列印安全控管解決方案的6大機制

防範資料外洩，一直是企業相當關心的議題，通常首要的考量可能是安裝防火牆、使用防毒軟體等措施，在資安管控上，企業可能會將機密資料設定存取權限，或是針對電子郵件、雲端網路服務與即時通訊軟體加以防護，避免將機密資料傳送出去。除了這些網路相關的資訊安全防護，企業也會對於光碟機、USB與隨身儲存設備加以管制，避免拷貝或攜出，不過，在列印輸出設備方面，像是列印出的紙本文件，所造成的資安問題，是企業比較容易忽略的，若是沒有針對紙本文件加以控管，部門之間的機密文件仍然可能會到處流傳。

在公司內部，我們可能會見到這樣的狀況，在印表機前有一份報價單的文件，還沒被拿取，由於這些輸出設備大多置放於公共區域由多人共用，列印時，雖然會有幾秒的延遲時間，但是如果沒有馬上站在印表機的旁邊取走，很可能被人誤取，或是被有心人士趁機竊取或窺視文件內的資訊。

如果發生這樣的事，老闆也想知道這份文件是誰印的，如何後續去追蹤，或是希望能針對員工做更進一步的管控，以減少資訊外洩的可能性。

像是會議記錄、報價單、公司員工資料、客戶名單等，這些資訊都是我們常會用到的紙本文件，但隨著新版個資法今年在立法院三讀通過後，企業也應加強這方面的控管，尤其印出的資料是人員名冊、客戶資料明細、網站會員申請表等文件時，要怎麼來做好安全防護呢？若沒有針對這些公用事務設備加以管制，員工列印出的文件可能就沒有安全性可言，連工讀生、訪客、快遞，打掃辦公室的人都防不了。

列印設備廠商提供6大機制，加強文件的資安防護

在資訊安全防護上，不論是影印機的OA廠商或是印表機的IT廠商，都開始陸續提供紙本文件防護的解決方案，協助企業管控列印文件方面的資訊安全。

尤其是現在多數單功能列印設備之外，結合掃描、列印、複印和傳真等多功能的數位複合機，越來越受歡迎，再加上透過網路的整合應用也越來越多，一臺數位複合機就像是小型個人電腦、檔案伺服器一般，內建處理器、記憶體、網路卡與硬碟，若是不加以管控，容易成為資安漏洞。

要利用設備的管控機制來做好紙本文件管控，首先就是要做好列印設備與使用者的驗證工作，這樣才能明確了解每位員工紙本文件的責任與歸屬，管控上也方便許多。驗證之外也可以針對不同屬性員工加以限制，設定不同功能權限、強制浮水印等措施，設立權限級別，讓所有人了解資訊的傳播界限，避免因為對資訊的不了解而導致的資訊安全事故。

此外，事後防範的稽核工作也很重要，這些設備的使用動作要有報表記錄可以查，或是側錄留存每筆列印工作的文件內容，以及何時會需要稽核這些內容，可以檢視的人又只有誰？這些都可能是企業後續所要面對的問題。

普遍來說，這些列印設備廠商提供的管控方式，可以分成6大類：

● 身分辨識機制

● 功能權限控管

● 密碼機密列印

● 安全浮水印

● 列印資料內容備份和記錄

● 文件內容自動關鍵字警示

這些功能可以協助列印文件的限制與管控、文件識別、列印記錄統計與列印內容稽核，增加列印安全防護的執行，以及事後有效的追蹤。

隨著列印設備等級不同，不只本身的售價有很大的差異，搭配的內建機制層級也大不相同。在所有的輸出設備中，或多或少都內建列印安全管控機制，較低階的單功能印表機，幾乎都內建浮水印功能，而中高階機種多了內建密碼機密列印的功能，或是做到部門控管與列印記錄的功能。而高階的數位複合機還能夠搭配列印內容備份的機制，以及關鍵字警示的功能，讓列印安全控管機制更全面。

以Brother與富士日洛克斯來說，在較高階的產品中，能提供基本的浮水印功能、身分辨識機制、功能權限控管與密碼機密列印功能。而像是Canon、富士全錄、HP、Lexmark、Ricoh、Kyocera等廠商，較高階的產品還會提供更進階的浮水印功能，更多的辨識機制與權限管控流程，並可以搭配列印資料內容備份，與機密關鍵文字的警示功能。

