搶攻企業應用，商用版Dropbox可管控多人分享

在個人端雲端檔案同步分享上，Dropbox開創了典範，近年他們也開始推出商用方案Dropbox for Business，當中，每個使用者可設定分享對象、密碼與到期日，並提供基本的集中管控能力，管理者能限制團隊成員分享給檔案外部使用者的程度。

它對於使用裝置的支援平臺類型也很廣，提供了Windows與Mac OS的PC端檔案同步程式，以及Android、iOS、BlackBerry與Windows Phone等行動平臺的App。

在方案計費方式上，Dropbox for Business的計費方式很簡單，以使用者數為計費單位，每人月租費為15美元，可獲得1TB儲存空間，最低需一次開通5個使用者帳戶，因此團隊空間5TB起。要取得應用也很方便，只要直接在官網（https://www.dropbox.com/team）註冊、線上刷卡，幾分鐘內便能立即開通服務。且網頁介面語系已經提供21種，並有豐富的線上說明文件庫，均能支援正體中文顯示，算是不錯。

註冊時，我們可設定一組管理者帳號，接著，系統便會導引管理者邀請企業成員，只要輸入對方電子郵件帳號，服務將會自動發送邀請函郵件。收到信的使用者，只要點選加入團隊的連結，便能前往Dropbox網站設定企業帳戶的密碼，完成啟用。

目前來說，商用版Dropbox的特色就是強調易用性，對於使用者操作很友善，而管理者的集中管控能力也有，但不算多。若企業重視平臺的易用性，對於管控要求不高，這款服務值得一試。

附帶一提的是，Dropbox for Business官網上有主動式的線上客服，網頁介面上會自動彈跳出即時通訊視窗，當新用戶想要了解服務相關問題時，可文字交談，以獲得協助。較可惜的是，這裡要以英語溝通，而臺灣目前也沒有代理或經銷商提供進一步的產品支援。

使用者操作直覺，並可單一介面整合企業帳號與個人帳號的操作

Dropbox for Business在帳號登入方面的整合度，相當良好。當使用者在登入Dropbox企業團隊帳戶時，所用的網址與一般Dropbox個人帳戶相同，更方便的部分是，你能同時登入個人帳戶。

一般而言，個人帳戶與企業帳戶分開，在使用與檔案管理上能有所區隔，然而，你很難同時操作兩者，但Dropbox商用版做得很好的地方是，使用者在同一網頁介面中，就能檢視不同帳戶的內容，不需要切換帳戶登入，或以不同瀏覽器登入來分別操作。

基本上，當使用者受邀加入企業團隊時，系統就會引導使用者新建個人帳戶，或是登入使用者既有的個人帳戶。接下來，就可以從網頁介面左側邊欄存取你的「個人」或「企業」帳戶。即使在行動裝置的操作上也相同，在Dropbox App上可同時登入企業與個人帳戶。甚至，在PC端的檔案同步程式介面上，使用者也能分別決定這兩個帳戶是否要同步。

如此一來，使用者要運用的檔案，無論是位於企業帳戶或個人帳戶，都很便利。

在共享應用時，使用者能決定分享對象的存取權限

使用上，操作流程很直覺，是Dropbox服務給我們的一大印象。具有極簡的網頁管理介面設計，像是大量留白、乾淨清爽的UI皆是一大特色。不論是介面與基本操作，Dropbox企業團隊帳戶都與一般個人帳戶相當，對於熟悉Dropbox網頁介面的用戶來說，很容易上手。

與一般Dropbox個人帳戶不同的是，商用版Dropbox提供的企業帳戶，在共享功能上，允許你可以設定瀏覽權限，像是限制只有企業團隊的成員才能檢視，讓連結分享可以更安全；若分享的是無機密性的資料，你可以選擇讓知道連結的人都能檢視這些檔案，如果要更進一步的防護所分享的檔案，你將能夠設定密碼或到期日，如此一來，即使他人擁有分享連結，沒有密碼也無法開啟；若搭配到期日的設定，能幫助使用者在一開始分享連結時，就能設定好連結的有效期限，時間一到，就等於自動停止這個分享。畢竟要使用者能夠記得要關閉分享連結，並不容易。

在資料夾共享時，商用版Dropbox也提供進階的存取管控能力。這裡提供2種共用方式，一種是傳送檔案連結，可以設定瀏覽權限、密碼與到期日；另一種是團隊資料夾的應用方式，可邀請其他成員加入，同時還能夠設定他人的存取權限，這裡分成「可以編輯」與「可以瀏覽」兩種存取權，畫分很簡單。

