iT自救術─文書處理操作最基本的概念

寫教學文章最麻煩的是：你不確定你的文章是否能讓目標讀者「受用」。如果我要寫「文書處理教學」，我馬上面臨的幾個問題是：

● 要教哪套軟體？Word 2007？Word 2003還是OpenOffice.org Writer？

● 還是乾脆都教？應該都有一定比例的使用者群吧！

● 輪流教？教完Word 2007再教2003？我是挺懷疑讀者看到後來會不會想吐……

既然「世事無絕對」，所以本人就做了一個決定：我每次會選定一個主題在本欄做介紹，希望每次都可以讓讀者對文書處理的技巧多點概念，一點一滴的累積之後增強實力，但每篇文章都設法涵蓋三套軟體的教學，設法讓各位讀者可以「各取所需」。

這次的主題就是「Word/Writer最基礎的概念」，介紹「畫面上的元件、訊息提示、功能表」這些使用者操作時常常接觸的項目。

Office的「版本學」
但在開始之前，各位要先弄清楚軟體版本的問題。不只善本、珍本書籍，法書字帖有所謂的「版本學」，電腦軟體的版本學更是一門顯學。

很久以前，軟體後面都會搭配一個「版本編號」，像是什麼Lotus 1-2-3 「version 2.2」、AutoCAD 「Release 11」……，使用者用久了，自然會對該版本號的軟體有哪些功能了然於胸。等到過了一段時間（一、兩年，三、五年不等），軟體發行新版時會改變版本號（通常是增加），像是Lotus 1-2-3 「version 3.0」，或是AutoCAD 「Release 12」，使用者看到版本號「大了一號（或是好幾號）」，自然知道軟體改版了（通常這也表示，軟體功能「應該」增加了）。

到了1995年，Windows最重要的改版即將問世，比爾先生那時就決定，萬眾期待，大家認定該是「Windows 4.0」的Windows版本號這次偏偏不要用4.0，而要改稱為「Windows 95」。這麼做的原因很多，總之，比爾先生決定揚棄以往的「流水號版本編號」而改用「年份」，這慣例也一直延續了下去。所以Windows後來就有了Windows 98、Windows 2000（雖然2000和98其實是不同系列的東西）……。

（題外話：到了最近，Microsoft又決定最新的Windows要叫Windows 7了，果然是風水輪流傳，沒有什麼價值觀是永恆的。）
比爾先生的邏輯後來延燒到Microsoft旗下所有的產品，也包括了Office。

所以Office後來就陸續出版了所謂的Office 97、Office 2000、Office XP、Office 2003和最近的，Office 2007。不過，我要強調的是，Office和Windows是「兩套不同的產品」，Office是「辦公室應用套餐軟體」，而Windows是「作業系統」。可我認識的不少人居然這也分不太清楚，他們只認版本號，還以為這兩個東西是同一種東西。所以以前就會有一種笑話像是：「為何我電腦是Windows 98，但是Word卻是97？版本不對啊？」

另一個要注意的是：版本號有時只是方便你辨認該軟體的功能和相容性，但你不一定要「追新」。比方說，Windows Vista可以安裝Office 2007（目前最新版），也可以安裝Office 2003（有點年紀的版本），當然廠商會強調新版的新功能、好功能並希望使用者更新軟體（它可以賺取更新費用），但使用者總是可以選擇的。不過，時日久了，新版作業系統不一定可以裝太舊版的軟體就是。

另外，Office每一個版本號又都有各自的功能版本，以Office 2007而言，就分別有家用版、標準版、中小企業版、專業版、專業增強版、企業版和旗艦版，每一個版本的價錢不同，裡面包含的套件軟件也都有多有少，各各不同（不過每一個版本都包含了Word）。甚至於，如果你只要單套的Word、Excel……，也行，它們也可以零散的賣，只是價格也還是不便宜，零買通常不划算。

以Word而言，目前Microsoft的官方正式名稱是「Microsoft Office Word」，不過既然目前本欄只介紹文書處理，所以我也只打算介紹Word的相關功能而已，以後一律以字母大寫的「Word」簡稱之。至於OpenOffice.org Writer，也一律以字母大寫「Writer」簡稱之，以利筆者為文與各位的閱讀便利。

