9款WorkFlow產品採購大特輯

現今的WorkFlow產品都導入BPM的觀念，改以流程為主的趨勢非常明顯； 企業對WorkFlow產品關注的焦點，也由無紙化需求轉為與既有系統的整合。

從4、5年前出現Web化的表單流程系統，WorkFlow發展至今已有多年的歷史，過去以表單為主軸，現在WorkFlow導入BPM的觀念，改以流程為主的趨勢。企業對WorkFlow產品關注的焦點，也由過去的無紙化及掌握表單處理狀態，轉為要求整合既有系統，以減少工作負擔並強化內部管理。WorkFlow產品成長的足跡。選擇WorkFlow產品前的前置作業。企業級的產品可要求POC

經過多年的焠煉，WorkFlow產品已有了許多的改變，過去多強調支援多元性表單，可支援各種網頁編輯工具及檔案型式，解析表單內容。目前則傾向於以專屬的表單編輯器開發表單，因為可透過圖形化介面彈性設定欄位屬性及防呆機制，減少寫程式的機會。

除了表單與流程的版本控制，許多產品已支援多重組織架構，員工除了在企業中有固定所屬的單位及職稱，可能會因為參與各種專案而擁有多重角色，因此表單流程必須可依使用者選擇的角色，執行不同的流程。

過去WorkFlow產品以表單為主軸，依表單設計流程，當BPM的概念進入WorkFlow之後，WorkFlow已改以流程為主的架構，表單只是呈現及輸入資料的畫面，例如請購、採購、驗貨及付款，單單相連的流程。流程的節點中也不見得都需要套用表單及簽核人，可能是執行一段程式或觸發另一個流程。

企業應明確了解自身的需求，智原科技評估WorkFlow產品時，選擇符合目前企業規模，並預估未來5到8年足以使用的產品，而非選擇最完美的產品。智原科技電子服務部整合應用開發經理莊文慶表示：「花費巨額購買最完美的產品，卻用不到百分之三十的功能，對企業而言是一種浪費。」

在選擇WorkFlow產品前，應檢視企業既有應用系統，及資訊人員的技術擅長，決定適合的產品類型。雖然在Web Services出現之後，許多廠商認為資訊產品已不需要選邊站。不過，群益證券副總裁賈中道說出企業的心聲：「企業非資訊廠商，不需要把補給線拉得太長，以免增加管理及教育訓練的負擔。」

在導入WorkFlow的案例中，許多企業導入期漫長，並非緣自於產品本身的問題，而是因為企業對於表單及流程的設計反反覆覆。多數資訊廠商表示，企業導入WorkFlow產品，技術面的問題都可以解決，反而是實務上的問題影響產品上線的時程，因為企業自己也搞不清楚流程該怎麼執行。

創惟科技CAD暨資訊系統部副理劉明圖表示：「在導入WorkFlow的過程中，訪談要找到關鍵人物，才能避免流程大幅修改。」事實上在WorkFlow產品出現之前，企業內的表單流程早已存在，但是流程的執行掌握在「人」的手中，變動富有彈性，導入WorkFlow反而是被迫回顧及檢討流程的好機會。即使流程引擎保留跳關、臨時加會簽的彈性，但仍必須制定固定的法則。

WorkFlow並非針對一般使用者設計的消費型產品，必須安裝流程引擎、資料庫甚至修改作業系統的安全原則及管理權限，還要學習表單與流程的設計及管理。由於WorkFlow系統的運作複雜，產品的安裝、設定及調校並不容易，資訊廠商為避免企業因不了解系統運作原理，而對產品產生誤解或排斥，因此提供測試光碟的意願不高。

事先擬定流程，可提供檢驗WorkFlow產品是否符合需求的依據。企業初步評估WorkFlow產品時，若要確認產品是否符合需求，可事先擬定企業內部實際運作中最複雜的流程，請廠商提出解決方案。此外，資訊廠商多透過研討會或免費的體驗課程，讓參與的資訊人員了解產品的特性，在活動結束後的QA時間可提出疑問，也是與其他企業交流，了解實務應用的機會。

