【居家辦公實例：KPMG安侯建業】行動辦公室全程串到家，千人外勤遠距查帳不用出門

「我們的辦公室已經一片空蕩蕩，見不到幾個人了。」KPMG安侯建業資訊長陳秋正打趣地說，該公司3月中旬才剛完成居家辦公演練，接著就直接進入實戰，讓員工可以真的在家工作。截至目前，這家事務所已有三分之一的員工，大約800多人已經開始居家辦公，甚至資訊部門也做好準備，將視疫情變化，隨時可讓全員在家辦公。

但是，要做到所有員工都能居家辦公，而且使用起來，就像在辦公室那樣，對於KPMG資訊部門來說，也不是件容易的事，尤其，KPMG在臺灣員工超過2,500人，其中光是經常外勤的審計人員就占超過四分之三，這些人平時都必須到不同企業客戶的辦公室協助帳務處理，甚至有的分公司地點並不在臺灣，一旦改在家辦公後，無法直接跟客戶面對面溝通，如何完成查帳作業，也成為該公司IT一大考驗。

用遠距線上交換資料查帳，更以IP位址嚴格查驗客戶身分

由於KPMG安侯建業每天有9成員工都在外工作，幾乎人手一臺筆電、手機，為了讓這些員工能夠很快連回公司查找資訊或存取服務，該公司很早就打造具有行動力的辦公室，不僅所有筆電內建VPN連線功能，員工透過VPN連線就能遠端工作，在通訊方面，也採用行動MVPN，提供手機做為員工聯絡的行動分機，或是也能使用如微軟Teams等工具來與顧客進行視訊討論。後來，更導入行動化應用，至今推出近30款App都已裝在員工手機裡，讓他們可以迅速找到自己想要的資訊。

但是當換成居家辦公的時候，由於工作型態的改變，員工無法外出，原有的行動力就受到了限制，KPMG安侯建業原本的業務模式得有新的作法。

如中國武漢疫情大爆發，造成臺灣許多審計人員無法到疫區查帳時，金管會也准許改用視訊、掃描文件和傳真方式，來替代無法直接到現場查帳的情況。但是許多會計公司最擔心的問題是，以前是審計人員當面確認取得所需帳務查核資料，現在改為遠端確認時，怎麼確保中間傳送資料的人是本人，就變得非常重要。

陳秋正也以自家的作法為例，為了要取得客戶手上的帳務資料，他們在疫情期間，使用了一套FileEX檔案交換系統，來做為企業客戶查帳資料交換平臺，這是資訊團隊在去年底開發，並在今年1月推出上線的一個檔案交換服務，讓會計人員不用出門，就可以透過這個平臺，直接跟客戶交換資料，來進行後續查帳作業。他說，剛好遇到這次疫情，也加速這套系統採用速度，至今已有數百家企業用它來傳送帳務資料。

他表示，這套系統還採用強度更高的身分驗證機制，使用者須經過嚴格認證，才能將資料上傳到這個平臺，包括加入驗證IP位址，確保是該客戶專屬，其次，承辦人員的帳號皆須經過雙方認可後才啟用，還要搭配一次性密碼（OTP）來執行二次驗證，待確認身分是本人以後，才能允許將檔案上傳，再由會計人員將其下載，來進行作業。

而這套系統本身也提供Log記錄、版本控管，方便人員後續版本追蹤與內容判斷。他指出，如果採用一般E-Mail來傳遞，不僅會限制檔案大小，也很難追蹤，例如，一到忙季，會計人員可能要負責20個客戶，每個客戶傳10個檔案，檔案一多時，就很難管理，透過這套系統，就可解決這個問題。

另一個居家辦公產生的問題則是發生在員工家裡網路。陳秋正也提到說，以往員工拜訪企業用戶使用對方提供網路，較不會有網路不穩的情況，但現在，因為上班地點是在自己家，每一個員工家中網路環境都不一樣，就容易會有各種網路問題接連出現，如Wi-Fi訊號不穩、4G網路容易斷線等，這是IT一大挑戰，「因為我們很難確保所有員工家的網路，都是穩定的。」他直言。

