企業入口網站採購指南

每家公司對企業入口網站（ Enterprise Information Portal，EIP）的功能要求落差極大，有的認為要有留言版、會議功能、線上即時通訊；也有人認為需要文件流程管理，或要能夠透過這單一入口，操控瀏覽ERP、CRM等系統，因此需具有企業系統整合（EAI）的功能。

其實，導入EIP無非是為了協助企業加強內部溝通、工作流程、提升效率。它能促進上下級之間溝通，甚至不同的分公司之間，也能快速做好文件簽核與聯繫。讓企業在「溝通」與「行政作業」
上，節省大量無意義的等待。

評估導入EIP 系統時，一般可分為5大考量，因為要符合眼前的需求，也要在未來需求擴大時，順利擴展功能。

考量1 企業內部溝通
不少企業導入EIP的主要目的，是為了建立企業內部的溝通管道，方便發布公告、員工之間的資訊交流，甚至需要內部的即時通訊功能。而大部分EIP都有整合電子郵件和一套群組溝通模組來相應。常見的群組溝通功能，有討論區、公布欄、線上投票與即時通訊等。

以即時通訊為例，許多供應商列為選購的內部即時通訊模組，功能是方便員工彼此之間交流，或傳輸檔案分享資源，由於僅能在企業內部傳輸，所以不必擔心員工不小心對外透露重要資料，
並且可留有記錄檔，方便管理者控管。不過這類通訊模組在使用上，仍比不上常見的Windows Live Messenger 與Yahoo Messenger。

考量2 辦公室管理
除了方便員工橫向及垂直的溝通之外，多數EIP都有辦公室管理功能，讓員工在公務的溝通流程中，更加簡便與直接，例如會議管理、辦公室資源管理、檔案管理、流程管理等，方便企業
內部安排各項行程，也讓共用資料取得更為便利。

在這些辦公作業流程中，最亟於改善的，莫過於公文、表單的審核與傳遞流程。將這些流程電子化，不但可以節省文件傳遞的時間，而且還可以適時提醒每個關卡的相關人等。其中最方便的，就是即使文件簽核人員不在辦公室，他們也可透過網路登入系統來簽核，過程不會因此耽擱。

然而，每個企業的內部流程不見得相同，因此是否提供足夠的表單範本、能否自定表單與流程，也是考量EIP的流程管理模組時，所必須注意的。

考量3 應用程式整合
除了上述兩種基本EIP應用之外，企業在選擇時，也必須注意是否能整合其他系統，或者擴充功能。例如企業資源規畫（ERP）、客戶關係管理（CRM）或知識管理（KM）等。選擇時必須考量企業內部現有的各種系統，是否能與即將導入的EIP系統整合，或者要求廠商提供客製化服務與開發工具。由於這種系統的功能，可針對不同的環境與需求而改變，因此企業要針對自身需求評
量與選擇。

以ERP整合為例，許多企業導入這種系統，以便同時掌控結合財會、製造管理與生產管理等功能模組，一旦ERP與EIP整合之後，假如能直接依照使用權限設定的不同，進入不同的功能模組，員工不必同時使用兩套系統，只需登入EIP即能操作ERP的功能與介面。

許多供應商在提供EIP的同時，也提供ERP 選購模組，不過一般企業都有了，因此導入的EIP能否與現有的ERP系統整合，便是在選擇企業入口網站時必須注意的。

考量4 系統管理與搜索功能
導入的系統是否提供單一登入整合、支援目錄服務、內部搜尋、或者提供使用者儲存個人化設定等，也是選擇EIP產品時要考量的。

以單一登入整合來說，能讓員工透過EIP系統，即可同時登入多個其他應用程式，不必重複輸入帳號、密碼。支援目錄服務，則讓企業方便管理使用者身分，有些EIP產品則能整合目前企業內部的資料庫，導入新系統時，不必擔心要重新建立資料庫。至於在入口網站內建立搜尋引擎，可以讓使用者在大量的站內資訊中，找到所要的資料，但搜尋引擎的好壞也影響著系統的效率，因此EIP採用的搜尋引擎準確度不能太差。

而個人化設定，能讓使用者依照自身的使用習慣設定登入的頁面，減少干擾。這些雖不是企業入口網站必備的功能，但是可以提升員工的工作效率。

考量5 購買與售後服務
要使用EIP系統，除了一次買斷的方式之外，還可以選擇租賃與系統代管的方式。若企業打算使用EIP系統，但是不想一次花費昂貴的金額，可以選擇使用租賃的方式。而且，針對不想另外管理E I P 伺服器設備的企業來說，某些EIP供應商也有伺服器代管的服務。

新系統在導入之後，可能會有整合不完整，或者功能需要改良的地方，且員工都需要學習使用，所以許多供應商便提供教育訓練及售後服務，因應新系統上線可能會有的使用和整合的問題。此外，將來系統更新或升級時，所需要的費用與計價方式都不同，例如有些提供一年免費售後服務，或者不必重新導入，只需要付費下載更新檔案即可升級等。因此各種售後與更新服務條款，都是在選擇EIP系統時，功能項目之外所要注意的。

在其他國家有合作廠商或者關係企業時，多國語系的支援度與轉換方式也是該評估的。有的EIP產品必須重新登入才能轉換語言介面，有的則可以直接切換。因此，是否支援多國語言，或者提供這方面客製化的服務，以及語系切換方式都是必須考量的。文☉林柏凱