iT自救術─筆電與隨身碟、PDA同步（下）

從Windows 95時代，Windows就內建了一個有趣的功能，稱為「公事包」。
根據我看過的某一份資料上所言，公事包的用法很簡單，「你只要把它想成和真實世界的公事包一樣就好了。」事實上，這樣想確實可以幫助你理解這項功能──也許不是百分之百的相同，但相似度也很高。

公事包的用法
且讓我們想像一下：假設你要出門工作，想把電腦裡的文件帶著走，你會怎麼做？把文件複製到隨身碟帶走？

這方法還可以，但不夠好。哪裡不好？如果你的文件只是複製到隨身碟的某個資料夾裡面，帶出去改過後，隨身碟插回原先的電腦時，還得再自己把文件從隨身碟裡複製出來，一個一個去蓋掉原先電腦上的檔案，自己手動管理相當麻煩哩！

更好的作法，就是利用公事包。

公事包會自動記住裡面檔案原先的存放位置，當你需要更新檔案時，只要按下「更新所有項目」的按鈕，公事包會自動檢查檔案的變化，並自動雙向同步。和上期介紹的同步軟體相較之下，同步軟體比較著重於「資料夾」的同步管理，適用於大量的文件同步；公事包則著重在零散的文件管理，你的文件原先可能在硬碟的某些角落，你可以依據暫時的需求，先放一份「副本」到公事包裡面帶著走，哪天你把公事包帶回來，只要按個鍵，就可以把改過的檔案同步到原先的電腦裡面。

講了這麼多你有概念嗎？還是沒有？！Oh My God！好的，那我們來試著操作看看，應該會對公事包有更深一層的瞭解──就當作純粹是學……術上的研究吧！

1. 先在桌面建立一個公事包，請在桌面上按滑鼠右鍵選「新增」，再選「公事包」，並請幫公事包隨意取個名字。

有個概念要請注意，你可以在隨意的地方建立公事包，它隨時可以依據需要而移動，只是因為等下你要把文件丟進去，先放桌面上比較省事，但你直接在隨身碟上新增公事包也是可以的。

2. 把你想要帶著走的檔案，用滑鼠拖曳到「公事包」裡面。

以前我曾講過一個概念，如果是「磁碟代號」相同時，滑鼠拖曳檔案預設的行為是「移動」，但此原則在公事包的管理上是不成立的。不管你從哪裡拖曳檔案到公事包裡面，預設一定是「複製」而不是「移動」。也就是說，把檔案拖曳到公事包裡面時，原來的檔案其實還在你的電腦裡面，公事包裡面的比較像是「副本」。

3. 好，要出門了，把公事包拖曳到要帶出門的裝置吧！可以是隨身碟，可以是筆記型電腦的硬碟，都行。有意思的是，當你把公事包拖曳到隨身碟（或是別的電腦）時，預設的動作必定是「移動」而不是「複製」。這很合理，畢竟原始的檔案都還在電腦裡，要帶出門的都是副本，所以儘管放心，檔案帶出去是不會出事的。

4. 最後，隨身碟或筆電帶出門之後，你就可以任意修改公事包裡面的檔案。這裡有一個（我認為）頗重要的概念要請注意：「公事包」裡面的檔案請不要拿出來改，要調整，請放公事包裡面處理。

5. 等你回到辦公室，把隨身碟或筆電接到原先的電腦，打開公事包，按下上面的「更新所有項目」按鈕，Windows會自動依據檔案的時間、存在與否等狀態，自動同步公事包和電腦上的檔案。

當你把檔案拖進公事包時，實際上你是「在公事包裡面建立了一份檔案副本，並且和原先的檔案建了同步的連結」。記住了嗎？其實公事包是個智慧型資料夾，你拖檔案進去時，它不只是只存放檔案的副本而已，它還記住了你檔案原先的位置訊息，以備日後檔案有變時進行同步之用。

所以，當你把公事包帶出去並修改裡面的檔案時，不要把檔案移動到公事包外面，以免破壞原先存在的同步連結。你可以把整個公事包從隨身碟複製到其他電腦，這沒問題。但是，公事包裡面的檔案不要複製出來改，你得保持著整包的形式，這樣當你把公事包帶回原來的電腦時，才不會有同步失效的困擾。

此外，檔案的更名也要避免。如果你把原來電腦上的檔案改名了，公事包會認為你原先的檔案被刪除了，會要你做出「刪除檔案」的選擇；如果你把公事包裡面的檔案更名了，那會讓檔案變成「遺失」的狀態，它就再也無法正常進行同步了。

離線檔案的運用
除了公事包以外，還有個更有趣的功能，適用於企業工作環境。這有點像是Windows的隱藏功能，倒不是說這功能被刻意隱匿，只是很可惜，很少人知道原來Windows有內建這樣的能力。

