公文電子化的最後一哩

今年的1月底，行政院頒布了「電子公文節能減紙推動方案」，正式宣告政府公文電子化要全面邁向新的里程碑──公文處理全程電子化。

所謂公文處理全程電子化，是指公文的整個簽核過程都在網路上批核，因此既可捨棄紙本公文，又因為公文的簽核不受時空的限制，而可以提高公文處理的效率。

政府機關的公文處理其實早就已經電子化了，政府在民國83年就開始推動以電腦製作公文，取代手寫公文，接著又在89年推動公文電子交換，跨機關的公文傳送以網路取代郵寄，而在92年實施的公文橫式書寫，更是從格式上改革，徹底讓公文處理與電腦接軌。

然而，這些若在過往都已經做過了，為何現在還要再推動呢？關鍵就在「全程」電子化。雖然現在都是以電腦製作公文，但未必有電子簽核系統，因此公文的簽核還是得靠紙本公文，所以電腦只是取代人工謄寫罷了；或者，有些機關已有公文線上簽核系統，主官卻沒有使用線上簽核，因此最後主官簽核還是得再印出紙本公文；至於跨機關的公文交換，雖然已經實施電子交換，但機關收到電子公文之後，因為自身沒有線上簽核系統，所以還是得再把公文給印出來。

這些現象都指出一個問題：若公文簽核沒有全程都在網路上簽核，那麼公文電子化的功效就會大打折扣。原本能節省用紙的好意，最後其實也沒省到；原本能提升簽核效率的用意，最後還是功虧一簣。

落實公文全程電子化最顯而易見的效益，就是減少紙張用量，以行政院研考會的經驗來看，他們一年可節省8萬張用紙；以中央與地方共8千多個政府機關來計算，若全部採用電子公文簽核，那麼以一年起碼有3萬件公文量來估計，每年就可以少砍9千棵樹。

除了省紙節能，公文全程電子化更重要的是能提升公文處理效率。行政院研考會自身的經驗是，平均每件公文處理時間可再縮短0.57天。別小看這半天，若一件公文要會辦多個機關，那麼加起來所節省的時間就可觀了。
從政府服務民眾的角度來看，雖然現在政府機關已經做了很多便民措施，像是各式網站服務，但民眾仍然詬病行政效率不彰。其中一個原因就是公文程序繁瑣、往返費時，因此若能透過公文全程電子化來提升公文處理效率，就能進一步改善為民服務的品質。以高雄加工出口區的經驗來看，他們把公文線上簽核系統延伸，整合了對外部廠商的發文與確認簽收，提升對廠商提供的服務品質，同時也增加了自己的競爭力。

現在全臺灣已經做到公文全程電子化的機關寥寥可數，還有超過9成的機關沒做到，實際上，這其中有些機關並不是完全沒做，有些甚至已經嘗試過了，但因為種種因素而失敗，像是主官沒有強力推動，或是開發系統的廠商出問題。然而，不管怎樣，距離政府要求在2011年底前全面推動公文全程電子化，剩下的時間不到2年了，政府機關得更積極地面對這件事，這雖然是要奉命達成的政策，但對機關自己也是一件好事。本期的封面故事，我們就採訪了目前幾個在公文全程電子化已經做得不錯的機關，透過他們的經驗，讓推動公文全程電子化所可能遇到的阻力降到最低。（請見第28頁）

此外，微軟在本周一次發出14個安全公告，修補34個漏洞，其中甚至有8個屬於重大安全等級，之前微軟也已經緊急釋出捷徑漏洞的修補檔，因此，別忘了要通知使用者裝上修補檔。