表格與神奇的定位點

一份文件中，通常總有些項目是需要對齊的。以前的文件用打字機打印，碰到需要對齊的項目，用的是所謂的「定位鍵（tab key）」。按一下定位鍵，打字機下一個字的定點就停在固定的位置。因為打字機的所有英文字母是等寬的，按一個定位鍵會等於8個空格之處。所以只要善用定位鍵，就可以做出對齊的文字效果，這就是早期的文件表格功能。

到了電腦時代，文書處理軟體大多提供了「真正的表格」功能了，由此看來，呆板而功能有限的定位點功能似乎可以淘汰了。

是這樣的嗎？

不，定位點還是有其存在的必要性的。

無論如何，「表格」和「定位鍵」都是文書處理中的重要功能，這期我打算一次講講這兩項功能的簡單概念，希望可以為日後「更精緻的文書處理」打下深厚的基礎。

文書處理和試算表的協作
所以我們就先從「表格」這個功能開始談吧！

據說國人用文書處理軟體，普遍認定「表格」是最重要的功能，不知道這是不是一種「民族性」？不過談到表格的時候，更多人會想到Excel而非Word，那為何我們要用Word處理表格（而不是Excel）？

我個人的看法是：看你的文件是什麼形式，再決定要用Word做還是要用Excel做。

Excel是個「試算表」，專長是「試算」，不只可以計算加減乘除，還提供很多複雜的公式，如果要做財務報表或是年度預算，鐵定是用Excel會比較省事。Word的表格功能則著重於文字的編排，雖有運算的功能，但項目少得可憐，而且一般人根本不知道怎麼操作。所以如果是「數字導向」的文件，請用Excel會比較好。

另一個不錯的方案是：讓Excel表格融合在Word裡面，讓一份文件裡面整合兩個（或多個）軟體各自最強的部份，多美好啊！畢竟，現代的軟體既然可以「協同運作」，而Word和Excel又可以合作得很好，那又何樂而不為？只要你在Word文件裡面貼上Excel的表格，Word一樣可以處理這個表格，這還有個專有名詞，稱為「OLE」。當你點到這個貼過來的表格裡面時，Word的介面會換成Excel的樣子，你就可以用Excel的操作方式來編修這表格了。如果是OpenOffice.org的使用者， Writer和Calc也可以用類似的方式，協同運作得還不錯。

在Word文件中可以貼上Excel的工作圖表，讓兩種軟體合作編輯一份文件中不同的內容，相當便利，OpenOffice.org也支援此種OLE協同運作的功能。

表格功能真正讚
好的，那如果就單純只是想做個文字型的表格，要怎麼做呢？

Word和Writer的表格功能都很完備，使用也很容易。只要選擇「插入」、「表格」功能，然後選定表格的「行數」和「列數」，即可做出一個簡單的表格。

文書處理軟體（和幾乎所有具備表格功能的軟體，像是「排版軟體」）的表格功能，最大的好處就是「格子裡面就是獨立的小宇宙」。打字在表格裡面，如果文字長度超過格子的寬度，格子會自動「變胖」，文字也會自動「折行」，不需要費心去調整格子的大小，文字還是可以正常的被顯示出來。當然，許多人會覺得「這沒什麼」，這還不容易？不過，用過打字機或是以前的排版軟體（像是：老的QuarkXPress），你就會想要寄送鮮花和糖果給這些文書處理軟體的程式設計師了。

老實說，會「做」表格並不稀奇，要會「修改」表格才稀奇。因為生成一個表格之後，難免會因為想法的不斷改變而需要不斷地修正表格。Word提供兩種操作概念：手繪法和格動法。

● 手繪法
很簡單，就像是拿隻鉛筆在紙上畫表格，以「線條」為工作單位，哪兒需要多個格子，就用鉛筆畫上條線就好。哪裡要移掉一條線，把筆換成橡皮擦，把線擦掉就好。這方法的優點是直覺，缺點是……我個人不習慣這種以線條為工作單位的方法，我習慣以格子的邏輯去想表格。