身分驗證與功能權限設定是最基本也最普通的管控措施

針對列印功能，在電腦端登入驗證的動作是最容易的控管方式，而由於複合機還具有掃描、傳真、影印等動作，因而在機器端也同樣需要登入驗證的方式來加以管控。

一般來說，管理人員會讓使用者以加入網域或是自訂使用者帳號密碼的方式，或是採用讀卡機辨識的方法，來進行登入驗證，通常列印管理作業，會與現行運行之帳號資源統合管理，例如直接與公司網域AD結合，特殊單位也可以自訂帳號密碼來管理，或者是加裝讀卡機，搭配管理軟體讓驗證更容易。

利用讀卡機的認證方式，可將卡片資訊與網域AD、門禁卡等卡片做整合，或是製作新的使用者卡片，讓使用者在使用輸出設備的任何功能時，必須先通過卡片或密碼的認證後方能使用。

在功能權限控管方面，針對不同部門或是個別使用者，企業可以設定不同的使用權限，像是A員工可以使用公司內的所有列印設備，B員工只能使用其中的一臺；或是A員工可以使用某臺設備的所有功能，而B員工只能列印，不能影印、傳真、掃描。除了針對機器、使用者加以管控，管理人員也可以利用群組的方式，更方便地對內部人員達到使用管控。

進一步的權限級別的限制上，還可以限制使用者在使用這些設備時，強制印出浮水印、列印使用者名稱與時間、頁首頁尾，指定固定的傳真、傳送對象，也能夠協助文件資安的管控。

至設備前輸入密碼再印的機密列印功能，相當實用

為了降低人為疏忽的列印使用狀況，像是列印後文件忘記拿取的情形，我們可以利用設備本身的密碼列印功能，來驗證放行。執行密碼機密列印時，我們會先在電腦上輸入1組密碼，列印工作會傳送到印表機後並不會立即輸出，而會先將資料暫存在記憶體或是硬碟中，當使用者走到設備前驗證登入後，針對該文件輸入密碼後才會列印出來，此功能一般簡稱為「機密列印」，可避免文件印出後，忘記拿取或是被別人先拿到文件。

機密列印功能，算是目前相當普遍的功能，印表機或多功能事務機，只要具備硬碟，或是分割記憶體磁區，當成列印資料的暫存區域，而設備面板上通常也會具有數字鍵，不過要注意的是，以記憶體暫存的方式，當印表機電源關閉後，暫存在印表機的列印資料便會自動清除，而具備硬碟的列印設備，大多可以設定機密列印的文件保存時間。不過，若是輸出大量文件時，為了文件資安疑慮，使用者就必須在設備前等待較久的時間。

不同的進階浮水印功能，可帶來更多層次的防護措施

針對文件印出來後的防護機制，最簡單的方式就是利用嵌入浮水印的功能，將文件背景嵌入文字與圖案。一般的浮水印功能是最基本的機制，現在幾乎各種輸出設備都有浮水印的功能，通常是用來表示此文件的擁有權與屬性，具嚇阻的作用，而高階的列印設備可選購更進階的安全浮水印套件，可以識別文件來源並防止拷貝，達到更佳的文件防護效果。

一般來說，使用浮水印功能，多半是靠使用者手動設定勾選浮水印功能，管理者也可以設定成強制執行，以鎖定列印伺服器驅動程式的方式，或是透過進階的管理系統，設定其功能權限，達到強制嵌入浮水印的效果，甚至針對不同印表機、部門、使用者訂定不同樣式。此外，也可將圖章的檔案燒錄在記憶體模組中，再安裝至單臺列印設備內。

列印設備本身幾乎都具有基本的浮水印功能，而各家廠商也推出進階的安全浮水印套件可以選購。基本的浮水印功能來說，可以自訂文字內容，呈現在文件背景後方，或是顯示出列印者的名稱、日期與時間，讓文件來源清楚。

對於機密層級要求較高的文件，在進階的浮水印功能方面，多數廠商提供更進階的浮水印功能，像是可以增加網底條碼，外觀看起來像是網底浮雕圖樣，當設備偵測到圖樣中的資訊時，可以辨別是否無法再透過這臺機器影印、掃描與傳真，甚至也可以藉由掃描得知條碼所包含的內容資訊，查到是特定使用者印文件的時間，即使撕碎都可以檢視這份文件的來源，因為條碼嵌入在文件的每一個角落中。

