶先打造行動辦公室

面對詭譎多變的商場競爭，一窩蜂的跟風，只能在紅海裡面削價競爭，唯有早期在藍海經營的人，才有辦法搶占先機。對於臺灣4大會計師事務所之一的勤業眾信而言，搶在客戶之前，看準各種趨勢應用並擁抱新科技，先行在藍海經營布局，則是勤業眾信勤業眾信資訊長暨風險管理顧問總經理萬幼筠這幾年來最大的成績。

不論是個資保護或是數位鑑識，都可以看出萬幼筠早於客戶看準趨勢、擁抱新技術的規畫。以個資保護的議題為例，萬幼筠率先輔導企業取得英國BS 10012個資保護認證，將企業個資保護的作為，落實到個資保護標準的框架中。

從2009年開始，在所有人都還不看好數位鑑識的發展與前景時，他就已經陸續招募並培養數位鑑識人才，也在公司支持下，斥資三、四千萬，打造符合ISO 17025規範的資安鑑識實驗室。「這些都是為了搶先在客戶之前，擁抱新科技與趨勢，奠定勤業眾信在該領域的信譽。」他說，過去4年多來，除了調查局之外，勤業眾信是臺灣唯一一間實驗室獲得國際認證的民間企業，也是全球勤業眾信唯一一間分公司取得國際認證。

不論是擔任風險管理顧問部門主管，或是擔任臺灣勤業眾信事務所資訊長，對萬幼筠而言，看好未來科技發展趨勢、搶先同業布局，不僅為公司帶來營收，這種搶先在客戶之前、引領客戶未來發展方向的作為，也讓臺灣勤業眾信成為臺灣客戶眼中科技應用的領頭羊。

企業競爭力來自掌握新科技的能力

「臺灣勤業眾信的競爭優勢，有一大部分來自於對科技的早期認知和掌握。」前勤業眾信總裁魏永篤說道。因為相信新科技可以帶來更強的競爭力，早在1990年代，臺灣勤業眾信就已經在推動eOffice政策，每個辦公室、桌子都有網路和電話的接口，電話可以連接上電腦、電腦可以隨時移動，各種應用程式都可從遠端進行介接等等，甚至於，在2000年之前，臺灣勤業眾信就已經有行動化辦公室（Mobile Office）雛形，員工隨時都可以登入上班，都有工單系統可以算工時，差別只在於，當時各種系統Web化還不普及。

從魏永篤擔任總裁時期，臺灣勤業眾信對各種IT科技的應用和掌握，便已為臺灣分公司帶來可觀的營收規模、客戶基礎，萬幼筠表示，未來IT不只要做到支援業務、提升效率，在許多關鍵時刻，更要以支援並打造未來服務業從業人員會使用的各種IT服務，做為主要IT發展方向。

勤業眾信是合夥人制的組織，對於IT策略的制定，全球都有一致的IT基礎維運架構，但各國都有各自支援業務發展目標的IT應用。也就是說，勤業眾信全球總部控管全球各地分公司的各種IT基礎建設，包括電腦系統檔案、甚至是無線網路的單一登入帳號密碼，不論在全球哪一個勤業眾信的辦公室裡，員工都可以採用同樣的認證方式登入。

但是，全球分公司的商務應用則在總部的IT框架下，自行發展；總部則透過IT系統成熟度的評估，針對各個公司IT應用系統做品質控管，可以參考的指標包括：程式開發成熟度參考CMMI、IT運作流程就是參考ITIL或ISO 20000，資安標準就可以參考ISO 27001等。不過，萬幼筠說，總部並不要求各國分公司取得任何認證，但總部卻早已經將相關標準，納入對各分公司IT成熟度的評估指標中。

例如，總部IT部門要求各分公司落實客戶秘密保護和個資保護時，總部會要求分公司要進行盤點，也會詢問分公司風險評估的項目，確認是否有包含顧問服務產業必須要掌握的重點風險項目。

