IT自救術－「放著不管」並不代表就「不會出事」

上期本欄的內容希望各位讀者能「自己負起自己電腦的管理責任」，那這期我們就立刻來談談「負責任」的實務操作方法。

怎樣負責？很簡單，就從「理想的檔案管理架構」開始負責。當然，這是我的理想，你不一定同意，但聽聽我的看法不見得是壞事。

幫你的檔案管理畫個架構圖
很多電腦初學者認定自己「是個電腦白痴，對電腦一竅不通」，好的，你要這樣想是你的自由。可我想問問各位讀者，即使你自認真的是個電腦白痴，但你會認為「我的資料一文不值」？

有這樣的人嗎？

你可以是個電腦白痴（我覺得這種「自稱」不過是一種自嘲並逃避責任的說法罷了，不太具有意義），你可以不太懂電腦，但「你．的．資．料」（請一字一頓的念一遍）真的「一點都沒有價值」（請用最快的速度把這句話覆誦二十遍）？

想想，你過去所拍的生活照、和異性朋友出遊的照片、小孩生日的照片、結婚紀念日的照片……，這些數位相片一文不值？

或者，你抓回來「數以萬計」的歌曲，或是「數以億計」的電子郵件，「數以兆計」的MSN交談紀錄，它們不見了也都沒關係？

更別提，你嘔心瀝血的論文內容，焚膏繼晷的公司報告，驚心動魄……不是！！是柔情似水的電子情書，或是點滴在心頭的部落格文章，「不見就不見了，人生貴適意矣，何必在乎？」真可以這麼瀟灑？

這些東西，都放在你的硬碟裡面，並散落在各處，等著哪天你的電腦壞了以後，讓你哭天搶地，捶胸頓足，「Why? Why me?」翻成中文就是「為甚麼是我？為甚麼……？」

你心裡可能會有個疑問啊！「我明明是電腦白痴？上帝為何不眷顧我？」問題是電腦這東西是遵循老子「ㄌㄠˇ ㄗˇ」哲學而設計的機器。所謂「天地不仁，以萬物為芻狗。聖人不仁，以百姓為芻狗」，它可是「庸愚不識」，管你是天才還是白痴，說壞就壞，絕對把你當成芻狗來耍。

我個人認為，以現階段個人電腦的複雜程度而言，其實一家公司的檔案管理，和一個「個人」的檔案管理，只是規模大小上有一定程度的差異，但複雜度卻很接近。會變成這樣的原因，主要是因為Internet盛行，資料大量的交換，數位裝置的流行，隨便一個「個人」也可能擁有好幾個儲存大量資料的數位裝置。

所以，我請各位要按照金庸小說裡面，那個壞人角色「黑白子」（《笑傲江湖》梅莊四友裡的一員）的人生哲理來規畫你的電腦管理方式。這個哲學稱之為「未慮勝，先慮敗」。

（請注意喔，梅莊四友是「琴棋書畫」，不要因為梅莊有個「梅」字各位就以為四友是「梅蘭竹菊」啊！「梅蘭竹菊」是《天龍八部》裡的四胞胎劍婢，請不要張冠李戴）

這裡要怎麼「未慮勝，先慮敗」呢？我的看法是，盡可能利用Windows已經存在的「結構」，把檔案「集中」管理。

DOS時代的單機檔案管理
以前，DOS命令列時代，所有的文件、檔案，都隨使用者自己的規畫而存放。所以我會規畫「C:\BIN」放作業系統，「C:\DOC」放文件，「C:\GAMES」放遊戲……依此類推。

我一個朋友為了簡省打字的力氣，所有的資料夾命名都盡量使用「一個字母」，所以他的硬碟看起來是：

至於「B」是代表啥，「D」是代表啥，「G」又是代表啥，則（除他本人外）無其他人知曉。

Windows時代的單機檔案管理
我們直接跳到Windows XP/Vista的時代吧！Windows XP安裝好後，你的電腦在桌面上應該會有一個「用你的登入名稱」做的資料夾。比方說，你的登入名稱是「George」，那你的桌面上應該就會有個「George」的資料夾。

這裡引入一個概念，「Microsoft希望（其實，本人也是）」你把檔案「集中放在這個資料夾裡面」。只是一般人還會上網，所以部份檔案可以放在Internet上，和其他人分享。

