多功能事務機的第二波變革

新竹科學園區有一家知名的半導體公司，幾年前就已經在考慮是否採購多功能事務機，在當時，一機集合列印、影印、傳真、掃描的多功能事務機，既可簡少事務設備的數量，亦可簡化文件處理的手續，不過，這家公司最後卻沒有採納。

多功能事務機除了整合多種事務處理功能之外，最重要的是將類比式事務設備一併納入數位化的範疇。比如傳真的應用，多功能事務機先將書面文件藉由掃描轉換成為數位檔案，一旦轉成數位格式，可運用的空間就變大了，多功能事務機不僅可發送多份傳真，更可將文件寄發至多個電子郵件信箱（Scan to Mail）。

然而，當時的多功能事務機卻缺乏精細的管控措施。數位化雖然帶來便利，但這家公司很擔心數位化的風險。Scan to Mail太方便使用了，反而使得資料外洩更為容易。於是這家公司又退回繼續使用類比式傳真機，要由傳真機洩密，起碼在程序上比較麻煩。

想不到，多功能事務機原本打著整合數位化設備的優勢，卻因為做不到精細的控管，數位化的優點反而成為企業最大的顧慮。

這是多功能事務機的第一波變革──設備整合階段，最主要的特色是整合多種功能於一身，為後續的發展奠下基礎。

多功能事務機真正令人期待的是第二波變革──應用整合。本期封面故事──「多功能事務機掀起文件管理變革」，我們所報導的就是多功能事務機目前在應用整合階段的發展。

現在的多功能事務機，比起以前來說是更為聰明，有些機種根本就像是內嵌了一臺電腦一般，不僅擁有更強的處理能力、可程式化空間更大，更有助於與企業核心應用程式──如ERP、CRM等等的整合。

當多功能事務機擁有這些功能後，它就不再只是一臺純粹處理文件列印、傳真的事務機而已。首先，由於處理能力提升，多功能事務機具有圖文辨識的能力（OCR），先有了辨識能力，就能夠有更智慧的判斷、處置。例如，多功能事務機掃描辨識銀行的帳戶申請文件後，可自動將印鑑的圖像部分存成檔案歸檔。

又或者如傳真給客戶填寫的文件，多功能事務機可自動加上以二維條碼編碼過的電子郵件位址，一旦客戶回傳這份文件，多功能事務機會自動辨識二維條碼，再以電子郵件寄發給相關人員處理。這不僅只是減少人力處理的程序，更是改造了自動化的流程，而更聰明的多功能事務機就扮演著中樞的角色。

再者，由於新一代多功能事務機的可程式化空間更大，操作面板可依流程而設計各式功能快捷鈕，或是流程步驟的指引。此外，藉由支援XML等標準，多功能事務機可與文件管理系統、甚至業務系統有著更為密切的整合。

前陣子，這家半導體公司開始公開招標採購多功能事務機，要求產品規格要能符合：保存所有影印、列印、傳真、掃描作業的文件檔，記錄列印者、列印時間、檔名、文件內容等相關使用資訊。有了精細的控管與整合能力，新一代多功能事務機甚至可記錄下傳真的內容，這才是徹底發揮數位化取代類比設備的優勢。

多功能事務機的第一波設備整合變革，是革自己的流程，第二波應用整合變革，則是革企業的命，這將是多功能事務機大放異彩的時刻。