已經學過的文書處理技巧 |
● 文書處理檔案的文件格式 ● 文字、段落和整篇文章的選取方法 ● 剪貼簿的概念 ● 文件「段落」的定義 ● 段落標記的顯示開關設定 ● 紙張大小和邊界設定 ● 文件的結構(文件由各種屬性不同的段落構成) ● 文字樣式的調整方法 ● 段落樣式的調整方法 ● 段落縮排的調整方法 ● 定位點與表格的概念 ● 定位點設定實務 ● 樣式設定實務 ● 表格製作基礎 ● 用Word或Writer列印郵寄標籤 ● 檔案格式的初步了解 ● PDF檔案的簡單應用 ● 排版的初階概念 ● 圖片的七種擺置方式 ● 圖文框的應用 ● 插畫軟體的概念 ● 標點符號的使用標準 |
我買過一本書,它應該不是暢銷書,書名是《教唆熊貓開槍的「,」──一次學會英文標點符號》,這本書的書背上有一個(至少我認為)還蠻好笑的笑話:
「有一隻熊貓走進一家咖啡廳,點了一份三明治,吃了,然後掏出一把槍來,對空鳴了兩槍就要離開了。服務生困惑地問道:『為什麼呢?』熊貓拿出一本標點符號錯誤百出的野生動物手冊來,往肩膀後一丟。『我是熊貓,你查查看。』」
「服務生翻到相關的那一頁時,果然找到了答案。手冊中就寫著熊貓是吃(eats)嫩芽(shoots,名詞)和樹葉(leaves,名詞),但多了個逗點,成了『Eats, Shoots, and Leaves』,也就是『吃了東西,開槍後再離開』。」
這個笑話的意思是,熊貓本來是「吃嫩芽和樹葉的一種野生動物」,但是只因為多加了一個英文逗點,就變成了一種「吃了,射了,然後離開」的動物。不過,這裡面有個問題,就是「shoots」和「leaves」的意思。
英文為何難學?其中一個原因是「一字多義」。就拿shoots來說,shoot這字可以當嫩芽解!我本來是不知道的,查了辭典才知道。至於leaves,本來就可當葉子和離開的意思,這大部分人應該是知道的。簡而言之,這笑話不僅好笑,還挺高級的,善用了英文字的雙關義,不簡單!
先講避頭點
「那麼,這笑話和本文有關係嗎?」
有!但是關聯性很低。本期要講的是「孤兒」、「寡婦」的事情,而「它們」並不是字面上那樣的意思,這裡要講的是排版時會碰到的一些「現象」與「禁忌」。而這些現象與禁忌,很多都和標點符號有關連。
而且,這些觀念大多是繼承外文的文書處理傳統而來的,但這也沒辦法,很多東西都是洋人發明的,既然我們用電腦和世界接軌,總得對這些事情也瞭解一下。
就讓我們先從「避頭點」講起。
各位應該知道,外文的標點符號大多是細細小小,不佔空間,「,.;/?[]\|」,所以「標點符號不得為一行的開頭」就成了一般外文在文書處理上的重要慣例,這稱為「避頭點」(標點不能當一行起頭之意),這樣應該很容易瞭解。到了中文底下,文書處理軟體也大多「應該」會注意這方面的問題。這類軟體要是碰到「標點跑到一行最前面」之時,就會擠壓前一行文字的字間距,把標點符號硬擠上去。是的,電腦就是有這好處,可以用演算法則解決各種問題。
「孤兒」與「寡婦」
至於「寡婦(widow)」(請注意,是widow而不是window,是寡婦而不是視窗)是指段落的結尾最後一行很短,短到只有一個字(通常是一個字再加一個結尾的標點符號)。而所謂的「孤兒(orphan)」,則是指一欄的最前頭出現了短短的一行字,在視覺效果和閱讀連貫性上──都相當的令人感到突兀!
就這麼簡單。
文書處理軟體會不會幫你處理「孤兒寡婦」的問題呢?通常不會,因為這兩個狀況通常需要更多的空間來完成,比前述「頭點」的問題要麻煩多了。所以各位看倌若是看到這類問題,請記得一定要手動調整。手動調整的方法很簡單:若是可以刪字,則請刪掉一些字吧!設法讓「孤兒寡婦」擠上前段去而不要造成麻煩。又或者就是加字,讓「寡婦」那行字多一點就可以了。
在我看的一本叫做《A type primer》的書裡面是這麼說的:一般而言,這兩種狀況都被視為是「不禮貌」或是「糟糕」的版面行為(有嗎?)。但如果硬要比較的話,「寡婦」行為可以被「比較可以原諒」啦!但也只能被原諒一點點;至於「孤兒」的狀況就真的蠻糟的,實在是不能發生之。不過,說是這樣說,但畢竟很多人根本「孤兒寡婦出血避頭點都搞不清楚」,你還是會到處看見孤兒寡婦,沒什麼大不了!
另外還有一個問題是:如果這是嚴肅的文學作品,不能增刪怎麼辦?