詳細一點來說，「可以編輯」的權限是指可以新增、編輯或刪除檔案，而「可以瀏覽」，其實就是唯讀權限的設定，防止其他成員新增、編輯或刪除共享資料夾中的檔案。而一般Dropbox個人帳戶使用時，共享對象的存取權是開放的，相對地，受邀對象對於該共用資料夾的權限都只能是「可以編輯」狀態，而無法設定唯讀權限來管控。

當然，身為資料夾擁有者的你，還可以設定更多項目，像是限制共享資料夾的加入對象，僅能是企業帳戶內的所有成員；也可以禁止連結分享給團隊外部人員；同時，你能設定他人成為資料夾共同擁有者。有了這些設定，將使團隊資料夾分享應用有一定的彈性。

再提醒一次，這些功能只有在企業帳戶中才能使用，若在同時登入的個人帳戶介面中，將不具有這些進階的存取權設定能力。

線上檢視、圖片瀏覽功能不錯，線上編輯與搜尋仍有待加強

在Dropbox網頁介面的檔案管理上，提供檔案還原及版本控制，且沒有版本數量限制，相當不錯。當中的縮圖預覽與線上檢視，表現也很好，不論是微軟Office與PDF文件，各式圖檔與影片檔，都可直接在這裡的網頁介面線上檢視、播放，而不需透過本機PC的應用程式。

但是，在線上文件編輯能力方面，商用版Dropbox還不夠理想，網頁介面並不提供相關功能。較特別的是，Dropbox目前在行動裝置上的Android與iOS App上能結合其他App的應用，達到線上文件編修的目的。舉例來說，我們從Dropbox App開啟微軟Office文件時，介面上有編輯功能鈕，但首次執行，該功能將引導下載微軟Office Mobile App，之後Dropbox App再執行編輯功能時，就能自動開啟該App來編輯，離開App時，檔案便能回存至Dropbox。

不過，最近Dropbox公司收購了行動文件編輯工具CloudOn，看得出來他們想要持續強化這部分功能。相較之下，Dropbox目前落後，而其他競爭對手，如Box、Google與微軟在這方面較為領先。

較可惜的還有，Dropbox似乎還不打算內建檔案加註外部說明的功能，這在許多同質性雲服務上，都已經成為必備項目。而關鍵字搜尋功能也較為基本，僅可針對檔案與資料夾名稱，無法像其他雲服務能做到搜尋文件內容。

PC端同步與行動App的使用容易

在PC端電腦同步方面，是Dropbox的強項之一，透過電腦上安裝的Dropbox代理程式，使用者可以自行變更同步資料夾路徑，以及決定需要同步處理的個別資料夾。

同時，它具有LAN同步功能，程式可以先在區域網路尋找是否存在檔案，若有，則會自動從這裡下載，而略過從Dropbox伺服器下載檔案的步驟，加快同步處理速度。這樣的機制，我們認為相當不錯。

在行動端App的使用上，Dropbox for Business也是使用Dropbox App，當你登入企業帳號時，也能同時登入個人帳戶。App本身基本的上傳、下載、搜尋、加入最愛都具備，介面並能直接顯示縮圖，執行共用時，也能夠設定存取權。之前也提到，Dropbox App也已經新增了編輯功能，可連動微軟Office Mobile App來使用。

至於安全性方面，App本身具有一些不錯的機制，像是提供應用程式密碼鎖功能，也就是執行應用程式時需驗證密碼，而且，設定上還提供輸入錯誤10次後，App不僅無法登入，也能自動清除本機資料的防護選項。

同時整合企業帳號與個人帳號使用

使用者在Dropbox網路登入企業帳戶之後，網頁介面上也會引導使用者註冊或登入個人帳戶，兩者有各自獨立的空間，但之後將可在同一介面上，分別瀏覽兩個帳戶內的檔案。

可設定需要密碼或是團隊成員，才可存取連結

與個人Dropbox帳戶相比， Dropbox for Business的企業帳戶在檔案與資料夾的分享時，多了存取權、密碼與到期日設定的功能，可增加分享連結的安全性。

可限制同步功能與離線文件的使用

當使用者在共享資料夾時，Dropbox for business提供相當簡單的存取權設定，分成「可以編輯」與「可以瀏覽」等兩種。前者具有新增、編輯或刪除檔案的權限，後者則否。一般Dropbox個人帳戶共享，開放的「可以編輯」權限。

具集中管理功能，管理者可以簡易做到帳號管理與共享管控

當然，作為一款企業方案，Dropbox for Business具有的集中管控能力也受到關注。這裡提供專屬的管理員主控臺介面，當我們以管理者帳號登入時，在左側邊欄就可看到此選項，並隨時啟動。

