如果希望這輩子有所成就,就得在外界要求與自己的野心間畫出一道界線。沒錯,我們都有帳單要付、責任該盡。不過,對絕大多數的人而言,「該做的事」和「想做的事」之間有塊廣闊的灰色地帶,一不小心就會被電子郵件、會議,與其他人的要求塞滿,沒有空間留給你認為重要的工作。

為有效工作模式打好基礎

by.馬克 麥基尼斯(Mark McGuinness)

 作者簡介  倫敦創意專業人士教練、99U專欄作家。(www.LateralAction.com

偉大的小說、絕妙的設計、改變市場遊戲規則的軟體、掀起變革的企業,此類成就的達成需要投入時間、心思、技術、毅力。而無論哪一天,過去半小時甲客戶或乙同事寄來的四封電子郵件,感覺永遠比那些我們該投入心力的工作還要緊急,即便他人的要求很可能是可以等數日或數小時再回應。

沒人喜歡讓別人焦急等待回應。在每天工作的一開始,就面對滿出來的信箱、一連串的語音留言,還有上次開會記下來的待辦事項,你會很想在開始做自己的工作之前「清空桌面」。你告訴自己,掌握最新訊息之後,會比較容易專心工作。

這種作法最大的問題是,你一天中最精華的時間都用在解決其他人的急事。等到可以好好做你自己的工作時,可能下午都過了一半,體力已然耗損,大腦轉速也變慢了。

「好吧,或許明天會好一點。」你如此告訴自己。

然而,明天又有一堆電子郵件、語音留言、待辦事項。如果一直這樣下去,你大部分的時間都會用在「回應式工作」上,永遠沒機會創造真正有價值的成就。

創意工作優先,回應工作次之

在工作習慣上,你可以做的最重要改變是:先做創意工作,再做回應工作。也就是說,關掉手機和電子郵件,每天保留一大段時間,根據你自己的優先順序,投入創意工作。

以前寫作時,我經常覺得很挫折,改變工作習慣後,我的寫作量大增。現在我每天早上都先寫作數小時,除非不得已,否則從不把會議排在早上。所以,不管發生什麼事,我總是能先完成最重要的工作。現在回頭看,我最重要的成就,都是因這個簡單的改變而達成。

不過,每當我坐下來寫文章、寫部落格或寫書時,還是有一堆人等著我的回音。

這並不容易,至今我還是覺得很不簡單,尤其是收到劈頭就寫著:「我兩小時前寄了一封e-mail給你......」的簡訊時。

這種作法當然違背他人的期待與施加在你身上的壓力。想關掉世界的聲音,即使只有一小時,還是得靠意志力。你會覺得不自在,有時還會惹惱其他人。不過,讓幾個人因一些小事失望,總好過讓空收件匣取代自己的夢想。否則,你只是在犧牲自己的潛力,以換取專業的假象。

良好日常工作模式的基礎

忽略所有煩人要求,開始認真工作,聽起來的確很不錯,但要如何落實到日常生活中呢?

從調整體力的節奏開始。拜人體生理時鐘的醒覺調控和心理警覺機制所賜,人每天都有一段特別有益於集中創造力的特定時間。注意你每天哪個時段精力最充沛,把這段珍貴的時間用來做最重要的創意工作。

善用創意刺激。堅持用同樣的工具、在同樣的環境工作,甚至播同樣的背景音樂,讓它們成為自己的聯想刺激,幫助你進入創作的狀態。

管理討人厭的待辦事項。把待辦事項清單,限制在長寬各三吋的便利貼可寫下的範圍內,這樣最完美。要是連便利貼都寫不下,怎麼可能做得完?如果一整天不斷增加待辦事項,事情就永遠做不完,幹勁也會急速下滑。大多數的事情可以留到明天再做,那就明天再做吧。

把握每次的承諾。訓練自己把答應自己或其他人的事情,記錄在某個絕對不會忘記的地方。那會幫助你更有效率地回應他人的要求,你與他人的合作能力也會更好。更重要的是,當你確信每件事情都已被確實掌握,心裡就會感到平靜,可以專心做手上的工作。

