資訊人員如果有能力寫出符合公司需要的軟體,一般而言,總是會被認為是境界較高、程度較優的資管人才。

某種程度來說,這當然是事實。但是我們如果以為資訊人員具備這樣的開發能力,就必然應該拿出來為公司效力,為公司開發一套量身訂做的商業智慧(BI)系統或ERP系統,而且以為這樣的勞心勞力,就必然對組織運作的效率有所助益,這個想法可就過度天真了。

自己的員工開發自己所需要的軟體,好處相當明顯。當有些軟體根本買不到,不自己開發還真不行。市面上雖然有許多現成的套裝軟體,但是一旦和企業本身的需求相差很大,一樣也不得不自己開發。由公司內部資訊部門人員開發系統最大的好處,就是自家人最了解自家公司,作出來的東西也最能夠符合使用者的需求。

但是上面所說的兩種情況,其實都只是少數,在多數情況下,我們所需要的軟體其實都是「大同小異」,像是會計系統、員工出勤管理系統、知識管理系統等等,只要你的公司是要發薪水的、得準時上下班的、希望員工間能夠分享資訊的,不同公司間的需求不會有太大的落差。

我並不是說追求公司與公司間的「小異」沒有價值,而是我們經常忽略了,追求這樣的「小異」付出的代價究竟有多高。這些代價之所以會被忽略,則是因為它們往往是隱性的、間接的,而不容易被察覺。

追求小異的第一個隱性成本,是學習曲線的問題。企業自己開發軟體,就表示員工在來到這個企業之前,對這個軟體一無所知(否則就有公司機密外洩的問題了)。員工不會操作軟體,組織就得承擔起教育訓練的工作,而這工作,多半還是落在資管人員身上。如果我們採用的是一種標準的、通用的軟體,員工在進入這家公司之前就已經很熟悉了,那就可以大幅縮短員工操作資訊應用系統的學習曲線。

客製化軟體的第二個問題,是這些軟體經常是人在軟體在,人去軟體跟著壽終正寢。軟體客製化,不要說一般外人難窺堂奧,恐怕就算同為資管部門的同事,如果先前沒有參與軟體的開發過程,面對不是自己撰寫的程式碼,要接手這個軟體的後續更新與修正,也不是那麼容易的一件事。於是乎,我們就經常面臨這種狀況──每次有新的軟體開發人員,我們就得學習一套新的軟體,直到下一個新的軟體開發人員現身為止。
客製化的第三個問題,是我們為了「小異」的小小甜頭,往往犧牲了「大同」的大大好處。公司內部的開發人員固然比較了解企業的特殊需求,但是我們也不能忘了,標準化的軟體具有「規模經濟」的優勢,專業的軟體公司有比較多的資源可以投資在了解各方使用者的需求、測試以及複雜功能的開發,自家公司開發的軟體則是有可能落入「量身定做,但是並不好用」的尷尬處境。

我這麼說,並不是說自己開發軟體是個爛主義,人人都該去買套裝軟體。而是,我們不要因為程式人員的技術高超,我們就要他們開發軟體。只有在自製軟體的效益/成本比高於現成的套裝軟體時,自製軟體才是一件值得做的事情,更何況,自製軟體的成本其實都被我們低估了。

作者簡介:
王盈勛─iThome電腦報總主筆
曾在科技財經雜誌任職,擔任過鄉下第四臺的節目部經理,現為淡江大學資訊傳播系助理教授,擁有政治大學科技管理博士、英國Brunel大學傳播與科技碩士學位,著作包括《世界是斜的》、《微軟生存之戰》及《白話數位經濟》等書。

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