這個問題我想過,得到的結論是無解。幸好,大多數人的「文書處理對象」都不是嚴肅的文學作品,這個問題就留給那些出版社編輯去傷腦筋就好了。
避頭點是大多數「真的」支援中文的文書處理軟體必備的功能,可以避免文件出現「標點跑到一行起頭」的窘況。縮寫點與現代英語變革
最麻煩的就是,其實各國語言都有一些獨有的文化特色,而最糟糕的是:它們會一直變一直變,而且是非常快速的變。
舉個例子,當我還是一個小小孩的時候(when I was a little……),我被教導「Mr.」是先生的尊稱,M要大寫,Mr是縮寫,所以後面要加個縮寫點……,但是,現在,現代,不是這樣了。
現在「不加縮寫點」已經成為一種慣例,連M是否大寫都非常值得研究一下。
比方說,Laser,這本來是一個「每個字母都有意義」的縮寫字,但它太常用了,常用到已經沒人記得它其實該是個縮寫字,更沒人會寫成L.A.S.E.R.吧!但反過來說,如果它真的是個縮寫字,也真的一定,鐵定要加上縮寫點──那,就加吧!比方說,硬碟的技術中,有一個稱為S.M.A.R.T.的技術,你非要用這種寫法,請便,但是請一定要每.個.英.文.字.後面,都加上一個點(代表那是一個英文單字的縮寫)。我實在忍不住要批評一個團名,SHE,常常都以S.H.E的方式呈現。你有注意到了嗎?你發現了沒有?E後面沒有一點對不對?這真是怪,那前面的兩點是啥意思?
另外,一般「點」後面會加一空格以資辨識。所以如果你寫「Dr. J」,少個空格的應該……我不會說那是寫錯啦!但是那很怪。反過來說,如果你這點是用在「配給幾」的時候……我是說「Page幾」的時候,則點的後方又不用加空格(p.245、Vol.III),這樣瞭?
還有,拜託各位,ps.是postscript(後記、後述)的縮寫,是「一個單字的縮寫」,要嘛你就別加那個點(摩登嘛),要嘛你就用一個縮寫點,寫成p.s.總讓我覺得犯這錯誤的人有一種「不是那麼懂卻要賣弄」的感覺。另一個類似的錯誤是v.s.──這並不是兩個字的縮寫,這是versus的縮寫。一定要賣弄的話……我個人是建議各位不要在這種小地方上賣弄,因為太多細節是不常注意這種小事的人能「弄對」的,賣弄只有反效果。
刪節號
刪節刪節,刪節號通常是三個點,表示文中有文句(通常是因為篇幅的問題)被省略了。這符號的問題是:用哪個符號才是正確的刪節號?用英文的點打三個?
嚴格說來,不對。
如果你用Word,並且輸入三個點(你可以試試看),你會發現Word會迅速把三個點用「某個幾乎一樣」的字元替換那三個點。換句話說,英文文書處理規範中,刪節號有特定的字元形式,是不能亂用的。
至於中文,有一種說法是,「三個點」等於 「等」這個字。但我們常說「冰箱的水果有木瓜、香蕉、西瓜、蘋果等等」。而既然「三個點=等」,所以這句話可以改寫成「冰箱的水果有木瓜、香蕉、西瓜、蘋果……」而且不能寫成「冰箱的水果有木瓜、香蕉、西瓜、蘋果……等等」,規矩是很清楚的。這種說法確實是有點道理的,因為英文裡面「etc」和刪節號是不能連用的(是嗎?)。
也就是說,刪節號在中文裡是六個點(英文裡則是三個),且不能和「等等」連用。不過,我對此說始終存疑。不管如何,在此還是提出來給各位參考。
破折號
英文文書處理中,遇到語意的轉折可以用破折號。但是要正確的輸入破折號可不是一件容易的事情。以Word而言,長破折號要用「Alt + Ctrl + 數字區減號」輸入,短破折號要用「Ctrl + 數字區減號」輸入,這一般人會知道嗎?不太可能。你可以用「插入」、「符號」的方式去做,那倒是會容易。
在英文的文書處理規範中,若需要使用破折號那最好就別用「減號」來代替,因為鍵盤打出來的減號其實也不是標準的數學減號,而是用來當作「斷字」所用的「hyphen(連字號)」。這符號太短,不可以用來當破折號。事實上,連排版用的減號都另外有字元(較為醒目、美觀)。
但是英文的破折號,我們幾乎用不到哩!
中文自有其破折號,但有的人堅持這破折號中間不可以「斷掉」,因為這樣會容易造成誤解,所以我個人會選用繪圖字元去拼,讓兩個中線字元拼成一個破折號(並可以避免破折號中間產生「斷裂」的情形)。
總之,這要看你「在乎」的程度了。我個人會把破折號的形式儲存在輸入法裡面(新酷音),簡單按個鍵就可以正確輸入了。所以我即使在部落格發文,也會正確的使用中式破折號!(要握拳嗎?)
本期結語:以「美觀」、「達意」為原則
說了這些個奇怪的標點符號和排版慣例,各位可能會覺得「這未免太瑣碎了」,也許吧!但是這些小細節的最終目的,都是為了美觀與達意罷了。如果注意這些細節,讀者閱讀文章時所需要的理解時間會更經濟吧!
這絕對是注意這些細節的主要目的,絕對不是故意的賣弄或是「龜毛」。既然成功的典範都是從注意細節開始,那從文書處理的細節開始注意應該是件好事吧!
熱門新聞
2024-09-02
2024-09-06
2024-09-02
2024-09-02
2024-09-02
2024-09-03
2024-09-04
2024-09-04