Word 2003的操作介面
操作軟體很像是開F-16戰鬥機，螢幕上，畫面四周充滿了各種訊息，可作為使用者操作時的參考。請參考圖片及說明，就可以簡單了解Word 2003畫面上的各項功能。不過這個樣子的操作介面已經成為絕響，Word 2007大幅更動了操作介面。

Word 2003各項功能元件說明

1 標題列：左邊會顯示軟體名稱和檔案名稱，這裡的「文件1」是還沒有存檔的暫時檔名 2 功能表：幾乎所有你可以執行的命令都在功能表中

Word 2007的操作介面
Office 2007最受爭議的一項功能，是把功能表徹底取消，取而代之的是「功能索引標籤」和「功能區」。以前你要執行某個命令，得用下拉式選單去選，現在不是，你得「背熟」那個命令在哪一區，點了該區名稱後再直接點該項目的圖樣。

慣用舊版Office系列軟體的使用者，對此大幅改動的操作介面大多會「大大的」不習慣，因為慣用的東西「藏到不知道哪兒了」，所有的功能分類實際上也都重新設計了。如果是一般「單項」的功能倒也還好，找出對應的「地點」就可以了，但是如果是複雜的功能（像是：自行定義樣式），那就會讓你頭大點，找了半天還找不到「流程」在哪裡。幸好自行定義樣式這種功能，只有20％的人會去用吧（還記得20/80原則嗎？）！不過，新的介面用熟了，有些人也大表稱讚，覺得更有效率。某些功能（像是郵寄標籤列印、追蹤修訂等等，日後「應該」都會教到）用新介面確實可以更直覺的操作，所以也相當多的軟體漸漸仿效此種設計。

Word 2007各項功能元件說明

1 標題列：中央會顯示軟體名稱和檔案名稱 2 快速存取功能列：這工具列可以自訂常用的命令，這裡看到的就是本人自行訂製過的常用功能 3 功能索引標籤：這裡的文字（常用、插入……）按下去，底下會顯示相關的功能區，不是功能表了

Writer 3.0的操作介面
OpenOffice.org目前最新中文版是3.0版，所以日後都以Writer 3.0為主要的介紹對象。基本上，Writer的操作介面（自然）和Word，尤其是舊版的Word很像（所以就不用多加說明了），但也加入了一些自己的特點。以檢視模式而言，Writer就分為「單頁」和「全頁（一次檢視左右兩頁，有那麼一點排版軟體的味道，但是你的螢幕最好夠大，解析度最好高些）」的模式，不像以往的Word還有什麼標準模式之類的。這是因為目前的電腦都夠快了，不再需要以往的草稿模式（簡單呈現文字內容，但格式不會太正確）。這類的小小不同（大多是好的不同）很多，不過你得同時用過這兩種軟體，而且心細如奈米電路才會發現就是。

Writer 3.0各項功能元件說明

本期結語：請一定要好好努力的學！
通常你要使用軟體的某項功能，會採用「猜」的策略，先猜功能在哪個分類，然後到所屬的功能表去「搜」。這個方法的問題在於：你所猜的功能不一定存在，所以有時找了半天，卻找不到該項功能。另一個困難在於你可能猜錯分類，找不到卻不是無此功能。最麻煩的是：單一而簡單的功能還可以猜，但某些複雜的功能（像是前述的「郵寄標籤製作」，或是「追蹤修訂」），用猜的方法恐怕很難猜到正確的作法，不做點練習是沒辦法作對的。

除非你是在家使用，購買所謂的師生家用版，不然一套Word（通常是套餐軟體的一份子）價格大多不便宜，既然這麼貴重，那好好把它的功能研究研究（反正大多數人天天都要用吧！），絕對是必要的吧！

就算用的是免費的Writer，也別忘了，這是眾人的心血結晶，眾多程式設計師的辛苦寫程式，許多人的犧牲奉獻，背後的辛勞未必就少於付費軟體。既然如此，我們也該好好的學學這軟體，好好的發揮它的功能是吧！