一張紙 ，一隻嘴

怎樣的報告算是好的報告呢？我發現在賺錢的公司裡面，簡單扼要的報告才算好報告；但是在不賺錢的公司裡面，冗長沒有重點的報告卻被認為是好的報告。我曾經問過拿著長篇大論型報告閱讀的高階主管，這麼大一篇看得完嗎？一天上班時間只有八小時，大概就只能處理這件事情吧？他告訴我：「不看完怎麼知道底下的人有沒有惡搞？如果他只寫三兩頁，肯定是不認真！」

「報告不寫厚一點，哪看得出誠意與努力呢？」我的朋友告訴我，「只要厚，去Google努力抄一堆回來就好，老闆一定會感動的啦！」我自己想像，如果我是主管，拿到一本特厚的報告，我該怎麼辦？首先要勉勵同仁的認真吧？然後用心地閱讀以免傷害他的自尊，最後想辦法擠出幾個問題來問，至於重點呢？應該是自己拿起尺跟紅筆畫吧？可是仔細想想，我有多少時間來面對這樣的報告呢？如果我拿閱讀這些缺乏重點的報告的時間去做別的事，會不會更有價值？同仁如果少花時間來寫這些報告，多花時間在思考與創新上面，這樣子時間的利用會不會發揮最大的機會成本呢？

人的心理都是有「框架效應」的。舉例來說，桌子上放一個蘋果，想要分給兩兄弟，要怎樣分才不會吵架？有80%的人會說切一半，20%的人說兩個人先談好分配的比例再來切。只有千分之一的人會說，切成好幾瓣，想吃多少自己拿。問題的問法決定了框架，就好像記者說官員去勘查災區就是作秀，於是我們也會理所當然認為那就是作秀，畢竟答案的範圍已經被問題限制了。所以冗長的報告，其實就是部屬設計好的框架，擔任主管並不是要去檢查部屬的框架，或者在他們的框架裡面做決定，反而應該是從各方面思考，來挑戰部屬，直到彼此產生共識，對於結果都滿意為止。既然這樣，報告看不看完不重要，報告本身的厚薄也沒有關係，重要的是我們是否能綜觀全局，提出更精闢的問題或見解。

我曾經聽過一個故事，某個企業請國際知名的顧問公司作評估，結果花了兩百萬美金，拿到一份只有四頁紙的報告。公司內部的人很憤慨，認為被洋和尚給騙了，在認真溝通之後，大家才知道，如果要把四頁紙背後的研究資料都拿過來，可能連貨櫃車都裝不下。四頁紙，十分鐘知道答案與做法，不是更有效率嗎？

前些日子遇到一個長輩，他說以前跟一個老闆做事，他每次交報告的時候都只有一頁A4紙，剩下的都靠一張嘴解釋。合作了一年之後，老闆希望結束合作關係，因為「年輕人做事不紮實，只靠一張紙、一隻嘴，成不了大事！」他很失望地離開了，因為老闆只看一張紙，卻沒有想過這一張紙背後他做了多少功課。後來，他遇到另外一個老闆，他仍然是一張紙、一隻嘴，但是這次不一樣了，老闆事事重用他，幾年下來，公司成長壯大很多。而他以前跟過的那個老闆，卻因為經營不善早就跑路了！我在深圳常聽到「現在不是大魚吃小魚的時代，是快魚吃慢魚！」，有效率，有彈性，才能應付當前每天都在變化的環境。

蘇東坡總結自己一生的治學態度，提出「博觀而約取，厚積而薄發」的說法。所謂約取，簡單講就是濃縮，把大量的知識與資料用最精簡的方式呈現；以現代的方式，就是用圖表與講重點。「我把能做到將大量知識濃縮的人叫做『榨汁機』」，學長提到他用人的哲學，「這樣才能把事情變簡單，頭腦要空下來思考，不是拿來K底下人的報告挑錯字！」或許，從上一代經營者的角度來看，那些靠著一張紙、一隻嘴的人都是騙子，不學無術，但是如果這張紙是濃縮了無數的資料呢？我們是否相信，一張圖片勝過千言萬語？圖表其實真的比長篇大論還要具有說服力，也更專業。

擔任主管或老闆的人，自己要有足夠的判斷力，思考這一張紙上寫的東西是不是言之有物？我們當然怕這一張紙上面的東西是騙局，可是這只有在一種情況下成立，就是我們無知。如果我們不要急著決定，反覆咀嚼思考，查閱參考書籍，多徵詢別人的意見，與部屬充分溝通交換意見，持續問自己是否落入了問題所暗示與限定的框架之中，這樣子決策的結果會好很多。

「你不是才說快魚吃慢魚嗎？為什麼又說不要太快下決策？」速度與效率不會因為決策時間差個一兩個星期而有落差，但會因為方向正確與否而有天壤地別的差異。我們需要博觀、廣泛地蒐集資料、研究相關議題與新聞，最後必須要約取，好好地咀嚼，針對我們的目標訂出重點，最好能在個位數頁數的報告中寫完，把那些複雜難懂的數字與理論簡化成圖表與範例。想想看，如果每天股市的走勢是一行行的數字而不是一張曲線圖，這不是會要人命嗎？而且，大多數的時候，我們也只想知道漲還是跌？收盤價多少？加權指數是多少？至於背後那一大卡車的資訊？並不真的那麼重要吧！

作者簡介：
吳俊瑩－iThome電腦報技術主筆
交大電子工程系、臺大電機研究所、政大科技班畢業，身兼IT/電子技術顧問和某小型電子公司研發處長。