臺灣力推行動簽核，是全球勤業眾信前三名導入國家

各分公司可以依據商業目標，自定IT發展策略，臺灣勤業眾信在2006年導入SAP ERP系統，就是一個很大的轉捩點。當時的資訊長由財務長兼任，側重於如何支援財務管理決策，希望像大型金控公司一樣，從各種商業智慧管理報表中，找出未來的發展方向。當年偏重在公司的財務管理，臺灣勤業眾信也是亞洲各分公司中，第一個導入SAP ERP系統的分公司。

因為之前的資訊長多由財務長或營運長兼任，發展重點多偏重在財務管理系統面的整合，但萬幼筠在兩年多前就任資訊長以來，則希望可以打造一個無所不在的U化（Ubiquitous）環境，讓使用者可以在任何地方、任何時刻都能接取網路，隨時隨地都能使用網路資源。

因為有這樣的想法，加上智慧型手機普及與相關應用的成熟，萬幼筠在2012年擔任資訊長，主動推動行動簽核，從小範圍的試用逐步推廣到全公司使用。

臺灣勤業眾信推動行動簽核時，是全世界勤業眾信分公司中，前三名推動的國家。美國因為整體環境成熟，許多服務都可以由各種雲端服務公司做介接，因此，在行動化發展已經做到深度整合，例如用App訂完機票後，Google Talk都會給連結通知當事人，還可以順便訂飯店。不過，臺灣有一些基礎架構不健全的問題，像是許多飯店業者根本無法透過App訂房，行動化應用難以從頭到尾串接，更遑論後續的資訊流整合。

所以，勤業眾信在臺灣推動的行動化，就是先從優化內部流程做起。「剛開始，有很多人不見得有特別意識到行動化的威力，但是改變是潛移默化、慢慢才看出成效的。」萬幼筠回憶說道，剛開始推動行動簽核時，並沒有人反應好或不好，直到有一天系統發布維修公告，才有好多人跟萬幼筠抱怨，為什麼系統要維修。直到這時候，他才發現，原來這樣的行動化簽核早已經成為臺灣勤業眾信員工生活中的一部分了。也因此，兩年前推動的行動化、雲端化，原本只是小範圍的試用導入，後來逐步擴大到全公司使用。

為了推動行動簽核，IT部門也開發手機上的應用，像是要搜尋同仁的通訊錄時，就有一個手機App可以找到勤業眾信所有同仁的通訊錄；線上招募員工時，App可以整合YouTube宣傳帶和臉書資訊，也可以串接各種表單申請、差旅費申請，甚至於，未來若有大型的標案競爭，有一些相關費用的撥補，就可以直接透過手機簽核系統申請

萬幼筠指出，這些應用來自於臺灣自己的商業應用需求，基於SAP、微軟SharePoint和Outlook所整合的應用系統，透過將所有的流程串接在一起，行動化簽核系統會自動提醒同仁，到底還有哪些表單還沒簽核。

對此，也會發展一連串在手機和電腦上的提醒機制，例如，公文簽核的截止時間到，若主管還沒有簽核公文，系統會自動將公文傳送到代理人處，視同委由代理人代行職務。萬幼筠認為，所有的系統串接都必須要搭配一套完整的管理機制，臺灣推動的行動簽核可以成功，是因為搭配完善的代理人機制。所以，他認為，各分公司在推動各種IT商業策略時，除了系統外，也必須和管理階層談定搭配的管理制度。

除了手機上的簽核系統外，為了便利員工在行動裝置上的作業，也允許在有安裝MDM（行動裝置管理）解決方案的手機上看信，因為可以設定密碼、PIN碼以及做到遠端的資料銷燬，確保手機上資料的安全性。早期是自己開發相關控管軟體，但後續維運太麻煩，決定改用商用套裝軟體。

其實，臺灣勤業眾信推動行動簽核等機制，有很多原因都是被客戶逼出來的。萬幼筠坦言：「推動行動化簽核，就是因為客戶用他們的效率來要求勤業眾信的效率，」當客戶已經完成內部簽核而勤業眾信還卡在某個簽核流程時，這也意味著，當勤業眾信速度跟不上客戶的速度時，就沒辦法接客戶的生意。