為了推銷產品，廠商往往把產品說得無所不能，然而天花亂墜的說詞背後，可能隱藏許多誇大不實的成分，為避免導入後才發現產品名不副實，可要求廠商POC（Proof Of Concept）以檢驗真實度。POC的意思是請廠商證明他們的說法，多數廠商針對潛在客戶均同意試用一段時間，以確認符合需求。

在實際的案例中，劉明圖即表示：「創惟導入企業級資訊產品前，均會要求廠商提供POC測試，以確保產品符合需求。」在評估WorkFlow產品時，曾實際試用多家產品，即使每家均宣稱可與既有系統整合，但整合的難易度及成本有所差異，甚至有的產品根本達不到要求。上線前的準備。導入WorkFlow的效益。無紙化的迷思

系統上線之初難免經歷陣痛期，嚴謹的系統規畫並提高系統的友善程度，可減少員工的反彈，舉辦教育訓練也可加速適應的腳步。工作習慣的改變往往發生不適應的情況，但新舊制度並存，反而延長混亂的時期，高階主管的支持與政策落實是重要的因素，當主管聲明紙本的表單一概不簽，將加速新習慣的養成。

對資訊人員而言，模擬測試功能是相當實際的功能，可在表單及流程開發過程中，很方便的驗證邏輯的正確性，不必重複登出入系統變換身分。但單機測試無誤，不代表系統上線一定沒問題，對大型企業而言，壓力測試是不可少的工作，同時間處理大量的表單才能看出系統的穩定性及效能，即早發現系統的瓶頸，才有時間尋求必要的解決方案。

透過電子表單雖未必達到無紙化的目的，但確實可以減少紙張的浪費；以網路取代人工傳遞，除可節省時間與人力的成本，電腦自動化的機制更可避免傳送錯誤、延遲及遺失的風險；流程資訊透明化讓工作的控管更嚴謹，大幅改善壓件的情況。

WorkFlow若只是表單及流程電子化的工具，那麼意義並不大，與核心系統整合才能看出WorkFlow的價值。WorkFlow應該是EAI與BPM的應用，以WorkFlow串連企業內各自獨立的應用系統，才能發揮最大效益。

當核心系統與WorkFlow整合後，莊文慶表示：「工作形態改變的意義遠大於無紙化。」過去員工以筆記記錄一堆該處理的工作，但也忘了大部分，必須查詢電子郵件、桌面上的文件及各應用系統的資訊，才能「找」到該做的工作。現在WorkFlow與企業入口網站結合，透過單一的平臺執行與控管工作流程，員工只要登入網站，對於待辦事項即一目了然。

WorkFlow產品推出之初，資訊廠商均強打無紙化的優點，然而企業導入之後，反而要求增加列印的功能。一般習慣上使用者還是認為列印出來比較保險，尤其與財務有關的表單多有列印留存的需要，再加上各種分析報表的需求，與其說無紙化實際是減少紙張的浪費。

另一個無紙化的應用，是附件的處理方式，企業可選擇掃描證明文件附加在表單中，然而例如發票在會計認證中必須看到實體發票，所以無法以掃描檔替代。實務上的解決方案是由第一關主管把關，或直接將證明文件交由把關單位，流程中的其他關卡事實上也沒有確認附件的需要。

無紙化的落實並不是單單導入WorkFlow即可達成，要搭配完善的知識管理系統，並修改內稽內控的規定，附件皆需掃描成圖檔留存。企業除考量掃描器的採購成本，且需指派專責人員負責掃描工作，相對增加工作負擔，尤其對於多營業據點的企業，在實行及成本上都會造成困擾。無程式碼的真相。各項產品強項不同。.NET不.NET無所謂

資訊廠商深切了解資訊人員維護程式碼的辛苦，因此資訊產品的行銷手法，往往強調高度無程式碼的美夢。事實上應分為兩方面來看待，在表單傳送流程的設定及判斷上，雖然理想情況是希望透過條件設定，將流程設定的工作，交由更了解業務運作的單位負責，然而在實際情況，是多數企業仍將流程維護的工作交給資訊部門。

