IT自救術－檔案管理的操作基礎觀念與密技

電腦的磁碟裡面有著數不清的檔案，你甚至可以認定，「檔案」才是你電腦真正的價值所在。因為，電腦的硬體壞掉了，你可以換一臺電腦；作業系統損毀了，你可以重新安裝作業系統；但是，珍貴的檔案壞掉了，你的電腦就什麼都不是了。

重要的資料至少要存兩份，且放在不同的位置
想像一下，如果你花三萬元買臺新的電腦，卻立刻就被你弄壞了（像是，你不小心把電腦泡了水了，或是淋到雨了，或是被你不小心丟到火爐裡面……），你會損失什麼？最多就損失這三萬元吧！

但是，如果你的電腦已經用了三年，裡面充滿了各式各樣的文件、報告、試算表、機密資料或是你下載回來的音樂、影片……，但突然間這電腦壞掉了，你的損失要怎麼估計？

當然如果你的「硬碟」沒壞，那也就意味著你的檔案「理論上」都還在，只要你換臺新電腦，把舊（壞掉的那臺）電腦裡的硬碟給移過去，那大致上也就天下太平，皆大歡喜。但如果壞掉的正好就是硬碟，那你的損失可就真的難以估計了。因為你當初花在那些檔案上的時間，價值可能早已經是那臺電腦的十數倍或是數十倍。更別提，檔案的重建所要花的時間和心力，以及資料本身的「唯一性」（想重建，也無法重建了）。

所以，結論是：資料的價值遠大於電腦硬體，所以重要的資料都「至少要存兩份在不同的位置」。

這種概念就很像是「買保險」一樣，你買了保險不一定會在有生之年用得上，但不買保險你想用時卻也沒得用。所以，不要和運氣「賭博」，該買的保險還是要買，該備份的資料還是得備份。

硬碟是會故障的裝置，而且故障機率很高，別以為它是長生不死的
一般而言，常用的檔案都存在硬碟裡面，但硬碟這東西不是「固態」的裝置，而是個由馬達、磁盤、磁臂、磁頭、線圈等等機械裝置組合而成的工具。這裝置有個特色，就是，「容易壞」。

電腦裡面的裝置，大多是所謂的「固態」的晶片，這類固態裝置比較不容易壞。但硬碟既然是機械裝置，容易壞也就成了它的特性。可一般人不曉得的是：硬碟內部的碟盤用高速運轉（每分鐘7200轉或是5400轉），而磁頭以驚人的速度「漂浮」在碟盤上空，勤奮且認真的在讀取著或是寫入著資料。整臺硬碟機在運作時，常常發出噪音與高熱，這些說法在在都是要提醒你：「是的，即便你的電腦剛買來，所有零件都是新的，處理器是新的，記憶體是新的、主機板是新的、燒錄器是新的、硬碟機是新的……但是，無論好日子可以過多久，無論其他裝置是不是可以天長地久，但是硬碟還是要壞的，遲早要壞的。」 會有那麼一天的。

硬碟壞掉，其實偉大的當然不是硬碟本體，偉大的是它上頭存放的檔案資料。既然檔案這麼偉大，你可以考慮我剛才的建議，每一個重要的檔案都放兩份，且要記住，要放不同的地方。你兩份檔案都放同一臺硬碟裡面，硬碟壞掉時你兩份資料還是一起壞掉。

所謂的「檔案存兩份在『不同』的位置」，要注意不要放在「同一顆硬碟的不同位置」，這樣還是挺危險
對初學者而言，還要注意的是，「代號不同的磁碟，有時其實是同一臺硬碟的『邏輯分割』」。 如果你的電腦才剛買，我猜想裡面的硬碟容量都不小吧！根據筆者的觀察，160GB都已經是桌上型電腦的硬碟「至少容量」。而以筆記型電腦而言，100GB或是120GB的硬碟也算常見。 既然硬碟容量大，通常電腦安裝者會把「實體硬碟」做所謂的「邏輯分割」。比方說，一臺硬碟容量為160GB，那就可以把它「切割」成100GB+60GB，或是80GB+80GB。容量配置的方式一般可由安裝者選擇，但選了以後就不能隨意更動了。日後要更改雖然可以，但得配合使用其他軟體才行（像是Disk Director或是Partition Magic）。

實體磁碟切割後，會產生若干個邏輯磁碟。以這裡的例子而言，我們把一臺實體磁碟切割成兩個邏輯磁碟之後，Windows系統會配置兩個磁碟代碼給它們，通常是「C:」和「D:」，通常我們口語上會用「C碟、D碟」加以稱呼。但各位要注意，這兩個碟其實都在同一臺「實體磁碟上」，只是分成兩個「邏輯磁碟」之後，可能會有管理上的便利（像是，你可以把所有的相片都集中放到D:磁碟去），當然這樣也就有一定的「保險作用」（你可以把重要檔案一份放C:，一份放D:當備份），但是，由於你可能會誤以為，「檔案已經在兩處都有了，應該很安穩吧！」 不幸的是，「並非如此！」

