輔祥IT貼緊營運的秘訣 用持續性審計天天幫IT健檢

在臺中縣大雅鄉一片綠油油的稻田旁，矗立了一家世界級的企業。成立於1989年的輔祥實業在這裡打造出全球第一品牌的電子飛鏢靶，在全球主要市場的平均市占率超過了50%。

這項產品的成功更讓輔祥跨出運動器材領域，在1998年轉型投入光電產業，研發顯示器的背光源模組，後來量產成功，輔祥實業也成為臺灣前三大背光源模組供應商。

輔祥投入光電產業後，陸續在海外各地設廠，例如大陸蘇州的背光源模組和電動跑步機工廠、馬來西亞的電子飛鏢靶工廠等。為了改善作業流程，5年前輔祥開始導入商業流程管理系統（BPM），推動線上簽核，幾年下來，工作流程中高達99％的作業都已經e化，從一般職員到總經理，日常工作中幾乎不需要再使用紙本。

但是，這樣高度e化的環境也帶來了新的挑戰。2008年時，新上任的總經理朱光沛看到輔祥無紙化作業的比例很高，他擔心e化環境如果控制不當所衍生資料錯誤的風險，希望資訊部與相關部門可以提出一套檢查系統資料的作法，用這套作法來確保資訊系統運作的資料、作業、流程能夠與決策結果一致，甚至可以即時發現潛在的錯誤或舞弊問題。

其實，一般上市櫃企業平時就會遵循主管機關的規範來稽核資訊系統內的資料正確性，頻率大約每月一次。但因各種營運系統中的資料數量龐大，稽核人員往往只能採取抽樣檢查的方式來推算系統整體的正確性。

在檢查過程中，稽核人員多半採取報表比對的方式。資訊人員先從資料庫中匯出稽核作業所需的原始資料，再由稽核人員透過人工匯整的方式，來計算出稽核項目的報表數據，用來和系統自動產生的報表比對。

建置稽核資料庫

但是，輔祥資管中心資訊長沈威政認為，人工稽核系統資料的效率太慢，而且抽樣比率無法反映稽核品質，無法百分之百確保系統內資料的正確性。他決定導入持續性審計（Continuous Auditing）的作法，利用IT即時查核系統資料的正確性。

持續性審計是近幾年來國外越來越重視的一種電腦稽核（Computer Auditing）作法，尤其是運用在電子商務系統的稽核。

持續性審計透過自動化的IT程序，持續監測和分析那些經過被審計系統的資料，最後能夠產生即時性的審計結果。相較於過去抽樣的人工稽核方式，沈威政表示：「持續性審計就像是普查，可以比對系統內所有資料。」

沈威政在去年底開始著手進行這項持續性審計專案，第一階段，先從各個資料庫中萃取必要資訊，建立一個電腦稽核資料庫。

輔祥原本就為不同的營運需求打造了不同的資訊系統，包括ERP系統、線上作業的電子簽核系統、製程整合的MES系統等，位於各地的廠區，例如臺灣、廈門、蘇州等也各有自己的資料庫。

沈威政將三大系統所有資料庫中的必要稽核資訊，都萃取到一個稽核資料庫中。萃取資料時，由稽核人員先定義出企業流程上必須追蹤的關鍵點，再萃取出這些關鍵點的相關資訊。

這些資訊包括了最前端的銷售資訊、後端處理的財務報表數據，甚至是結算後的管理報表資訊，全部都彙總到稽核資料庫中。

完成稽核資料庫後，下一步是導入ACL稽核軟體，模擬出各種職務角色的稽核程序，另外還要訂定各種常用的複合性分析作法。

例如採購人員透過系統下單購買物料時，會影響到多張資料表單中各類數據，這些數據就是稽核採購下單作業時需要的資料。各種職務作業會有各種不同的稽核程序。

接著要培訓稽核人員的電腦稽核能力，輔祥採取Excel和ACL軟體並用的雙軌方式來培訓。不熟悉ACL軟體語法的稽核人員先使用Excel，透過ODBC機制連結到稽核資料庫中取得即時營運數據，然後在Excel上進行各項角色稽核作業和複合性分析。