繁複的條件設定對資訊人員而言，不如寫程式較為直覺，然而長期看來，當人員異動時，維護他人程式碼的痛苦，遠大於自行開發的麻煩。所以目前的主流趨勢的確是傾向以彈性的條件設定取代撰寫程式。許多WorkFlow產品提供表單設計工具，可直接設定屬性，連結資料庫並設定防呆機制。企業在設計流程之前，也應做詳細的規畫，避免直接以人名作為關卡，將流程中的節點模組化，賦予角色或職稱給審核的人員及關卡，減少撰寫程式的機會。

不過再彈性的條件設定，仍無法囊括企業所有可能發生的情況，再加上與應用程式整合的需求，WorkFlow的資訊必須與其他應用程式接軌，所以除非交由資訊廠商專案導入，否則撰寫程式是資訊人員無可避免的工作。

此次參考9家廠商的WorkFlow產品，事實上表單與流程的設計功能大同小異，眾家產品各有優勢，適合與否取決於企業本身的需求。Ultimus是國際級的產品，最新版已支援多人開發的版本控管機制，適合據點分散的跨國企業，流程機器人更可簡化系統整合的困難。

新人類一向以提供簡單方便的套裝軟體見長，設計許多方便的元件，大幅減少撰寫程式的機會，表單與流程的設計介面富有彈性，標榜以ASP呼叫COM元件，產生純HTML的使用介面，可提供較佳的執行效能。

華苓深耕Java領域多年，以嚴謹的開發方法論及Struts架構開發AgentFlow。AgentFlow 2.0不但有彈性的設定介面，更提供完整的API並支援WfMC國際標準。過去華苓的表單以Applet呈現，有執行效能不佳的隱憂，現在可以轉換表單成JSP網頁。隨著電腦等級的提升，未來Java的執行效能問題將逐漸模糊化。

喬篷是很早就投入WorkFlow的廠商，強調完全Web化的介面，不需安裝用戶端程式，最新版提供效能監控功能，協助管理者找出流程瓶頸。博格的BorG SPM完全以.NET開發完成，可說是.NET傳教士，並採用表單及流程分離的架構，可支援各種表單形式。集財網則強調以流程為主的設計架構，並支援多重組織圖一人可擁有多重角色。

鼎新的優勢在於擁有豐富的ERP知識及經驗，如果客戶有整合的問題，可提供專業的顧問服務。凌群的XFlow雖具有套裝軟體的架構及彈性，但凌群較偏向專案開發，擅長公家機關及大型企業的專案，提供量身訂作的服務，省去企業自行建置的麻煩。

除了Windows平臺，也有許多廠商開發Notes平臺的WorkFlow系統，捷鴻即是提供Notes解決方案的廠商，不過捷鴻並不以Domino WorkFlow為流程引擎，而自行開發JetFlow提供更直覺的設定介面，降低寫程式的需求。

雖然市面上已出現支援.NET，甚至以.NET開發的WorkFlow產品，但根據採訪的案例顯示，企業目前最在意的問題，是WorkFlow與既有系統整合的方案，並不在乎是否支援.NET。群益證券表示，為突顯企業向上提升的形象，對外的系統會先採用.NET技術；但企業內部系統則著重使用平順與穩定性。

鼎新表示沒有推出.NET的產品，不表示沒有關注.NET技術，研發處持續投入新技術及產品的研發，未來將著重Java及.NET雙主軸，明年會推出國際級集團式的Java版WorkFlow產品。資訊廠商應考量既有客戶的配套措施，冒然以新技術推出新版產品，對客戶而言，與其升級不如重新評估新技術開發的產品。

事實上.NET的規格與標準不算成熟，未來仍有變動的可能性，鼎新傾向在新產品線使用.NET開發，再將經驗回饋給既有的系統，避免重複犯錯的可能。決勝關鍵在服務。未來的趨勢。當BPM走入WorkFlow，流程取代表單成為主體

在普遍的觀念中，資訊部門是花錢的單位，無法為企業創造利潤，所以選擇資訊產品時，價格往往是重要的考量因素，不過俗話說「不用錢的最貴」，也有一定的道理。產品功能無法滿足需求，或彈性不足導致應用受到限制，將必須為當初的決策錯誤，付出更多的代價。