● 格動法
工作時以「格子」為單位，要增刪表格的內容，就把要格子選起來，然後用「剪下」、「貼上」等命令控制表格的變化。我個人比較喜歡用這種工作方式，但是這種方式不適合做「參差不齊」的表格。如果表格很整齊，用這種方式操作是很簡單的。此外，由於Writer似乎沒有手繪製造、修訂表格的功能，因此Writer的使用者只能使用格動的概念修訂表格。定位點的功能
那定位點幹麼還需要呢？

舉例來說，上期講到的「首行凸排」，通常只用在「編號」和「項目符號」的段落。但仔細分析這類段落的「構成」，其實要對齊編號（或是項目符號）段落也是不容易的。

通常一個編號段落，具備有如下的元素：

● 編號（或項目符號）：就是1、2、3……這些數字，數字的形式可以依個人喜好調整，如果是項目符號則不外乎是方點或是圓點。

● 編號後方的「標點」：外文的形式是一個小句點，中文的形式有時是個全形的頓號。

● 定位符號：編號和標點後方通常會插入一個「定位符號」，因為「編號 + 標點」的部份可能會長短不一，而導致後方的文字對不齊，所以一般的習慣是讓這裡多點空間（以免「編號 + 標點」佔用的空間變長），用定位鍵讓第一行後方的文字和下方內縮的文字對齊。

● 段落的文字：就是段落的文字內容本體。

也就是說，需要對齊的段落文字，常常還是需要定位點的幫忙，讓某些文字對齊得更精準。


定位點的種類
不僅如此，文書處理提供的定位點種類繁多，讓使用者可以自由運作，讓「對齊」的選擇更多樣化了。

一般而言，定位點分為「靠左」、「置中」、「靠右」、「小數點對齊」和「分隔線」五種定位點。如果是用滑鼠操作，請先到尺規左端的定位點設定點，先選擇你要用的定位點形式（用滑鼠左鍵可以循環選擇），然後在尺規上按一下左鍵，就可以設定一個定位點。如果用滑鼠拖曳定位點的位置，就可以改變定位點的位置。如果把定位點拖到尺規外面，則可以刪除定位點。

靠左對齊定位點是最常見的文字用定位點，但有時你也可以用靠右、置中定位點，做出特別的對齊效果。舉例來說，電影結束後，常會有一長串的工作人員列表，左邊是劇中角色名稱，右邊是演員姓名。這種形式的列表，左邊的文字可以用靠右對齊定位點，右邊的文字則使用靠左對齊定位點，就可以做出這種「一線天」的文件形式。

再舉個例子，如果你要編輯一串數字的「直式排列」，那可以使用「小數點對齊」，讓所有的數字位數也都對齊，即使每一個數字「長短不一」也還是很美觀。當然，你可能永遠用不到這種對齊形式，但軟體的設計總是要考量各種可能的應用範圍，所以就算碰到用不到的功能，也得知道一下比較好。

本期結語：對齊的程度決定專業的高度
由於電腦提供的可縮放字形大多寬窄不一，若你習慣用「空格」來控制文字的對齊，就常會讓對齊的文字「跑掉」。所以很多電腦初學者所做的文件非常「不美觀」，用閩南語來說那就是「像狗啃的一樣」，怎麼看怎麼不舒服。

文書處理軟體既然有定位點的功能，就請各位好好利用之。定位點讓需要對齊的文字一次到定位，而且定位精確。某種程度而言，從「對齊」這種事情來看文件，很容易就可以判斷「這文件處理的是否專業」。啊？你說專業的文書處理不一定有專業的文件內容？也是啦！但是專業的文書處理總可以先有加分的效果，你說是吧！

下期我希望能針對定位點細節的操作，做更進一步的解說。

照例我得說，用對話盒設定定位點停駐位置，可以得到精準的文數字對齊結果，只是你得很清楚對應的操作方法。