當機密文件被複印時，會在背景印出浮水印圖案或字樣，以防止機密文件被任意複製流傳。而嵌入那些屬性的文件，也可以讓機器用來辨識文件來源，或者是防止文件影印、掃描、傳真。自動將列印時間、文件名稱、使用者帳號等資訊，加入條碼資訊中

無可避免的，這些防護措施企業需要採購相同廠牌的設備，並選購這些進階的安全套件、模組，才能在企業內部環境中做到有效的防護。

此外，還有一種安全浮水印的措施，可以做到加強文件防偽與保密層級的效果，讓列印出來的文件變成無法偽造的機密資料。像是Lexmark提供特殊的碳粉耗材，只要換裝內含特殊碳粉成份的碳粉匣，可以讓文件印出像是白紙的文件，需要特殊光源照射才會顯示出列印內容。或是像HP所提供的防偽技術，可以印出雙層的防偽圖樣文字，肉眼僅能辨視上層圖案，下層文字需利用過濾卡才能辨視出。

落實文件輸出後的稽核與追蹤，也是防護中重要的一環

經過驗證與限制的管控，稽核的動作也相當重要，而保留列印記錄與內容的動作，就是企業最後的一道防線，可以當作有利的證據保存。當企業發現機密文件外洩時，可以調閱文件副本與相關資訊，以追查外洩來源，甚至在第一時間發現狀況。

一般而言，報表記錄是較普遍的作法，通常可以記錄使用者名稱、列印時間、列印張數、檔案名稱與相關使用狀況，但無法知道文件確切內容。而搭配影像備存的方式，可以提供較完整的文字與影像記錄。

多數廠商提供列印內容備份的功能，同時也強調不只是列印功能，針對複合機的掃描、傳真、影印功能，也都能夠做到副本留存的動作。除了列印功能，多數複合機廠商還針對紙本文件直接相關的使用方式，例如影印、傳真、掃描等功能，同樣做到副本留存。

當使用者開始操作複合機時，不論影印、掃描、列印、傳真時，同時機器也會將這些內容記錄成PDF檔或影像檔，暫存在複合機的硬碟中，再將影像檔案傳送至後端的儲存伺服器上。

這些留存檔案也可以藉由OCR（光學字元辨識）功能，轉換成PDF與文字檔，或是可搜尋的PDF檔，傳送至後端的檔案的伺服器上，提供相對應的搜尋功能，讓追查洩密文件時更快速。

更進一步，內容備份也可以結合OCR辨識功能，另外提供關鍵字警示設定的功能。例如被列印文件內出現與關鍵字相符的文字，軟體系統就會自動透過電子郵件等方式，發出警示訊息給管理人員，這樣的作法可以積極防範資訊外洩的可能性。

事務設備本身的資料安全與網路防駭措施也很重要

現在的企業環境中，多數資料都已經數位化，雖然各種資料都已經做了保護，當這些數位化資料從印表機輸出時，就需要加以限制與考量如何稽核，一旦機密檔案被列印後或是外洩後，才不會遇到不知如何追查的問題，我們便可以利用上述的機制來協助管控。

其他可以值得注意的功能方面，主要就是硬碟加密功能、將列印封包加密、鎖定IP位址與連接埠等措施，也是增加網路印表機安全層級的重要考量。

現在的列印設備由於可加裝硬碟，使用上雖可以當作個人或公用資料夾，以儲存常用表單文件，方便文件的管理，但是，如果遭使用者拆卸其中的硬碟，資料同樣有外洩的疑慮。因此，普遍的解決辦法就是將設備內的硬碟資料加密，通常這類設備需選購原廠所搭配的特定加密硬碟，即使硬碟被有心人士拔除，並移至其他同型設備中，該硬碟也會比對設備序號等相關資訊，不符合也無法將資料解密成功。

而列印封包在網路之間傳遞，也應採取適當的加密，避免有心人士截取其中的資料，目前大多數設備都有加密傳送列印封包的功能，增加文件的保密效果。或是透過網路通訊協定SSL、SNMPv3，或是IPV6協定來增強網路傳輸的安全。

此外，列印設備的存取限制也應該要重視，防範使用者私下透過網路存取印表機，擅自將機密文件列印出。一般說來，大型複合機的安全管控方式較多，而低階的單功能印表機管控較少，通常是個人或小單位獨立使用，這時我們可以利用限制存取印表機網路位置的功能，依個人電腦等設備的IP位址來管理存取權限，防止員工利用未經授權的設備列印資料。

