影子IT化暗為明

國外一家儲存管理軟體公司Nasuni，最近發布一份企業使用Dropbox的調查報告，結果受訪的1千3百多位商業人士中，每5人就有1人在工作中使用Dropbox儲存商業文件，而且大多數是瞞著IT部門私下使用，其中，高階主管還是最大的使用族群。

這樣的結果其實滿令人驚訝的。高階主管不可能不清楚公司的政策，但為何又要違反資訊政策的規定，私自使用沒有受到資訊部門管制的雲端服務呢？

可能的原因是，高階主管是企業裏率先使用平板電腦、智慧型手機的使用者，而Dropbox雲端儲存服務方便行動裝置隨時隨地存取檔案。他們只要申請帳號，就可以立即使用Dropbox雲端儲存服務，若是對資訊部門提出相同的需求，可能得等資訊部門好幾個月的時間開發，而且開發出來的服務也不見得如同Dropbox穩定好用。甚至，資訊部門也可能不採納這樣的需求，因為只服務到少數人，不符開發的經濟效益。

這份調查的結果還指出，最多人使用Dropbox的部門，是行銷部門，顯然行銷部門認為公司的檔案伺服器等服務無法滿足他們，因而尋找Dropbox這樣的外部雲端服務。

像這樣子由部門自己決定採用外部服務的現象，在企業裏會不斷地發生。不只是Dropbox，業務部門也會想要快速有銷售自動化的雲端服務，專案管理單位會想要馬上有個線上專案管理系統。

因為現在已經有越來越多企業可以選擇的雲端服務，這些服務都可以開了帳號就立即啟用，而且使用起來都比傳統的IT系統來得方便，因此使用者開始不願意遵循傳統IT服務開發的做法，沒耐心再等待冗長的系統開發導入流程，改為採用立即能用的外部雲端服務。也就因為這樣，企業裏開始出現一個個不受到IT部門管控的影子IT服務（Shadow IT）。

影子IT這種模式，讓傳統的IT營運模式失守。過去資訊長掌管著全公司的IT策略，業務單位想要任何IT服務，都須要先過資訊長這一關，或者要看資訊工程師的臉色；如果業務單位提出的需求不明確，而開發人員以此為由拒絕開發，業務單位也只能摸摸鼻子，無可奈何，誰叫自己不會寫程式。但是，現在情勢整個轉變了，許多雲端服務等著企業採用，在一些特定的情況下，業務單位大可跳過IT部門，直接採用外部的服務。而可預期的，未來企業雲端服務會更多樣化，業務單位的選擇會更多。

影子IT其實是在IT部門長久以來的痛點上灑鹽巴，IT部門大半的人力與資源都花在維護既有的系統上，而且又被要求持續降低成本，難有餘力與人力去開發跟得上時代的創新應用，然而，現在的使用者已經用慣了世界上一流的IT服務，個個要求的水準都變高了，使得IT部門面臨雙面包夾的困境。

站在公司的角度來看，這些體制外的IT服務，若沒有經過妥善的評估與管理，其實是有很大的安全風險。所以IT部門應該換個心境，接受影子IT的事實，與業務單位合作，做為業務單位的技術顧問，評估其採用的外部服務的安全性，協助將這些服務與內部系統整合，讓業務單位可以快速透過IT服務建立競爭力。

或像本期封面故事所報導的臺灣大學計算機中心一樣，不再當一個IT監理者，而是大膽構思未來的校園IT，整合多種雲端服務，將體制外的IT服務化為校內服務，讓計中從一個支援單位，變身為引領未來校園的先驅。（請見第37頁）

吳其勳／iThome電腦報周刊總編輯