所以，這裡還是要提醒大家：

如果硬碟發生了硬體損毀，那C:和D:（或是你切了更多的E:、F:……邏輯磁碟）仍然會一起死掉，不可不慎。

請把檔案總管的操作技巧練習到「出神入化」
Windows的檔案管理技術中，一般人會使用的方法大概是，把檔案任意放置，隨意丟置，看不順眼的檔案就往「資源回收筒」棄置。但是，你如果不試著去「管理」你的檔案，等到將來要「備份」檔案時就會有一種「悔不當初」的感覺。因為無論你怎麼做，都怕會漏了檔案。所以，請把上期講過的概念記住：

「每次存檔時，請不要只是按下『存檔』、『確定』就算了，應該要看一下你存檔的位置，到底是位於電腦系統的哪裡。」如果你至今還沒養成這習慣，那現在正是建立此習慣的好時候。

好的，讓我們再想像一下，你的「電腦生活」，和其他人（你的老闆，你的同事，你的小孩，你的父母……）有什麼不同呢？

就操作元素而言，說真的，好像沒什麼不同。

每個人都用滑鼠鍵盤操作電腦（至少大部分人都是吧），每個人都執行各種應用軟體，試著產生各種檔案，並把檔案存到磁碟（或是類似磁碟的某個地方）。只是，你和你老闆產生的檔案類型可能是不同的，你平常做的是文書處理工作，你老闆可能總是操作試算表，你的小孩則只愛用瀏覽器瀏覽各種檔案（這些檔案存在於Internet上其他的電腦上），而你同事可能專精於簡報的製作（所以他製作的大多是簡報）。不過，通常的電腦使用者最好是「啥都會」，上面我講的事情你都得會就對了。

所以，如果你現在能夠理解，電腦的「操作標的物」僅不過是各種類型不同的檔案罷了，那你就必須記住：檔案操作技巧是最基本，也是最重要的電腦技能。電腦使用者對檔案操作的熟練度，就是「電腦專業」的第一步。

底下列出筆者認定，任何一個電腦使用者，都應該熟練會做的事情（所有的動作，都可視為是把「檔案」及「資料夾」當作標的物）：

瀏覽 新增 更名 選取 移動 複製 取代 刪除

這8項操作技巧看似非常簡單，但因為這些是「日常工作」，所以我們不能只是知道「簡單」的作法，我們還應該知道「有效率」的作法，這樣才能從繁瑣的工作中解放出來。

瀏覽檔案的五種方式，你最好知道用哪種最合適
Windows「檔案總管」是查看磁碟檔案的好用工具，但大多數的人居然連他提供了多種「檢閱方式」都不知道，可惜了。 檔案總管的五種檢閱方式分別是「縮圖」、「並排」、「圖示」、「清單」和「詳細資料」，你可以從五種方式裡面選擇一種，而我自己的建議，是使用「詳細資料」這種方式，這會有幾種好處：

1. 用其他形式檢閱檔案，檔案的排序僅會以「檔名」為基礎，由左至右，由上而下排列，當你看檔案的時候，視覺焦點得不斷左右上下游移，很累，而「詳細資料」方式你反而只能從上而下看檔案，視覺壓力反而較小（只是一次看到的檔案數量會減少）。

2. 你可以任意選擇用「名稱」、「大小」、「類型」或「修改日期」等欄位排序，對於找尋某特定條件檔案（像是，最新的檔案）會特別方便。請用滑鼠點欄位名稱上方，即可讓檔案總管用升冪或降冪排序檔案。

3. 選擇檔案的方式變得更容易（為何如此？要等到後面內容我才會講解）。

建議各位可以自己試試五種瀏覽檔案的方式，看看自己能否看出其中的不同之處，以及哪種方式適合某種「情境」。比方說，如果要處理大量的圖片，「縮圖」方式最適合，「詳細資料」方式就不適合了。所以你使用電腦要有「想法」，不必一成不變，但「完全沒有想法」更糟就是。

本期結語： 管理是一種態度，即使只是管理你操作的電腦也該有態度
電腦本身很像是個「有機體」，尤其是檔案的管理，事實上反映了你的個人風格。我個人認定的是：也許不需要「出神入化」，但每個人都該讓你的檔案能夠放置得「井井有條」。幼稚園的老師不是都教小朋友，「東西用完擺回原位」、「所有東西都該擺整齊」，難道我們還管不好電腦裡面的檔案？不會的，問題只是在於：你得有心要管理，才會把事情給管好。所以，請從現在開始設法管好你的電腦吧！