設定明確工作時限。為每個工作天設定開始與結束的時間,即使是獨自一人工作也一樣。將不同時段分配給創意工作、開會、通信、事務性工作等等。這些明確的時限可以避免某些工作拖太久,占掉其他重要工作的時間,還能避免讓你變成工作狂,工作狂的生產力遠不如我們想像的好。

真正有效的工作模式永遠因人而異,與才能及喜好緊密貼和。你可以試試看這些基本方法,留意哪些組合能成為你最好的基礎,讓你有最好的工作表現。當每天的行程越來越像是充滿創意的習慣,而非乏味的例行公事,你就知道自己找到有效的工作模式了。


駕馭固定工作頻率的力量

by.葛瑞琴魯賓(Gretchen Rubin)
 作者簡介  註有暢銷書《顧得還不錯的一年:我的快樂生活提案》。(www.gretchenrubin.com

身為作家,我每天都工作,週末、假日、度假都不休息。我每天寫作的時間通常長達好幾小時,雖然有時也會只寫短短十五分鐘,不過,我從沒有一天停過筆。我發現這樣頻繁地工作可以讓我做得更多,作品更有獨創性,原因如下:

固定工作頻率讓開始更簡單。萬事起頭難。從頭開始做很難,休息後再重新開始也不是易事。每天工作,就能維持工作的動能,沒有時間覺得與工作流程脫節、不會忘記工作進度、不必費時重看先前進度來恢復原本的工作效率,或提醒自己已經做了哪些工作。因為還印象鮮明,所以輕鬆就能重拾原先的工作進度。身為作家,我每天都工作,週末、假日、度假都不休息。我每天寫作的時間通常長達好幾小時,雖然有時也會只寫短短十五分鐘,不過,我從沒有一天停過筆。我發現這樣頻繁地工作可以讓我做得更多,作品更有獨創性,原因如下:

固定工作頻率讓新點子源源不絕。腦子裡若不斷想著與工作有關的事,將更可能找出點子之間意外的關係,或發現令人耳目一新的連結。每當我全心投入一個專案時,遇到的每件事情似乎都與之相關,而且是以一種非常令人振奮的方式,整個世界也變得更加有趣。這點很重要,因為我極度渴求素材,當我對潛在素材變得極為敏銳,想法就會源源不絕。相反地,斷斷續續的工作會令你很難專注,容易卡住、疑惑、分心,或忘記原本想達成的目標。

固定工作頻率最實際。如果一邊忙創意專案,一邊又要面對工作或家庭急迫的責任,固定工作頻率就很有幫助。每天強迫自己擠出時間投入專案,就不會老是因為排不出時間而感到沮喪。如果每天都做一點工作,經過數月、數年,就能完成很多事。

還有,固定工作頻率不一定代表每天都要工作,最重要的是持之以恆。不過,工作相隔的時間越長,好處就越少。(摘錄整理自第一章)


管理你的每一天:建立好習慣、鍛鍊專注力、磨練創意

99U/著;約瑟琳‧葛雷(Jocelyn K. Glei)/編;陳維真/譯
圓神出版
售價:270元

編者簡介
約瑟琳‧葛雷(Jocelyn K. Glei)

99U的總編輯與負責人,該網站提供獨具遠見創意人士的演說。加入彼罕思網絡和99U之前,約瑟琳‧葛雷是線上媒體Flavorpill的全球總編輯,領導開發新的評論產品。曾為赫曼‧米勒、PSFK、Huge Inc.等十餘個品牌與公司提供內容策略與開設網站諮詢。

作者簡介
99U

99U.com是「彼罕思網路平臺」旗下的一個部落格平臺,提供學校沒教的「遺漏的課程」,每日提供各類訪談、專欄文章和影片,分享讓有創意的點子付諸實行的最佳作法。曾兩度榮獲有網路奧斯卡之稱的威比獎「最佳文化部落格」。


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