人事薪資系統首重因應制度變革的彈性

人力資源管理是一項以人為中心的變動管理，主要協助企業提升人事資料、出/缺勤管理，及薪資發放的效率。節省人工處理的時間及人力，並避免錯誤。

根據資策會的調查，臺灣中小企業己建置人事薪資系統的比例高達76.3%。不過，調查報告也顯示，臺灣約有10.3%的企業，並不打算導入人事薪資系統。這是一個可以理解的現象，員工人數愈多、工作型態愈複雜的企業，對人事薪資系統的需求度就愈高。5~10人的小公司，與其買套系統來麻煩自己，不如計算機按一按來得簡單省事。

因應政策制度變革
人事薪資系統必須要符合政府勞基法及勞/健保法規的各項規定，舉凡調動、試用、開除、資遣、退休、工資、工時、加班、請假等，都必須依法令行事，否則將觸犯勞動基準法。

各項制度及稅法都有可能調整，因此，系統不能把公式寫死，參數化的設定才能隨制度調整。不過，面對重大變革系統的改版難以避免，例如今年新的勞退制度上路，對人事薪資系統便是一項衝擊，軟體廠商大多必須提供更新版本，才能因應新的變革。

人事薪資系統的重點在彈性
除了政府的相關法規，另一項重點是要符合企業老闆的規定。會計系統、庫存管理都有統一的制度與作法，而人事薪資系統設計的藝術就在於：如何把沒有標準化的需求，套用在軟體之中。

薪資計算的基準，包括基本薪資與差勤兩項來源。各行各業的休假、輪班、加班等制度各有不同，遲到幾分鐘開始扣薪、加班算補休還是給加班費、是否有全勤獎金等，還有各式津貼依部門有所不同，例如資訊或研發部門給予技術加給，年終獎金與年度調薪的比例，老闆心中各有一把尺，因此部門甚至個人可能都有差異，人事薪資系統的價值，就在於必須提供足夠的彈性，以因應異常及例外的狀況，協助企業自動化地產生正確的薪資結果。

管理制度的明確性是影響上線時程的主因
大型企業設有人力資源專責的部門，具備勞基法及健保制度概念的專業人員，溝通上比較容易；中小企業人員素質可能參差不齊，再加上員工人數不多，管理上便極具彈性，然而，模稜兩可的管理制度，卻成為電腦化的阻力。系統的參數設定，必須要有可以依循的標準，薪資計算必須套用固定的公式，因此，許多中小企業反而是因為電腦化，而被迫制定標準化的管理辦法。

明確的需求才有助於找到對的產品，如果企業希望縮短人事薪資系統導入的變動因素與陣痛期，最好先詳列人事規章。事實上，這對企業也是好的影響，「人治」的企業容易產生爭議，如果希望留住優秀的人才，制定統一的規章走向「法制」有其必要性。

人事薪資系統是企業E化的重要基礎
人事薪資系統看似單純，卻是企業E化的過程中，很重要的一個基礎。

人事薪資系統最基本的整合工作，是刷卡系統資料的彙集，若從人工簽到改為刷卡系統，選擇人事薪資系統廠商合作搭配的產品，比較不會有資料格式對應的問題，除非有特殊需求才需要專案處理。

人數不多的中小企業，並沒有複雜的組織架構與流程，導入WorkFlow的比例不高，套裝的人事薪資系統，除非軟體廠商有開發WorkFlow模組，否則少有提供與WorkFlow接軌的介面。

企業在導入WorkFlow系統前，其實應先考量與人事薪資系統差勤模組的整合問題，若無法自動化匯入請假、加班等資料，或結合個人特休、補休記錄及企業休假規定，導入WorkFlow系統只是增加管理的複雜度。

從薪資的管理延伸到人才進用決策支援
當企業的規模不斷地擴大，人事薪資系統除了基本的出/缺勤及薪資管理，節省薪資發放的人力、時間以外，還可以向上延伸到雇用管理，從人才的徵詢、面試、進用，到人力銀行的評比均留下記錄。

向下可擴展到人才的教育訓練，結合企業人才培訓的經費及計畫，輔導員工成為更優秀的人才，以提升企業總體競爭力。員工工作績效可更深入的採用考核管理模組，建立考核標準，作為獎懲與升遷的依據。文⊙李延華

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