虎尾科技大學位於雲林縣虎尾鎮，因地處偏遠，交通不便，因此不論是資訊的取得或是人才留任都相當不容易，這是虎尾科技大學電算中心主任江季翰最煩惱的事情。
江季翰自2003年到虎尾科技大學任教，今年邁入第12年，在這過程中也擔任過資工系系主任，又在2012年擔任虎尾科技大學電算中心主任，他回憶著這過程中，一開始的工作是資訊教育，在擔任電算中心主任後也漸漸轉型為資訊服務的工作者。
資訊服務不只服務校內也服務在地社區
在江季翰還是資工系系主任時，就帶著自己的專題學生協助學校資訊系統的開發，其中讓他印象深刻的案例就是雲端租屋平臺系統。他帶著學生們協助學務處建置此系統，系統完成後，開放給全臺大專院校使用，目前包括雲林縣的高中職，共有130多所的大學和專科學校使用。江季翰認為，學校自行建置的系統應該要開放分享給其他學校使用，如果每所學校都可以互相分享資源，就可以降低建置系統的成本。
而刊登在平臺上的出租屋得經過學校校務人員的訪視，還要符合教育部規範的校外租屋安全規範，通過審核後才可以在平臺上架。
此雲端租屋平臺系統主要是方便新生可以透過此系統找房子，結合了Google Map電子地圖，讓新生可以從電子地圖上得知租屋與學校的距離，還有提供導航功能，另外，雲端租屋平臺也能協助新生快速熟悉學校周遭環境。
除了提供校內的資訊服務之外，虎尾科技大學電算中心也在2008年開始提供在地資訊服務，開始進行數位機會中心輔導計畫，目前負責彰化、雲林和嘉義3個縣市內的19個數位機會中心。
行政院研考會針對全臺鄉鎮進行了數位資訊落差的評估調查，資訊落差高低分為5個等級，在落差最嚴重的第5等級地區優先設立數位機會中心，例如彰化、雲林和嘉義的偏遠山區或海邊鄉鎮，因為交通較不便，或產業結構的因素，居民的數位落差較為嚴重，所以在這些鄉鎮設立數位機會中心，由虎尾科技大學負責輔導這些數位機會中心的運作，包含課程規畫、維運、招生等。
江季翰說，這個計畫也是學校對社區的資訊服務，也是將學校從一個資訊教育者漸漸轉換為資訊服務工作者的例子，而這也值得大學思考，大學的老師除了從事教育工作外，在專長領域是否可以提供技術服務給在地社區。
軟硬體要有長期規畫才能提高使用效率
江季翰表示，電算中心常見的困難之一就是經費不足，諸如資訊設備、網路設備都很昂貴，一臺防火牆或核心交換器都要上百萬元，但對學校而言，要投注大量經費在這些必要的資訊設備上，又不容易看見這些資訊設備所產生的效益。
為了讓學校的高階主管了解這些資訊設備的重要，江季翰在設備的管理上，特別要求電算中心員工不只做好硬體設備的保養和維護，還要進行計畫性的規畫和追蹤，如記錄各項設備的採購日期、使用年限等，並且使用這些資訊來讓高階主管了解優先替換的設備。
此外，在設備管理上，江季翰也期望電算中心的員工將這些設備的管理制度化，也就是說，設備更替應該有周期性和規畫性，並不是到了火燒屁股的時候才更換，所以每一項設備都得訂定使用的年限。
例如設備正常使用年限應該是6年，時間到了就該替換，每項設備都訂定了使用年限後，就容易掌握每年該更替的設備清單和優先順序，江季翰就是用這種方式提升設備維護的效率。
選擇主流開發工具解決人力不足問題
江季翰表示，學校電算中心大多面臨的問題都是人力不足，因為要資訊化的系統越來越多，而且資訊化不是開發完成後就結束，還需要維護，所以系統越多，需要投入的人力就越多，也不是只有舊系統的維護，還有新系統需要開發。而且因為舊系統的開發工具過時，必須要跟著改版而更新，老舊系統過一段時間也得要重寫和改寫。
江季翰舉例，虎尾科大電算中心今年最重要的任務就是資料庫改版，而過去舊資料庫的中文採用Big 5編碼，但新版資料庫產品都是採用UTF-8編碼方式，所以升級資料庫首要面臨的問題就是中文編碼的轉換問題。
為了讓新舊資料都能夠完整呈現，光資料庫改版就就有幾百支甚至上千支程式需要調整，虎尾科大電算中心整整用了一年時間修改舊系統中每一支程式的編碼方式，避免資料轉換為新的編碼方式時會出現問題，而且更大的挑戰是這些修改都需要人工處理。
另外，早期使用的開發工具也漸漸地有新的工具來取代，但新進的程式設計師不會使用老舊的開發工具，容易產生技術落差。為了提升開發效率和軟體系統維護管理的效率，江季翰盡量讓技術更新的頻率不要太高。
也就是說，江季翰選擇開發工具時，會盡量選擇對平臺和系統依賴度較低的技術，或是改版更替頻率比較低的開發工具，且目前軟體系統要符合整個系統的發展趨勢，如網頁化、雲端化等，而在使用者端使用的PC、平板、手機等都可以使用網頁瀏覽器。
他解釋，HTML 5的出現讓網頁格式逐漸標準化，可以減少不同使用者端的介面開發，早期開發時，PC、平板、手機等不同裝置的介面都要各開發一種版本，且過去容易發生相容性的問題，網頁格式的標準化解決了這些問題。
另外，目前虎尾科大校內網頁開發環境以PHP為主，有一部分則是採用.Net，江季翰表示，除了這兩種開發工具外，不太容易再選擇第3種開發工具，因為人力資源有限，如果開發團隊分成太多群就不容易專精。