等到稽核人員熟悉稽核資料庫的資料欄位以及常用稽核程序的處理後，再進一步改用ACL軟體中的稽核指令來處理。

ACL軟體直接和稽核資料庫連結，稽核人員可以透過簡單的ACL語法，快速比較不同作業程序前後的資料變化，就像是利用資料庫SQL指令來查詢一樣。

輔祥的稽核資料庫已經上線了3個月，沈威政評估，建置系統的技術難度不高，最大挑戰反而是稽核人員的能力，他打算用6～9個月來訓練稽核人員熟悉電腦輔助查核工具（CAATs），甚至考慮透過縮減人力來督促學習。

電腦稽核可以逆向檢查流程

導入電腦稽核後，沈威政表示，除了能像過去那樣依照流程順序檢查外，「所有的資料和流程還可以重新逆轉檢查。」

他進一步解釋，電腦稽核提供了順查和逆查兩種方式。順查是傳統稽核作業中常見的作法。例如常見的物料採購流程包括了請購、採購、收貨到入庫。順查時先檢查請購單完成後的資料是否正確傳送到採購單。採購單的採購量和金額是否依據請購資訊執行。收貨單上的貨品數量是否和採購數量一致。最後是檢查入庫點收的物料數量是否和收貨單的紀錄相同。循著請購、採購、收貨到入庫的方向逐層檢查程序是否正確就是順查。

但是，逆查的程序剛好相反，先從入庫開始檢查，逐項回溯到請購。比如說有批物料在3月25日入庫100單位，稽核人員逆查時會進一步檢視收貨時間，如果發現收貨時間是3月26日就不合邏輯，正確邏輯是收貨以後才能入庫，入庫時間不可能提前。

以這個例子來說，影響資料邏輯錯誤的原因可能是系統控制不夠精準產生的誤差，但也有可能是人為因素的影響。因為入庫時間會決定請款時間，25日和26日雖然只差了一天，但是兩者的撥款時間卻會相差一個月。作業人員有可能為了協助廠商提前撥款而擅自調整入庫記錄。

雖然這只是一項小差異，但沈威政認為，從系統角度來看，電腦資料就跟實際情形不同，「長久累積，這些問題會對系統穩定性和資料品質產生影響。」

除了檢核內部流程以外，輔祥透過稽核資料庫還能進一步檢核外部流程，包括輔祥與供應商之間的訂單處理、電子交易，或是與銀行往來的電子記錄，例如薪水匯款資料的正確性等。

現在，輔祥實業的稽核人員可以每天透過稽核軟體即時稽核所有營運流程。發現資料異常後，就可以進一步追蹤業務單位的情況，進而排除問題，也能確保各種營運和財務報表數據的正確性。

確保實際管理和財報數據一致

沈威政表示：「透過稽核資料庫能普查所有資料，避免抽樣稽核沒有發現的問題，這樣就能降低系統風險，讓實際管理和財務報表沒有落差，確認（Assurance）企業經營和財務報表的一致性。」

透過持續性審計的檢驗，不只是提高資料庫的資料品質，導入過程還能帶來更大的效益。沈威政表示：「還能夠發現作業流程和IT架構的問題。」

建置稽核資料庫時，分析人員必須檢視原有資料庫的正規化品質。例如ERP系統經過多次客製後，有哪些資料表是重複的多餘設計，哪些資料表中的數據沒有即時連動更新等。

由於輔祥的ERP系統客製比例很高，也整合了其他廠商的製程整合系統與流程表單系統，再加上為了集團內部流程一致性而移植了母公司的IT系統，使得現行IT架構與資料庫間的連結相當複雜。「只有透過稽核資料庫重新檢驗，才能確定系統整合的品質，甚至改善原本不必要的流程來達到流程簡化的目的。」沈威政表示。

