打造可永續的工作方式

根據古老的法則，生產力的關鍵在於勤懇任事、能者多勞、孜孜不倦。當你可以利用週六完成某些待辦事項時，為什麼「浪費光陰」？人們往往以做好待辦清單上多少事情來定義生產力。然而，我們怎麼確認清單列出的都是使命必達的大事？我們如何知道，選擇某件事投注時間，高度精力會不會相應產生最佳成果？倘若我們日夜操勞，明天會不會因為過度疲憊而想不出好主意？

生產力是 ①明確地界定自己想做的事、②撥出恰當的時間在對的地方工作，以及③於設定的期間內落實計畫。始終如一地實踐這三點，我們便能確定自己找到上線時間（uptime）。

在電腦領域，「上線時間」意指硬體或網路運作及產生成效的時段。而在我們的世界裡，不論我們選擇做什麼，上線時間是我們工作和發揮生產力的時光。你的上線時間可能用於履行職務、養兒育女、經營事業、學習成長或從事藝術創作。上線時間不只有生產力發揮到極致的時刻，更確切地說，它是指在你最高效的日子裡的一切精力流。上線時間是你全神貫注「進入心流狀態」、完成事情、處理好待辦事項的時段。而在你選擇超脫一切工作、鬆弛身心時，你也處之泰然、享受當下。你做自己想做的任何事情，並感到心滿意足。

上線時間從整體的觀點來衡量事情──我們能夠成就什麼、可以運用哪種方法、可能獲得多大的幸福感、如何帶來創新與穩定工作，以及化解過勞問題？新冠肺炎全球大流行期間，我們見證了「朝九晚五」不再是可行的辦公模式。我們當前亟需工作量、工作時間、進度表的管理方法，以及使自己成為更優異的職場工作者和更快樂的人必備的各項工具與技能。

上線時間是可以永續的工作方式。忙碌的一天和高效的一天之間的差別在於，精力、專注力和影響，這三者事關重大。關鍵是時間和專注力能相輔相成，產生最大效益。而且最重要的是運用種種時間管理工具背後的意圖，而不是工具本身。

生產力＝願景＋執行力

自從工業革命強調個別勞動者的產量與生產線各項指標以來，人們始終關注於生產力（Productivity）的效率和產出兩大層面。無論如何，最富生產力的個人實質上同時具備兩種重要特質：願景（Vision）與執行力（Execution）。試想一下你大腦中不斷「循環」的任何事──某個構想、你要購買的某樣物品、「掛念」的事情、一項洞見、下一個步驟、得要告訴別人的話。願景就是我們開啟更多新的腦內迴圈──包括融會貫通各式想法、種種事物將獲得理解，你將用前所未有的方式思考事項之間的關聯性（發揮創意），或是想出一種新的解決難題方法。執行力就是我們閉合這些腦內迴圈──完成待辦事項清單上的事情、逐步完成步驟、落實自己的願景。懷抱不凡願景的人會在腦中開啟許多迴圈。有卓越執行力的人則使腦內迴圈閉合。高生產力的人既有願景、也將之付諸實現。

比方說，尋思如何為團隊化解問題時產生出色的想法，就是開啟迴圈。告知團隊實踐該構想的方法，就是閉合迴圈。你的時間就是投注於開啟與閉合腦內迴圈的循環之中。許多人困於封閉腦內迴圈，沒時間為自己開啟新的思路。他們具有執行力但缺乏願景。還有的人雖能想出許多出色的主意，卻從未能夠具體落實。你必須願景和執行力兼具。倘若你忙於閉合腦內迴圈或完成待辦事項，而未能集思廣益、深謀遠慮、產生新點子或形成具創意的解決方案（開啟新的迴圈），那麼你只符合生產力等式一半的條件。

我曾詢問各企業高管產生最優質想法的地點與時間，他們的答案裡三個首要的時地是①淋浴時、②通勤途中、③從事某種休閒或無關工作的活動時（比如說烹飪或是遛狗）。我們大腦需要這些停機時間，好休養生息和激發新想法。高管們的答案從未包括開會期間或對收件匣進行分類時。在那一類活動中較少有讓新腦內迴圈浮現的空間。

