IT自救術－－列印郵寄標籤（使用Word 2007）

如果是使用電子郵件，現代人可以輕易就把一封信寄給千萬人。只要你有郵件地址名單，那只要滑鼠輕輕的click這裡，click那裡，伺服器立刻供你驅策，將這信件寄給名單上的所有人，不費吹灰之力！

可不知是幸還是不幸，傳統的「實體」信件還是沒有消失，郵局也沒有關門大吉（至少到目前為止，還沒有）。一般公司最常見的情境就是：有時想發一封信給所有的客戶，也有所有客戶的姓名、地址，但卻不知道怎麼樣把這些資料套用到信件內容、信封或郵寄標籤裡面。因為，文書處理軟體裡面的各項功能，大多是單純、直接且立即的。比方說，你要改變字體大小，那不外乎就是：選擇文字、設定字體點數、確認，然後「砰」的一聲，文字立刻就在你眼前變大（或變小）了。但是列印郵件標籤就困難的多了，它是一個「流程」，牽涉的物件較多，你不照著流程做並做對事情，是不會得到你要的結果的。

好的，我承認「砰」一聲是我想像出來的，文書處理軟體並不會發出聲音。

既然如此，那這期就來研究一下，「郵寄標籤」的列印。

不過，在這之前，我先說明一下「標籤」的形式。

相信每個人都用過標籤，無論是所謂的「自黏標籤」，還是印出來以後你在千刀萬剮……不是，是自行切割再自己用膠水黏貼的「自製」標籤，只要能達到目的就是好標籤。就連我念小學的兒子也早就用過標籤了，學校印了每個同學的姓名標籤，讓他們可以黏貼在文具、課本、作業簿上頭，避免遺失和混亂。我只能說，時代在進步啊！

就單位的說法而言，一「張」標籤紙大多是A4尺寸，以便於使用噴墨或雷射印表機列印，而一張標籤紙上則包含了多「枚」標籤。所以這「張」和「枚」的差異，有助於各位了解下面的文字。


內容都一樣的標籤
基本上，basically，最簡單的標籤就是「整頁中每一枚的內容都相同」的標籤，使用者只需要指定整頁的紙張尺寸，設定單一標籤的尺寸，製作一枚標籤的內容，複製到所有的標籤即可。就如同我兒子的姓名標籤一樣，每一枚小標籤都是一樣的文字（姓名），這類標籤製作簡單，只要用表格的功能製作即可。


套用資料庫的標籤
這當然是本期內容的重點，也是最常見的郵寄標籤形式。通常使用者會有一個姓名/住址（或是其他種類的）資料庫，你想把資料庫裡某些欄位的內容套印在標籤上。這類標籤製作的過程稍有複雜，標籤的內容也包含了共同的部份（每張標籤都一樣的內容）和不同的部份（像是姓名、地址）。


標籤紙的學問
不過，關於標籤紙的部份，我有一點小小的話要說。原來標籤紙也有品質的分別，通常和紙質和膠質有關。

列印標籤前的準備工作
假設你有一個很大的客戶資料庫，這資料庫的內容也常常修訂。因此，每次你要寄信時，一定是根據最新的客戶資料庫重新產生列印結果，而主文件就是每次不變制式內容。

列印標籤前的準備工作

我個人的建議：就用Word 2007內建的精靈，一步一步操作即可。標籤紙的學問

對於公司行號而言，對於耗材的使用當然首重「成本」概念，什麼都是「越便宜越好」。當然，誰不是這樣？

不過，關於標籤紙的部份，我有一點小小的話要說。原來標籤紙也有品質的分別，通常和紙質和膠質有關。


紙質和列印品質有關
紙質的部份和印表機種類有關，適用於噴墨印表機的專用標籤紙，有的可能有鍍膜，因此可以得到銳利、清晰的列印品質；適用於雷射印表機通常不需要太講究紙質，都可以得到不錯的列印品質。

有些標籤紙不是一般紙質，可能是用半透明的紙質或是膠片（當然，是可列印的膠片）。這類標籤紙只要是印表機可以「處理」之，當然也就沒問題，可以增加生活的趣味和便利性。

膠質和列印機器有關

膠質的部份學問就大了！如果是自黏標籤，每一枚標籤後面都有自黏背膠。問題是這類背膠平常看起來並沒有什麼特別，但碰到雷射印表機可就會出問題了。我曾碰過的狀況是：建議老闆用雷射列印雜誌郵寄標籤，但老闆不願意用較好的標籤紙。結果，印量一大，標籤紙的背膠被雷射印表機的高溫融出，讓整臺雷射印表機癱瘓而且難以修理了。如果用噴墨印表機印標籤，除了列印耗材可能較貴之外，背膠的問題反而較少（噴墨印表機大概不會產生高熱吧）。