基本上，Dropbox for Business在管理設定上也力求簡化，只需少許的步驟，就能設定企業分享的原則，但相對地管控粒度不夠細。而且，這裡的設定幾乎就是以全體使用者控制為主，無法根據不同群組建立不同管控原則。不像是另一個企業級的Box雲端服務，能提供更多豐富且彈性的設定，像是禁止個別使用者帳號使用PC端同步功能、設定所有共用連結的自動停用天數等眾多管控功能。

提供帳號登入安全與內容轉移機制

在主控臺介面上，基本提供了帳號管理、團隊的共享權限管控，以及帳號驗證安全性等設定。

在帳號與安全性方面，Dropbox for business在成員邀請方面相當簡易，輸入成員電子郵件即可，並能夠支援單一登入、Windows AD整合、兩步驟驗證，也可以針對全部或個別成員要求重設密碼，但沒有大量使用者匯入的功能選項，顯得較為可惜。

在檔案轉移上，Dropbox做的不錯，當管理者刪除使用者帳號時，這裡提供檔案搬移的機制，讓該員工帳戶的檔案可以轉移給另一個帳號的員工，這樣的設計方式與另一款Box雲端服務相當，很方便。其他管理功能方面，管理者還能夠設定全體成員共用的資料夾，以及建立群組名單，以便成員邀請。

管理者的共享管控設定很簡易

在共享的管控方面，設定僅分成兩大項，主要包含共享資料夾與分享連結的管控設定，像是管理者能夠做到，不允許團隊成員邀請團隊以外的人加入共享資料夾，也可以限制外部人員檢視團隊成員所建立的分享連結。設定很簡單。

有基本的應用程式使用方式管控

在裝置管控方面，像是同步程式與App的使用上，Dropbox也有一定的管控能力，像是我們可以遠端讓特定使用者登入的App無法同步，當使用者下載檔案時，就會發現已經被登出，當事人若利用瀏覽器登入網站服務，也可藉此受控。

但這裡沒有太多裝置管控原則的設定，僅能限制團隊成員在每臺電腦上使用一個Dropbox帳戶。

提供事件記錄查詢，可結合第三方應用

要檢視平臺上的活動記錄很方便，所有活動的記錄，可依據成員或是活動項目來篩選，也可將報告匯出成CSV檔，基本報告能力具備。

另外，Dropbox平臺本身也有擴充功能，透過商用版Dropbox API的介接，可與第三方應用程式結合，目前支援36種服務，並不多，但能結合繪圖（Autodesk AutoCAD 360）、線上通訊（Cisco WebEx Meetings）、客戶關係管理（Salesforce）、溝通平臺（Slack）與專案管理（Trello）等，整合應用還算不錯。

可進一步設定資料夾存取權限的控制

針對共享資料夾的設定上，資料夾擁有者可以決定存取權之外，還可以限制分享連結給外部使用者，以及賦予他人最高權限，成為資料夾的共同擁有者。

具有企業集中管控共享存取權的設定

Dropbox for Business也提供企業集中管理檔案分享的能力，讓管理者可針對共享資料夾與分享連結這兩方面做到管控，其設定方式相當簡易，只要選擇允許或限制，就能設定完成。

提供檔案轉移機制，方便工作交接

管理者在刪除使用者帳號時，系統將會提供檔案轉移的功能，讓管理者能將該使用者帳號內的檔案，轉移到接手工作的另一個團隊成員，很便利。

同步設定簡易，並可僅部分資料夾進行同步

在PC端電腦同步方面，像是Windows系統上安裝的同步程式，可以讓使用者變更同步資料夾路徑，自訂需要同步處理的資料夾。

管理者可檢視成員活動，掌握檔案共享歷程

在管理員主控臺的網頁介面上，可瀏覽所有成員的活動記錄，並顯示IP位址資訊，在這裡可以進一步篩選所要的條件，像是僅檢視共享類型的活動，以便追蹤與查詢。

平臺支援單一登入與兩步驟驗證

在帳號登入與安全性方面，Dropbox for Business本身支援單一登入與Windows AD整合，並提供啟用兩步驟驗證機制，以及使用者密碼重設，確保企業成員帳號登入的安全。

產品資訊

Dropbox for Business

●建議售價：每位使用者月繳15美元，可獲得團隊使用空間1TB（最低需開通5位，儲存容量從5TB起）　

●原廠：Dropbox　

●支援用戶端個人電腦平臺：Windows與Mac OS　

●支援行動裝置系統平臺：Android、iOS、Blackberry與Windows Phone　

●單檔上傳最大上限：10GB

●連線安全性：SSL，AES-256位元

【註：規格與價格由廠商提供，因時有異動，正確資訊請洽廠商。】