集中管理的好處是什麼？
用數位相片做範例吧！如果你每次相片都放在硬碟某處「你自己都不知道在哪裡的地方」，一年之後，你還會找得到這些檔案？光是「想」你就累了。集中管理不一定要整理得「井井有條」，至少你統一堆在一個地方，要找啥也比較省事，備份也會比較容易。

現代化的檔案管理模式
不過，「單機」並不符合實際生活狀況，我想目前「一個人擁有多臺電腦及隨身裝置」是很常見的，所以筆者把狀況延伸到極端，直接談我認為的，較好的管理模式。

一般人身處的電腦網路環境十分複雜，所以檔案的散亂是常見的情形。但為了「檔案維護」的方便，你還是得用「集中」原則來管理檔案。問題是，集中在哪裡？

集中在家中的個人電腦裡面？那你出去外面就不能存取檔案了，不方便；集中在Internet環境上？那太危險了，洩漏，網站維護的問題太多；集中在公司電腦裡？公司的電腦是公司資產，不適合放私人東西。

我個人認為，「把資料分類，並把所有資料『集中』放在家中的個人電腦上，但把最常用的小東西可『分身』放在Internet上，或是隨身裝置上」，是比較好的方式。

把家中的電腦（甚至在家中使用外接式小型RAID系統，如果你生意做很大的話）當成「基地臺」，容量沒有限制（至少沒有受到其他人的限制），但是你總是要出門，或是到公司上班，所以把一些「最重要的資料」，放在出門還是可以找得到的地方是必要的。現在MSN或是Google都有類似的服務。我個人使用Google書籤服務，至少把「書籤」放在網路上，公司、家中都可以用同一個「我的最愛」，不用分開維護這類「量小但重要」的訊息。



資料「集中」總有漏網之魚，你得努力的捕魚
不過，資料只要你放兩個地方，就會產生「資料同步」的問題。筆者曾不斷強調，「要安全東西都該放兩份」，是的，但只要資料有分身，「資料的一致性」就會有問題。只要你修改一份資料，那另一份資料要怎麼跟著更新？需不需要更新？何時該更新？這都是很煩人的問題。

其中一個解決方案是使用Windows Mobile手機，它可以幫你同步很多訊息，並且維持兩邊（或是三邊）資料的一致性（不管你在家中PC、公司PC還是PDA手機上修改資料，理論上軟體可以幫你判斷）。

不過，我認為最麻煩的是「硬碟的額外分割」會造成管理上的困擾。

一般而言，Windows預設的「我的文件」放在桌面上，桌面通常是位於C:磁碟。如果你的硬碟切成好幾塊，有C:、D:、E:，這些磁碟的資料就不免成為漏網之魚。不過，解決方法也容易，既然這些磁碟是「遺世獨立，羽化而登仙」，那也只要備份時，把所有額外的硬碟分割資料全備份即可。

另一個問題，是「檔案分享」的問題。

一般公司裡都有一臺以上的電腦，用區域網路連接，並使用檔案伺服器分享檔案；但在家中，也有越來越多的電腦用區域網路連結在一起。不過，大概比較少人在家裡也架個專屬的檔案伺服器分享檔案吧！

因此，在架構上，家中的檔案管理就得使用所謂的「Peer-to-Peer」，所謂的「點對點」網路架構，每臺電腦都可以分享檔案給其他電腦。

我個人認為比較好的作法，是使用專屬的儲存空間，把檔案集中存放，並由某一臺電腦連接這儲存空間，也就是簡易的檔案伺服器，但使用「點對點」的方式分享即可。否則，檔案分開存放，還是那句話，光找資料你都不知從何找起。

本期結語：你可以自己畫個圖，看你要用什麼架構管你的檔案
不過，「集中」說來輕易，做起來可不容易。

比方說，如果你用Outlook，請問Outlook的信件、資料放在哪裡？也是放在「我的文件」資料夾嗎？你抓回來的檔案，預設也放在「我的文件裡面」？遊戲的進度呢？你的「輸入法自建詞庫」？即時傳訊的紀錄放哪裡？這些檔案還是可能散落各處，你得一點一滴去找尋這些「失落的環節」。

我可沒說檔案管理是容易的事情，事實上，我認為你如果可以把你個人的檔案管好，你也可以管好一家小型企業的IT系統了。至少，我認為，兩者的差異不那麼大，主要只是「噸位的規模」有些不同罷了。如果你想把檔案管理好，建議你也畫個簡圖，然後慢慢補充，我想有一天你可以理好你的檔案的。