此外，如果標籤是要貼到設備上，你也許會希望這標籤紙撕下時不留殘膠，但是這類標籤未必常見。這類「看起來不大」的問題，都是要選用標籤前先仔細考量的事情。


標籤紙的廠牌
以Word而言，裡面已經內建了一些知名的標籤紙尺寸設定，所以使用者只需要核對你選用的「編號」，就可以準確套印標籤內容。我個人聽過的，最知名的是Avery標籤紙。不過這也並非絕對，各位若買了怪異廠牌的標籤，自行定義標籤尺寸也只是舉手之勞。列印標籤前的準備工作

做列印標籤這工作前，請把口訣先背起來：「主文件」、「資料庫」和「列印結果」。

假設你有一個很大的客戶資料庫，這資料庫的內容也常常修訂。因此，每次你要寄信時，一定是根據最新的客戶資料庫重新產生列印結果，而主文件就是每次不變制式內容。


主文件
舉例來說，你要發一封信給所有客戶，信件內容統統一樣，只是每一封信要嵌入客戶的姓名，那這「信件內容」就是列印時的「主文件」。又或者，你要列印郵寄標籤，一張標籤紙上可能可以印出21枚標籤，分別印有21個客戶的姓名、地址，這標籤紙的樣式也是一種主文件。


資料庫
對Word而言，可以支援的資料庫形式很多，Excel檔案、Access檔案、Word的表格內容、Outlook聯絡人資料……都可以，可說是相當方便。


列印結果
把主文件套印上資料庫的欄位，就是列印結果了。如果是信件類的套印文件，一封信就套用一份資料，十分單純。至於郵寄標籤，由於一張標籤包含了若干枚標籤，所以操作時可能會比較複雜。各位只要記住：只要做出一頁的郵件標籤主文件，和資料庫連結，就可以印出多頁的郵件標籤列印結果。如果能把這概念搞懂，操作郵寄標籤就變得輕而易舉了。郵寄標籤實作

我個人的建議：就用Word 2007內建的精靈，一步一步操作即可。

1. 先建立一份空白文件，然後按下「郵件」工具區，選取「啟動合併列印」，再選取「逐步合併列印精靈」。

2. 選取「標籤」，按下「下一步」。

3. 目前文件只是空白文件，所以你要「變更文件配置」，並按下「標籤選項」。

4. 選擇你的標籤形式，然後按下確定。如果你要自訂標籤形式，也可以按下「新增標籤」並輸入各項數值。

5. 此時標籤樣式將建立在空白文件上，若不再更動，請選擇「使用目前文件」然後按下「下一步」。

6. 前面的部份，你已經建立好主文件了，現在要來插入資料庫欄位了。如果你已經有資料庫了，請選擇「使用現有清單」後按下「瀏覽」。

7. 為求省事，我這個範例資料庫是另一份Word文件，裡面就是一個表格罷了，表格裡面就兩欄，一個是收件人，一個是地址，選好後按下「確定」。

8. 請把「收件人」和「地址」欄位都插入第一個表格中，然後按下「關閉」。

9. 請自行改變第一個標籤的文字外觀，像是欄位的排列順序、字體種類、大小……，也可以加入一些你覺得必要的文字。注意：好了以後要按下「更新所有標籤」按鈕，所有的變動才會反映到每一枚標籤。

10. 按下預覽標籤後，就會出現「資料庫合併到主文件」的結果。主文件可以存起來，以備日後再重複使用。不過這標籤修改的原則是：你最好只修改第一枚標籤，然後再更新所有標籤。



本期結語：其他按鈕是有作用的

如果你覺得奇怪，「工具區有很多按鈕，好像都沒按到？」是的，其他按鈕不是沒用，而是「你不會用」，它們的存在是為了讓你可以任意訂製你的標籤。不過，那得等你「很有概念」之後再去研究了，初學者還是精靈用用即可。

Word 2007製作郵寄標籤圖說