這功能稱為「離線檔案」。

據說Windows XP也提供此功能，但Windows Vista上把這功能整合得更完備。因此，筆者的使用概念乃是用Vista「實驗」得來的，要是你想在XP上得到類似的功能，那還請你自己多研究一番。

簡單的說大概的作法。

1. 依序開啟「控制臺」、「網路和網際網路」的項目，開啟「離線檔案」控制中心，確認已經啟用離線檔案的功能。

2. 開啟檔案總管，到網路上找到你想要同步到你電腦的檔案（或資料夾），按滑鼠右鍵，選「永遠可以離線瀏覽」這個項目。

3. 選了之後，你會看到這檔案（或資料夾）將會立刻進行同步工作。處理完成之後，好像什麼事情都沒有發生，但是被你設定成「永遠可以離線瀏覽」的檔案圖示上面，會有一個小小的疊影，讓你知道這些檔案可以被離線瀏覽。

4. 你也可以從離線檔案的控制中心，去找出哪些檔案被你設定成「永遠可以離線瀏覽」。由於這些檔案等於是「網路上一份，你電腦放一份備份」，所以當你覺得太占空間時，你也可以從這控制中心刪除掉離線檔案（只會刪除你電腦裡面的副本）。

概念上很單純，「離線檔案」就是放在伺服器（或是網路上其他電腦）分享的檔案，你只要確定「離線瀏覽」的功能被開啟了，並設定你需要的檔案為「永遠可以離線瀏覽」即可。當你做好設定之後，Windows就會把檔案從伺服器上（或別的電腦上），同步複製一份到你電腦裡面。即使斷線之後，這些檔案還是存在你目前的電腦裡面，所以你還是可以任意觀看、修改這些檔案，不受斷線影響。
等連線恢復，Windows會自動幫你作同步，你也不需要特別去管理。
就這樣。

PDA簡介
我個人認為，忙碌的職場工作者應該都需要PDA。它的好處是：迷你、隨身，且可以把所有訊息都集中管理。我個人大約有五年左右的使用經驗，雖談不上是「酷愛此物」，但確實有一點使用心得。

最早，從Palm帶動掌上型PDA的流行，到現在主要由Microsoft稱霸商界。不過，Apple的iPhone在美國帶動一股熱潮，只能說PDA的市場還有很多的變數。不過，反正在臺灣iPhone也還沒開始賣，我就只以使用Microsoft的Windows Mobile系統作為底下文章介紹的主角。

Windows Mobile受到一般商務人士的歡迎，主要是因為這產品和一般桌上型電腦的Windows、Office之間的結合很緊密，對一般商務人士來說是「幾乎沒有隔閡」，操作介面也算容易上手。可是，iPhone的熱賣，確實也讓大多數人理解：Windows Mobile也許夠用，但也不是絕對好用，至少是「有縫可鑽」。比方說，iPhone強調手持操作的便利、合乎直覺等特色，在Windows Mobile系統上就遜色許多。

PDA同步方案
我個人用Windows Mobile系統的PDA，感覺上這就是一臺具體而微的電腦。不過，一般使用者並不那麼在乎「功能強大」，一般人比較在乎的，就是PDA和電腦之間可以同步資料、訊息。

對Windows XP的使用者而言，Windows Mobile的使用者是以Outlook為「訊息整合中心」，並透過ActiveSync這套軟體，讓你的行事曆、電子郵件、記事、聯絡人清單、各種文件、多媒體檔案等等資料，都可以一股腦兒帶著走，就這麼簡單。

到了Vista時代，Vista內建「同步中心」，使用者不用再裝ActiveSync也能同步（你想裝ActiveSync，也都不讓你裝）。Vista也內建了各種資訊的管理中心，你不一定要裝Outlook，也能管理PDA的資訊。老實說，這樣還挺方便的，使用者少裝一個軟體應該是更覺省事。但你如果比較愛用Outlook，也是可以裝起來用就是。

本期結語：
Windows Mobile不夠「Solid」
不過，Windows Mobile系統的PDA雖然不錯，我（以一個用了五、六年的使用者身分）的感覺就是：它的同步能力實在不夠「solid」，不夠「堅實」。

怎麼說呢？

按理來說，ActiveSync會幫你管理好同步，你在PDA上做的訊息管理，在連上電腦之後都必須做好同步工作。我想，沒人希望你已經改過的聯絡人資料，都被錯誤的、沒改到的資料蓋過吧！也沒人希望自己殺掉的電子郵件又跑出來作祟吧！

不過，ActiveSync總是不太穩，是PDA硬體的問題？還是ActiveSync軟體的問題？還是Outlook本身程式的問題？這些我都不知道。但我知道的是，如果你的資料量大，那你的PDA同步時，肯定會常遇到小狀況。我只能說，每個人遇到的問題不同，這問題也沒這麼嚴重，但是我還是衷心期盼，日後的PDA能更好操作，也都能更「Solid」，不要老是出狀況。