不過，他指出，導入行動化方案有產生一些事先沒有想到的綜效，例如，手機成為一個新通路，臺灣勤業眾信有很多的政策公布和宣達，就可以利用手機這樣的新管道發布。

推動IT策略時，不可忽略風險評估

當手機成為一種新通路時，另一種新興的穿戴式裝置也逐漸興起，為勤業眾信的行動化策略帶來隱憂。包括萬幼筠在內，全臺灣勤業眾信員工中，大約有一百人左右擁有Google Glass或者是三星穿戴式手錶Gear等裝置。不過，這些新興的穿戴式裝置還無法安裝任何裝置控管軟體，有些新型裝置，除了可以顯示電子郵件通知外，甚至還有儲存空間。

萬幼筠表示，因為看到穿戴式裝置帶來的風險，即便全球還沒有制定相關的控管政策，臺灣IT部門已經先行管制，內部寄送的郵件，基於安全性理由，都不允許在穿戴式裝置上顯示，只能在電腦或者是已經安裝MDM軟體的手機上顯示。

顧問服務業是一種基於風險控管的行業別，客戶的信任非常關鍵。萬幼筠表示，為了控管外洩客戶、營業秘密和個資的風險，IT系統必須要和組織妥善搭配，並做到即時預警。

例如，曾有員工在離職前夕大砍知識庫的內容，該系統在30分鐘內就發布異常通報，並由該部門亞太區的風險長通報臺灣勤業眾信風險長，而風險長、資訊長和人資長在3分鐘內取得橫向聯繫後，便到該名員工的工作現場，避免資料被拿走，也沒收該名離職員工的電腦。這就是系統即時預警搭配一套完善的管理機制，才能夠降低資料外洩的風險。

萬幼筠認為，推動各種IT應用都會基於商業需求，但如何在IT系統整合帶來的便利中，也兼顧風險，其實是資訊長在制定IT發展策略時，必須念茲在茲的準則。

勤業眾信資訊長暨風險管理顧問總經理萬幼筠表示，比客戶和同業更早在藍海布局耕耘，也是贏得客戶信賴的重要關鍵之一。

萬幼筠  勤業眾信資訊長 暨風險管理顧問總經理

CIO小檔案
學歷：美國馬里蘭大學資管博士候選人，目前也正在就讀政治大學法律研究所在職碩士專班                                                        
經歷：回國後，先後在資策會、資誠（PwC）工作，從2000年開始到勤業眾信工作後，便擔任風險管理顧問部門協理、執行副總經理，到2012年以執行副總經理兼任資訊長一職，今年6月更升任為資訊長暨風險管理顧問總經理

臺灣勤業眾信聯合會計師事務所

●    地址：臺北市民生東路三段156號12樓
●    成立時間：1960年
●    主要業務：審計、稅務諮詢、管理顧問、風險顧問和財務顧問
●    總部：臺北市
●    員工數：約3,000人
●    年營收：約65～70億元
●    董事長：楊民賢
●    總裁：陳清祥

資訊部門檔案
●    資訊部門名稱：資訊服務部
●    資訊部門主管職稱：資訊長
●    資訊部門主管姓名：萬幼筠
●    資訊部門人數：34人，臺北所31人，新竹、臺中和高雄各1人
●    資訊部門分工：基礎架構組（7人）、應用程式組（7人）、使用者支援組（11人）、審計業務支援組（4人）、資產採購組（3人）、部門主管（1人）及資訊長
●    IT預算：超過2億元

IT部門大事紀：
●    2006年：導入SAP ERP系統，四大會計師事務所第一間導入，亞太區第一間導入
●    2012年：升級SAP ERP系統核心模組，包括財會人資模組
●    2012～2013年：升級SAP資料倉儲系統
●    2013～2014年：升級ESS員工入口網站，整合電子表單系統，並且導入Deloitte Auditor工具，迄今有9成導入率