所以，虎尾科大IT只集中在市場主流的開發工具上，「至少在大部分的環境中，用這兩種開發工具都還可以開發運作，且因為這些工具和技術比較多人使用，技術的門檻也相對低。」他說。
畢竟學校開發的是行政單位使用的系統，學校行政系統以系統的穩定和使用者的方便為優先考量，所以在開發工具的選擇上以穩定和門檻低的角度來選擇，因為門檻太高的開發工具必須投入很長的學習時間，而技術人員不見得有太多時間學習。
另外，在中南部很難聘用到技術能力高超的人才，所以在技術和工具的選擇上要降低門檻，維護軟體系統才容易。
建立良好的知識管理以永續發展
江季翰也說，學校現在也漸漸朝向虛擬化和雲端化，在4～5年前導入虛擬化技術，因為過去很多單位都有伺服器的需求，各單位在建置系統時會自行採購伺服器，所以這些伺服器可能分散在學校各單位，但並不是每個單位都有機房，所以伺服器所處的環境可能就在辦公室，另外，各單位又要採購UPS等其他周邊設備，這造成學校重複建置相同的伺服器資源，而且各單位並沒有維護的能力。
江季翰說，而且各單位沒有專職的網管人員，當這些伺服器出現漏洞需要修補時，若各單位的伺服器都沒有修補就容易成為攻擊的目標，進而變成網路安全的弱點，有鑑於此，加上虛擬化技術開始普及，學校開始導入虛擬化，由電算中心提供主機代管的服務，各單位就不需要自行採購設備，維護也統一由電算中心負責。
另外，他也說，數個單位共用一臺伺服器就足夠維持日常的使用，透過虛擬化的技術可以讓各單位集中計算資源，同時也易於維護。而電算中心也可以統一進行資料備份，甚至是異地備援。
虎尾科技大學下一個階段的計畫是雲端化，先要將學校各項資料搬上儲存雲。江季翰解釋，行政單位的人力時常會流動，學校有很多約聘人員，甚至是公務員也會調動，而這些員工經手的資料會因為離職或調動而流失，造成資料交接不完全，而且有很多歷史資料沒有按時歸檔，也沒有分類，所以新進員工可能只知道所有資料存放的位置，但是並不知道歷史資料的歸類方式，導致新進員工時常找不到資料。
另外，有很多行政業務如果沒辦法持續就需要重新來過，對新進員工來說，他們的學習無法站在他人的肩膀上，如果在平常業務的處理上可以系統性的歸檔資料，讓資料可以自動歸檔到雲端儲存空間，如此，在人員交接上的缺點就可以避免，甚至也可以系統化的歸檔，以保存所有歷史資料。
一個組織要能夠永續發展且能夠成長，歷史資料的管理就很重要，即使是例行性業務，但從過去一年不同時期處理的資料就可以了解一整年的業務和行政流程，但是當這些資料遺失後，整個行政流程就必須要重建。
如果在人員更替交接上有斷層就無法永續發展，因為新進人員有很多工作就必須要重新來過，得用大量的時間去了解過去的業務，甚至過去建立的制度都因此消失。江季翰表示，維持各單位領域的知識管理，可以降低組織內部人員異動時對行政工作的影響。
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虎尾科技大學電算中心主任江季翰說：「大學老師除了從事教育工作外，在專長領域也可以提供社區、在地一些相關的技術服務。」
給IT人的人生書：先知
虎尾科技大學電算中心主任江季翰推薦紀伯倫著作的《先知》。紀伯倫在《先知》中探討生命，從人類的生到死，包含愛、婚姻、孩子、工作、法律、自由、教育、法律、罪與罰等各種人生面向，紀伯倫的文章中富含哲理，以及對人生的思考，《先知》提供人們面對人生時不同角度的思考。江季翰表示，紀伯倫善於在平易中發掘雋永，在美妙的比喻中啟示深刻的哲理，《先知》這本書值得大家慢慢品味。
CIO小檔案
江季翰
虎尾科技大學電算中心主任
學經歷：大同大學資訊工程系畢業後，至中正大學工讀資訊工程碩、博士。2002年至佛光大學資訊系任職。2003年開始在虎尾科技大學資訊工程系擔任副教授至今，也曾擔任該校資工系系主任。2012年兼任虎尾科技大學電算中心主任，負責學校校務系統建置、規畫與維護。
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學校檔案
虎尾科技大學
● 地址：雲林縣虎尾鎮文化路64號
● 網址：www.nfu.edu.tw
● 成立時間：1980年
● 校長：覺文郁
● 教職員人數：480人
資訊部門檔案
● 資訊部門主管職稱：電算中心主任
● 資訊部門主管姓名：江季翰
● 直屬主管：校長
● 資訊部門人數：15人
● 資訊部門分工：資訊服務組、網路組、系統設計組
IT部門大事紀：
● 2008年：提供在地資訊服務，承接數位機會中心輔導計畫；校務行政全面資訊化
● 2009年：虛擬儲存服務與快速備份機制建置
● 2010年：落實綠色校園政策，打造節能綠色環控機房；提供雲端與行動服務
● 2012年：使用者單一帳號與入口導入
● 2013年：校園無線網路擴建、核心交換器升級、資料庫系統改版更新
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