文件管理解決方案－Ricoh Document Solution

大型的數位複合機，除了具備A3紙張的影印、列印、掃描與傳真等能力外，同時也具備輸出速度較快的彩色與黑白列印效能，還具備多樣化的文件數位傳送能力。不過，當紙本文件能夠只透過複合機輕易地利用網路或類比傳真發送，這些被傳遞的文件相對也會更難以控管。

單就列印工作而言，由於列印封包是經由區域網路從個人電腦，傳送到印表機輸出，所以能夠利用外掛軟體，側錄列印封包資訊，將整份列印文件留存備查。不過經由複合機單機處理的影印、傳真與掃描工作，就無法透過外掛的第三方側錄軟體留存，而是必須經由設備原廠配合才能客製化開發。

Ricoh Document Solution這套解決方案，透過在伺服器端負責文件傳遞、擷取與掃描的ScanRouter EX Professional、ScanRouter InputOption、ScanRouter DocumentServer，以及供用戶檢視、瀏覽、列印檔案的WebNavigator與Desk Top Binder Professional等各自負責不同功能的五大套件，整合成一套齊全的文件流程與管理方案。讓它們的數位複合機除了保有原來的高速紙張輸出及A3尺寸處理能力，還可以提供影印、列印、掃描與傳真留存，以及多元的文件傳送與流程管理等能力。讓數位複合機不再是單純的紙張輸出與列印設備，而是晉身為負責紙本文件與數位檔案的中介橋樑，並兼具認證、文件加密，以及側錄等功能的管理設備。

集中管理多臺複合機通訊錄
Ricoh的數位複合機本身均可整合影印、列印、傳真與掃描等功能，也能將所掃描的文件傳送至電子郵件收件者、FTP伺服器、以及網路分享資料匣中。

搭配ScanRouter EX軟體，首先能夠統一編輯、管理多臺數位複合機的通訊錄，專業版最多可集中管理16臺、編輯2000筆通訊錄，而企業版則可同時管理64臺複合機、編輯9000筆通訊錄資料，讓管理者可以將企業常用的聯絡人傳真號碼與電子郵件地址，同時儲存在複合機內。

另外，這套軟體也能夠設定多種網路儲存位置，讓用戶可以直接將文件掃描至ScanRouter EX伺服器的資料夾，或是傳送到網路分享資料夾；也能將文件傳送到同樣與ScanRouter EX伺服器連接的其他複合機，能加速企業內部的文件傳遞速率，並減少內部傳真費用。這套軟體同時也肩負著文件傳遞的任務，與DocumentServer配合，就能將設備硬碟內儲存的所有文件影像，傳送到伺服器中儲存。

側錄所有影印、列印、傳真與掃描工作
在Ricoh複合機的機板上插入文件轉換器，它就能將影印、列印、掃描與傳真等所有透過這臺機器執行的工作，轉換成電子影像檔案格式，並且備份留存在設備硬碟內部。接著我們在一臺電腦上安裝ScanRouter EX這套軟體，就可以將硬碟內所留存的工作影像檔案，轉送到ScanRouter DocumentServer軟體的指定檔案櫃內儲存，且能整合Windows AD、LDAP等企業認證伺服器，管理使用者瀏覽權限。當ScanRouter EX伺服器當機或停擺時，複合機仍能繼續側錄文件，待伺服器恢復工作後，再將複合機硬碟裡的側錄資料擷取到伺服器內儲存備查。

瀏覽、查詢這些側錄資料的方式也很簡單，我們可以使用Ricoh所提供的DeskTopBinder應用程式，就能依日期瀏覽所有留存的文件處理工作，系統也會自動將這些留存的輸出工作利用OCR的方式轉換成文字格式，讓用戶可以利用關鍵字搜尋文件，能夠有效管理使用者的所有紙本文件處理工作，預防機密資料透過這些管道外洩。而ScanRouter WebNavigator功能則與DeskTopBinder類似，但它是Web介面的文件管理系統，可以讓用戶透過IE等網頁瀏覽器，隨時隨地經由網路瀏覽、存取、搜尋與列印文件。

除了依照日期瀏覽工作，Ricoh也提供ScanRouter InputOption套件，它是搭配ScanRouter EX一同執行的掃描客製化方案，它能讓企業自訂每份文件的掃描區域，並自動將每份文件的這個區域，OCR成文字格式，並且依此文字資訊儲存、分類歸檔所掃描的檔案。事後若要查詢這些文件，只要依照指定區域裡的文字搜尋即可，方便用戶整理、數位化大量紙本文件。文⊙王唯至

Ricoh Document Solution管理方案一覽

ScanRouter EX ScanRouter EX能集中控管最多64臺Ricoh的網路列印設備，並可同時儲存、編輯最多9000筆通訊錄資料，同時也能設定影印、列印、傳真與掃描等工作的儲存與轉傳目的 地。

ScanRouter DocumentServer ScanRouter DocumentServer，可以將複合機擷取下來的文件，儲存到指定文件櫃裡。也能記錄複合機所有的輸出與傳送工作。

DeskTopBinder DeskTopBinder是讓管理者或用戶，能夠瀏覽、搜尋設備所儲存的文件影像檔的一套工具，分為Lite與Professional兩種版本，Lite是免付費就能使用，讓使用者可以瀏覽、搜尋，並列印設備或個人電腦內所儲存的常用文件，而Porfessional版則可以進一步檢視設備所擷取的所有工作記錄與影像檔，同時你也可以利用關鍵字搜尋這些影像。