在我們把自己的潛能發揮到極致之前，必須像一條蓄勢待發的橡皮筋，先拉回來，停一下。假如你懂得運用策略，將可把休息時間化為富生產力的時光。

理解腦內迴圈的整個生命週期，對領會願景與執行力的價值很有幫助。

讓我們循著迴圈的生命週期來檢視生產力5C：

•放鬆：結束工作後，撥出時間遛狗

•創造：生出一個出色的想法，適合提交給某個客戶應用於即將登場的銷售活動

•採集：你用手機記下這個構想，然後把筆記轉移到清單漏斗

•整合：傍晚時，你整理好隔天要用的清單，並預定翌日上午十時致電給客戶

•完結：你與客戶洽談，促使其銷售活動實踐你的創見

求取平衡、不再窮忙

我們的日常生活裡充斥著手持式行動裝置，以為藉由它們可從任何地點處理一切事情，省下許多時間。然而，點一下就能開啟的email突然使我們覺得有刻不容緩的急迫性。與此同時，即時通訊內容和簡訊如影隨形，不斷地侵擾我們的當下時刻。令人啼笑皆非的是，這些裝置最終使我們浪費掉的時間多過它們為我們省下的時間，除非我們實質上想清楚善用它們的方法。

我們多半也比以往有更多的會要開。試想一下，當你詢問某人或是自己被問到如何度過一天的時間，有多少次你只能回答說，被進度表和接連不斷的會議壓得喘不過氣，甚至沒時間吃午餐或上廁所。這是舊式生產力思維下的老生常談。

我們過度頌揚了這種工作方式。我們讓終日勞頓變成很潮很酷的事情。我們誤以為忙忙碌碌是必然的。我們不斷聽到別人強調他們馬不停蹄，於是覺得夜以繼日很重要，然而這絕不是打造可永續的職場環境之道。某些最高階主管的行程表並不緊湊，他們把大量時間用來集思廣益、閱讀產業新聞、創造或獨立思考。他們領略到會議與會議之間的開放時間深具價值，並充分利用它們來重新組織和處理資訊。他們深諳，只是獨自思慮問題，可能是推進事情的最佳方式。

我們為什麼要延續忙碌代表成就的老派想法？又為何把參與過多的會議當成一種榮譽勳章？

我主張，我們理應求取平衡，以此取代看重勞碌的觀念。

把時間當作精力的銀行帳戶

我們都知道時間是最有限的資源之一，然而為什麼我們的作為往往像是把時間當成無限的資源？我們理當省思：接下新的專案要從哪裡撥出時間？新下屬用哪種方式匯報工作較不會占用我的時間？如果我不必參與新的兩週一次的會議，可利用這些時間來做什麼？如果我們保持這種權衡取捨的心態，便能設定自己的優先事項，並在每回抉擇時刻找出合理的平衡之道。設定界限是可行的。實際上，這是最基本的事情。斤斤計較把時間花在什麼事情上是好事。你照樣能夠厚植自己的社會資本，並且成為人人眼中優秀的同事。

我們得像看待銀行帳戶那樣珍視時間。倘若有人索求你銀行帳戶裡的錢，你不會說，「沒問題！這是我的帳號和密碼，你想領多少錢都可以！」那麼，我們為何不同樣看重時間？假如有人要我們開會，多少人會回說，「當然！我有時間！」我們的時間銀行餘額肯定便如此耗光。就如同每天可花用的錢有一定的金額，我們每日可耗用的「精力點數」也有一定的額度。要把精力點數用於哪裡、可從何處獲取精力、想把它們耗費在什麼地方，全都取決於你自己。特定事情會耗用較多精力點數，而你能運用一些策略來節省精力，或是更明智地善用它們。（本文摘錄整理自《上線時間管理術》，商業周刊提供）

圖片來源_商業周刊

 書名  上線時間管理術：Google時間管理一姐的高效秘訣，找到工作／生活／自己的平衡與幸福（UPTIME）

蘿拉．梅．馬丁（Laura Mae Martin）／著；陳文和／譯

商業周刊出版

定價：400元

圖片來源_商業周刊

 作者簡介 

蘿拉．梅．馬丁（Laura Mae Martin）

蘿拉擔任谷歌高階主管生產力顧問，負責教導谷歌公司高管時間與精力管理，並且每週發布生產力電子報，觸及的谷歌人逾五萬人。在谷歌任職十三年期間，她先後從事過銷售、產品營運、活動企畫，現擔任高管教練，主講Workspace生產力系列影片Google Workspace Productivity Tips，及編撰Workspace高效手冊The Google Workspace guide top productivity and wellbeing。

蘿拉擁有北卡羅來納大學教堂山分校商業管理學士學位。