大多需配合其他管控方案，才能達到完整的資訊安全防護

多數企業對於列印設備的考量，可能會是以成本管理為優先，但若是沒有針對紙本文件加以控管，紙本機密文件就很容易到處流傳。

許多外洩源自內部人為疏忽，企業應該要做好防護與因應的措施，以遠離資料外洩風險。而對於員工這方面的教育訓練，可減少內部員工有意無意洩漏出去的可能性。

綜合前述管控機制，無非認證、授權、稽核的動作，從認證開始賦予權限，一直到文件產出後的稽核、追蹤。同時，設備也可以結合更多的保護措施，像是搭配指紋辨識功能，提供更高的安全使用層級。有些日本企業的防護很全面，例如要先刷過門禁系統，才能登入事務機繼續使用，結合不同的控管系統，讓安全管控更合理也更嚴密。

不只是列印設備本身的安全防護功能，也要留意一些不當使用的方式，像是避免紙張浪費以節省資源，採用回收廢紙的方式時，若是這些廢紙沒有經過檢查，利用空白背面再次影印時，列印稿的背面卻是公司的機密資訊時，不就又出現問題，因此企業內部廢紙的後續處理也相當重要，可以考慮購買碎紙機來處理這些廢紙。

除了設備端的管控，企業也可以在文件管理時，讓文件受到保護而無法列印，像是一些大型文件管理系統，提供可以針對檔案類型，並依據使用者的權限，來控管列印的作法。

因此，制定完善的配合政策，例如落實人員控管，進出公司時，是否將重要紙本文件是否被攜出，身份辨識卡是否可能遭人盜用，甚至結合錄影監視系統，加強內部資安防護；手機的照相功能、無線網路功能也應做到最佳的管制。數位生活越發達，安全疑慮也不斷增加，企業也應提前做好防護規畫。

控管方式1：身分辨識機制

身分辨識是最基本的管控原則，其他多數控管功能才能夠依此驗證管控，後續透過報表追蹤也才能夠有根據。常見的認證方式有3種：加入網域、自訂使用者／群組帳號密碼、搭配讀卡機。甚至我們也可以針對個別權限功能，設定不同的登入驗證方式。

控管方式2：功能權限控管

限制功能權限時，最簡單的作法是限制設備上所顯示的功能，進一步的作法則是依使用者或群組，分別設定其功能權限，或是以驗證方式來允許操作。

控管方式3：密碼機密列印

密碼機密列印功能已經是列印設備常見的功能，列印時，只要先在驅動程式中設定密碼，接著到設備前以密碼驗證，才會開始列印，現在也有搭配讀卡機驗證，或是結合漫遊列印功能。

控管方式4：安全浮水印

針對進階的浮水印機制而言，具有網底形式的浮水印功能，文件看起來較複雜，不容易一眼看光文件內容，有些網底還嵌入條碼資訊，可以讓複合機去辨識文件，以防止不當複印、掃描與傳真，或是追蹤文件來源；有些背景浮水印則具有辨識文件真偽的效果。

控管方式5：列印資料內容備份和記錄

Log記錄的保存是最基本的證據來源，不過通常只能看出列印者、時間、工作類型、檔案名稱，而列印備存的方式可以檢視完整的檔案內容，透過整合式的系統工具，我們還可以直接點選任一筆資料，看到影像記錄。

控管方式6：文件內容自動關鍵字警示

搭配副本備存的機制，自動關鍵字警示功能可以幫助管理人員，在第一時間察覺到資料外洩的可能性，不過這個功能需要依賴OCR光學辨識文字的能力，一般來說，中文字會比英文字難監控。

用讀卡機認證身分

印表機與數位複合機搭配卡片辨識機制，是目前常看到的解決方案之一，能夠快速方便地協助驗證登入。一般來說，這些列印設備所搭配的卡座系統與門禁安全系統類似，臺灣市場上，目前主要使用的晶片廠商中以EM、HID、Mifare這3種卡片格式最普遍，例如臺北捷運的悠遊卡就是使用採用Mifare格式。使用讀卡機搭配列印設備時，企業也可以考慮整合公司既有的驗證卡片，以減少卡片太多的負擔。

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