為了改善這個問題，該公司資訊團隊目前也有提供一個居家辦公問答FAQ，員工遇到家裡Wi-Fi網路不穩時，就可先依上面步驟依序排除問題，例如先改用有線來試，如果同樣不行，就與電信公司聯繫協助處理，或是可以改用手機4G開分享給自己筆電來用。

早在今年1月底，中國武漢封城之後，KPMG安侯建業內部就馬上召開緊急應變會議來研擬對策，當時公司高層就定調要朝向居家辦公來規畫，依照疫情發展，讓員工可以在家遠端辦公，陳秋正也是該小組的核心成員之一，負責統籌相關防疫IT規畫與執行。

但員工在家演練前一個月，IT部門就已經提前展開了在家上班的沙盤推演。陳秋正先是將IT團隊依工作性質分成A、B兩組，當A組在家上班，B組就在公司留守，兩組輪流在家上班，並經過三回合、近一個月的模擬演練。

在演練期間，他更要求，每位員工須確認所有在辦公室的維運作業，都能在家完成。這些工作內容盤點出來就超過100項，不只開發、維運，就連從員工到職建帳號、離職刪帳號、更改權限、報修程序、資安檢核等都要考慮到，得逐一確認這些工作都能完成，「因為IT先要遠端維運，員工才能夠在遠端工作，」他說，只有先透過事前演練，才能夠讓IT維運人員逐漸習慣在家工作，就連資訊軟硬體設備，也要能調整支援遠端維運的需求。

除了要能遠端維運，資訊部門同樣也要自己扮演使用者，親自測試所有工作流程都能遠端作業，如果發現不能在家完成的工作時，則要試著找出可行的替代方案。例如該公司的採購流程，從以前到現在都採傳統人工紙上作業，沒有完全電子化，陳秋正表示，這也讓採購人員在家作業時，馬上就會遇到問題。所以，他們想到臨時的作法是，讓員工在家先印出採購單簽名並掃描後，再透過E-Mail方式傳遞來完成簽核流程，才順利跑完整個流程。

在疫情增加期間，KPMG安侯建業資訊團隊也開發一支健康打卡App，讓員工每天可以用手機記錄自身的健康狀態與工作地點，只要一有員工打卡出現發燒等資訊，馬上就會推播訊息到主管手機，可以快速掌握2,500名員工，每天工作與健康狀態。圖片來源／KPMG安侯建業

另外，他們在這次演練也發現到以前比較沒有考慮到需要電子化的環節，印刷流程就是其中一項。

針對這些少數未e化的流程，先提供一些應急方式，暫時讓員工在家也能完成作業，同時也正開發一個萬用電子表單，能直接套用紙本表單的格式。

該所審計部門大約1,800名員工，3月初也加入在家演練行列，協助IT部門做壓力測試，同樣歷經2回合共兩天測試，他們除了定期監看連線人數，也會請員工來回上傳、下載檔案，來查看頻寬變化情形來做動態調整。陳秋正表示，曾經單日測量到連線數最高達1,400人，而在一般家用100Mb寬頻網路環境下，員工平均下載一個30MB檔案約10秒完成，上載則在20秒內完成。

再者，他還會讓每個部門員工模擬實際工作情境，包括小組成員開會以及與客戶視訊溝通等。在完成顧問部和稅務部演練之後，接下來，陳秋正表示，目前該公司已有三分之一的顧問與稅務人員，加上半數後勤單位都已經陸續居家辦公，甚至不只人事、櫃臺人員在家，更有超過一半以上的IT人員已改用遠端維運，至於審計人員，目前則採機動方式配合執行。

他們意外發現很多工作在家就能完成，比如軟體開發，只要事先訂好工作進度，並定期回報，員工就不用進到辦公室，這些經驗都可作為未來工作分配的參考，等到疫情過去，考慮將居家辦公變成一種常態。

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