企業級資訊產品的銷售模式，不是一手交錢一手交貨，就一拍兩散的關係，廠商的專業能力及客戶服務機制，往往是產品導入成敗的關建因素。WorkFlow雖然不是企業的核心系統，卻是所有員工都會用到的系統，一旦停擺影響層面很廣，資訊廠商是否有足夠的技術與人力，提供即時必要的協助，企業可多打聽客戶給予的評價。

WorkFlow廠商經過幾年的洗禮，有些已經消聲匿跡，改朝換代的事情也時有所聞，還有許多後起之秀努力加入戰場。基本上，軟體界沒有進入門檻，只有成長及存續的門檻。若廠商無法永續經營，那麼客戶所有的投資將血本無歸，企業在選擇產品時不可不慎。

華苓科技總經理梁賓先表示：「WorkFlow的主流趨勢是與BPM的應用結合，並整合Portal及文管系統，提供個人化、智慧化與自動化的服務。」WorkFlow可說是實現BPM的工具與平臺，而真正的BPM必須支援決策、管理、模擬與分析等管理功能。

新人類也認為WorkFlow將橫向刺激企業入口網站的發展，雖然購買EIP的企業很多，但若未與企業既有系統整合，並未帶來很大的價值。

以往人工作業的公文處理，必須等待收發，透過自動化工作流程不但可自動傳遞公文，還可透過稽核機制發現造成流程停頓的關卡，發出稽催通知或跳關處理。事實上，高階主管發生積壓文件未處理的原因，是根本沒開電腦，有很多情況是請秘書代為簽核。若能透過流程引擎設定個人化、智慧化及自動化的機制，在固定時間根據條件自動執行將使工作更輕鬆。

現在企業WorkFlow多侷限於內部的應用，除非使用相同的WorkFlow產品，否則無法跨企業串連流程，主要是尚未標準化的緣故。目前有WfMC、BPEL、WARIA及BPMI.org等組織，著手擬定電子表單的標準規格，當正式的標準出現後，將可實現B2B應用的理想。不過，哪一個組織制定的標準，未來會成為公開標準仍是未知數，企業及資訊廠商只需持續關注，不必過度緊張。

現在絕大多數的WorkFlow產品均強調BPM的應用，然而市面上也有不少BPM的產品，不免讓人對兩者產生名詞上的混淆。BPM的解釋各方說法很多元，主要不脫與核心系統整合及流程持續改善這兩個重點。

BEA WebLogic Integration也包含BPM的應用，BEA技術經理蕭百齡分析：「WorkFlow著重辦公室自動化應用，以表單及公文等文件為核心。而BPM是整合的核心，處理企業的核心業務，其重要性超越WorkFlow。」也就是說WorkFlow較偏向請假單、加班單、請款單等一般事務性的應用，因此WorkFlow系統停頓對企業影響不大。而BPM負責企業的核心業務流程，例如電信公司的手機號碼申請流程、電話申裝及派工流程，信用卡中心的客服系統等，一旦BPM流程故障，將導致企業嚴重的損失。

Ultimus臺灣區業務經理江文正說：「BPM是以WorkFlow平臺為工具，導入方法論，達到流程持續改善的目的。」而華苓科技產品規畫部經理饒彰年表示：「分析報表是BPM的基礎。」透過工具模擬監控流程，並以報表提供量化的數據，才可進一步找出瓶頸，達到持續改善流程，以提升工作效率的目的。

目前BPM與WorkFlow主要的差別在於，BPM以流程為導向，沒有表單設計工具，訊息傳遞的形式多樣化，可能呼叫Web Services或觸發外部程式，不一定以表單呈現。流程只是BPM的一部分，還包含人機互動介面，及必須支援EAI及B2B訊息格式轉換的標準協定，以串連ERP、CRM，甚至上下游合作夥伴的系統。

綜合BPM與WorkFlow的應用，可發現BPM、EAI及WorkFlow有逐漸合流的趨勢。WorkFlow是否包含BPM的概念，可檢驗是否包含B2B的Rosettanet協定，及與應用程式整合的EAI機制，應提供標準的連接器（Adapter），而非寫程式或直接存取資料庫完成，並包含視覺化的人機互動介面，提供分析工具以持續改善流程。文⊙李延華