以估報價作業為例。業務人員提交給客戶的報價單需要經過研發、採購和財務部門的估算。過去的流程採依序估價，每個部門完成估算後才將報價單傳遞給另一個部門，得花一個月才能完成報價。

透過稽核程序發現問題後，資訊部門調整系統將報價流程平行化，讓每個部門同時處理估價再彙整，讓業務人員一周就能完成報價。

整體來看導入持續性審計的效益，沈威政認為，短期效益上，能夠彌補IT部門系統整合的不足，也可以重新檢驗系統流程，找出可能存在的潛在風險，讓IT架構與系統內部流程更健康。而長期效益上，控制了資訊系統內部的風險，並且透過大量資料驗證後，更可以確認財務報表與實際數據一致性，對股東和投資者也是一種保障。

從更高的角度來看，沈威政認為：「持續性審計的確保，可以讓IT更貼近營運。」

沈威政認為：「現在IT對使用者的支援已經提升到策略層級。」IT部門開發的系統，不再是像ERP、MES、電子簽核系統等等這類基礎性的資訊系統，而是決策型系統。

確保KPI指標品質

其實在建置稽核資料庫之前，沈威政剛完成採購KPI系統和製造KPI系統。這些KPI系統都是支援企業決策的關鍵工具。但是，這些KPI的組成非常複雜，往往彙整了數個資料庫、上百萬筆記錄後，才能計算出一個管理階層需要的成本降低KPI值。要進一步驗證這些KPI數值的正確性相當費時也很困難。

沈威政說：「只有透過電腦稽核的持續確認，IT部門才能提供可靠有效的KPI數據，持續性審計是KPI的另一層防護機制。這也是企業營運確保（Business Assurance）的一環。」

透過電腦稽核機制來確保IT能夠實現當初建置的企業策略目標，確認專案是否符合當初承諾的成效，而不只是將完成系統開發而已。「將品質確保加入IT系統建置與導入的過程，這才是一個完整的生命周期管理，包括規畫、上線、服務與確認。」他說。

當企業規模越來越大，組織也越來越複雜以後，沈威政認為，持續性審計檢查系統的健康指數，就像是一位隨時幫IT把脈的中醫生，讓CIO了解IT系統的體質。「擁有更健康的IT，就能為了以後的擴張隨時做好準備。」他說。

 

輔祥實業資訊管理中心資訊長沈威政表示：「持續性審計（Continuous Auditing）的確保，可以讓IT更貼近營運。」

 

CIO小檔案

沈威政 輔祥實業資訊管理中心資訊長

學經歷：

畢業於國立中正大學會計與資訊科技研究所。曾於鼎新電腦擔任顧問師，協助ERP導入顧問，普誠科技擔任E化部副理。後進入輔祥實業資訊部門擔任資訊部協理，曾兼任經營管理室主管，現為資訊管理中心資訊長。同時具備IT專業能力和會計領域的專業知識，這個跨領域知識也成為輔祥導入持續性審計的關鍵。

 

公司檔案

輔祥實業

●輔祥實業（上市代號6120）

●公司成立時間：1989年

●主要業務：飛鏢靶、背光源模組、電腦周邊、通信設備、運動器材的設計製造、裝配加工與買賣。

●資本額： 33.9億元（2008）

●年營收：約80億元（2008)

●董事長：鄭煒順

●總經理：朱光沛

●網址：www.forhs.com

●總部：臺中縣大雅鄉民生路3段313巷45號，製造據點包括臺中大雅廠、月眉廠、大陸蘇州廠、廈門廠、馬來西亞廠

●員工人數：1,488人(2009)

資訊部門檔案

●直屬主管：總經理

●資訊部門人數：約30多人

●資訊部門分工：臺灣IT負責核心規畫，大陸IT負責開發

IT部門大事記：

●2007年：導入了BPM企業流程管理系統

●2008年：導入MES製程整合系統

●2009年：建置採購KPI系統與製造KPI系統、規畫稽核資料庫

●2010年：稽核資料庫上線，導入BenQ Guru FlowER