重視列印管理

文件列印是企業裡最基本的需求，然而，或許也因為是太基本了，就像是影印機一樣，列印成本及列印管理很容易會被忽略。但是，在原物料價格高漲的今日，列印成本已經是一個需要正視的問題。

以紙張為例，一般列印用紙的價格，在去年就歷經多次調漲，幾個月下來就調漲一次，而今年的紙價趨勢，更是只會再漲不會跌。光是紙價頻頻漲價所帶來的衝擊，企業就有必要重新評估列印的成本與管理。

列印管理可以為企業帶來的功效，並不只是節省列印成本費用而已，還可以節省IT管理費用。

如果一家企業只有幾臺印表機，而這些印表機平日又運作良好，管理工作的負擔確實不大，但是，如果一家企業有數十臺甚至是上百臺印表機，而這些印表機又分散在不同樓層，那麼光是一般認為最基本不過的事，如碳粉／墨水匣的補充、印表機驅動程式安裝、設備的維修等等，不僅會對於IT部門造成極大的負擔，連使用者也會抱怨連連。

而且，無形中還會造成一些不必要的支出，例如，設備故障導致需要頻繁的派修，如果每次只要一有印表機故障，就請維修廠商派修，那麼維修工程師每次出門就算是修一臺印表機，也要照時數算錢，無形中就會造成不必要的支出。

臺北市捷運工程局就曾經面臨這樣的問題，他們的資訊部門每年大約要處理3,500件維修案件，其中，印表機維修就占了500件，若以每一次維修需要花費2小時來計價，平均每年花在印表機的維修費用就要18.7萬元。若再加上因為無法管控員工列印，而帶來的列印資源浪費，整體列印成本支出中就有許多可改善的空間。

於是，臺北市捷運工程局決定從列印管理下手，很根本徹底解決這些問題。他們設定了幾個列印管理要達到的目標：列印資源共享、減少維修負擔、安全性管理及減少投資成本與資源浪費。

從列印管理的角度來看，這幾個目標其實是環環相扣的。他們一開始先整合列印資源，藉由普查列印需求，以及增加網路印表機，以減少印表機的數量，接著再藉由使用者群組設定與權限控制，來做到管控列印資源，以及文件列印的安全性。

當你從列印管理的方向一步步著手進行時，就會發現一些以往忽略的事。例如，當辦公室裡發生印表機卡紙或印不出來的事情時，通常就會有熱心的同事前來幫忙，打開印表機，抽出碳粉匣或是送紙匣，把卡住的紙張拉出來。一般IT人員看到有這麼熱心的同事在幫忙，都會很感激，但是臺北捷運工程局卻不這麼認為，他們為了要延長印表機的壽命，反而刻意不讓非專業人士介入排除印表機故障問題，因為，把卡紙拉出來看似是最直接的做法，但其實可能會因而造成更大的損失，在強拉卡紙之下，可能會造成其他零組件受損，反而要花更多錢去更新零組件。但是，要怎麼比熱心的同事搶先一步去排除印表機的故障呢？臺北捷運工程局就是先準備一些零組件，利用列印管理機制，藉由設備主動通知故障情事，讓IT人在第一時間帶著零組件趕到現場維修更換，既可保障設備，又可提升用戶滿意度。

列印看似是再簡單不過的事，但有沒有進一步管理，所帶來的成效可差很多。請見本期企業採購特輯深入分析，如何由列印租賃及管理來節省列印成本。