iT自救術─Word排版實務

文書處理講到現在，本欄作者，我本人也已經變成一隻黔驢，技窮了，寫不出啥東西了。所以，最後這幾期我想試著用文書處理軟體做一些「範例」，當作是「case study」好了，大家共同來參詳研究一下Word/Writer的操作實務，而我撰文的目標會放在「完成一個完整的文件」上，而不只是單純的技巧說明（因為這些「技巧」以前大概都說過了）。

在開始之前，我照例先講些概念，這次登場的是「我覺得製作一份文件前該有的兩個重要概念」。

照例先從不相干的講起
在「我長輩」的那個年代，據說當時的流行是「言必稱彼得．杜拉克」，寫文章的時候都要帶兩句大師杜拉克的名言才夠水準。如今到處都是大師，而杜拉克先生也仙逝已久。到了本人這一代，新的流行是「存在主義」。

但我真是從沒搞清楚過這啥東西。

聽說王家衛的電影是存在主義，村上春樹的小說是存在主義，西蒙波娃和沙特是存在主義（廢話！），很多很多東西都是存在主義......反正我還是搞不懂啥是存在主義。當時不是個Google和Wiki已經出現的年代，我還是一個文藝青年（騙誰啊）的時候，而我的專長就是──去買本書來學習存在主義。

是的，電腦不懂就買本電腦概論來讀，文書處理軟體不懂就買文書處理概念來讀，書法不熟就買本書法概論來讀，那存在主義不熟⋯⋯當然就買本存在主義概論來讀！

不過我看了半天，還是沒搞清楚存在主義是啥。因為其中有一個重要的前提據說是：「存在先於本質」。大意很像是：一個東西的存在甚至是比東西的本質還重要！（還是不懂啊！）比方說，石頭這東西的存在在於你腦中對其本質有認知，但是石頭本身的存在卻反而不那麼重要了！（有講跟沒講一樣，而且這是錯誤的理解吧！）

胸有成竹會更好
俗話說，言多必失，我這麼一寫，各位讀者一定會想「哎呀你這傢伙真是沒用，不懂裝懂還敢亂寫，存在主義根本就不是這樣的，其實是這樣那樣的............」我得承認：我當然不是存在主義專家，各位當然可以比我更懂。不過，我完全不能理解這個「玄學」的一個最重要的因素是：它和我的工作經驗完全相違背！

「什麼工作經驗？」

在我本人的「資訊科技媒體職業生涯」裡面，最常碰到的就是：我不太清楚要做什麼，但是還是拼了老命做出個什麼（因為要截稿了），結果就是做出個亂七八糟四不像。存在先於本質？什麼鬼啊！！根本就沒有什麼存在先於本質，就是隨興亂做，交差了事。在資訊界有一句名言就是：「Garbage in, garbage out!」，我的感覺是：這概念同樣也適用於文書處理。

所以繞了半天，大家終於知道我要講的道理，其實就這麼簡單啊！

我個人認為，文書處理軟體（Word或Writer）其實至少已經有八成左右的排版能力，所以問題常常早就不是「功能限制」了，軟體的功能通常太多而不是太少。最好的情況其實應該是：你對你要做的文件「要變成什麼樣子」早已經有看法。就像蘇東坡評文與可畫竹：「與可畫竹時，成竹在胸。」你對文件要變成甚模樣越有概念，做出來的東西才會有越高的品質。

這樣似乎還相當存在主義？！對美學要有點基本概念
除了對自己的文件要「變成啥樣」得有想法以外，最好，你能對「怎樣的文件比較好看」得先做點功課。

想像一下，如果你坐在會議室中，看著文字密密麻麻的報告或說明，或是看著恐怖的投影片，字小內容又多，你會想看嗎？

以前講過，好的文件是要讓讀者「免於閱讀」，請注意：這免於閱讀不是「看都不必看了」，而是要讓讀者「瀏覽之後自可依據需求而選擇要看多仔細」。

雖說我們不需要每個人都成為「排版專家」，但既然每個用電腦的人都有使用文書處理軟體的機會，那多懂一點概念，多一點能力，你的機會就比別人多一點（應該是吧！）。

市面上講述這方面的專書很多，我就不敢掠美了，僅介紹三本我有看過的。「三言社」出版的《寫給大家的平面設計書》，「悅知文化」的《文字的準則》和「如何」的《設計的文法》，都是很不錯的設計書，只是各自的著重點不太一樣，但都是圖文並茂，也都通俗易懂。比方說，《文字的準則》這本書的作者是日本的平面設計大師，所以對漢字與版面間的「連結」有獨到的看法，而且運用多樣性的範例（正、反面的教材都有）讓你可以很容易的心領神會。

兩頁的兩欄式報告
好的，概念也講完了，那要用啥當範例哩？

我想到可以當範例的有報告、履歷表、小學生的考卷、海報、通知單、名片、稿紙、仿雜誌的對頁版面⋯⋯，俯拾皆是啊！

我個人的想法是：講一些比較「用得到」的文件當範例較好。第一次當範例的，就用一個「兩頁的兩欄式報告」好了。

如果是一般辦公室的習慣，紙張尺寸以A4為主，裝訂也很簡單，就只是釘起來，所以不需要所謂的「對頁」。而文字分為兩欄（而不是三欄）是因為一般辦公室文件會用較大的字體列印（因為很多人已經有老花眼了⋯⋯不是，老花眼只有我而已，用大點的字是因為大家工作都很累，大字看起來比較省力），若用三欄可能會讓每一行的字數太少了。若是字比較小，三欄也未嘗不可。

這裡要請各位特別注意：一般多欄式的文件，大多會有「大標題」、「小標題」和「內文」這三個層次。大標題出現在文件最前方，通常是以跨欄的方式呈現。而小標題和內文則在各欄的分界裡面，照「順序」流動。如果是排版軟體，則需要每個元素都單獨置入版面裡。但在文書處理軟體裡面，你只要設定欄數，然後置入大標、圖片即可，文字會在各欄裡面自動排好。

所以，一個「2頁2欄式的報告」製作流程大致如下：

1. 製造一個空白文件（開新檔案），然後設定好頁面尺寸、頁面走向、邊界。


開新檔案，然後設定好頁面尺寸、頁面走向、邊界。

2. 設定文件的欄數（2欄或3欄）。


設定文件的欄數。

3. 置入大標題文字，你可以用「文字藝術師」製作大標，但我個人覺得用一般的「文字方塊」就可以了。此外，大標題不需要「置中」，那反而會破壞視覺張力，讓版面變「呆」。


置入大標題文字，我個人是使用一般的「文字方塊」就可以了。此外，大標題不需要「置中」，那反而會破壞視覺張力，讓版面變「呆」。

4. 置入（可能會需要的）圖片，並設定文繞圖為你需要的形式。


置入（可能會需要的）圖片，並設定文繞圖為你需要的形式。

5. 將內文置入，調整文字格式即可完成報告了。我個人的看法是你可以設定兩個樣式，把「內文」和「小標題」都用樣式設定之。如此一來，要調整頁面的形式就很方便了。

本期結語：有想法很重要
做一份「稍微好看」的報告，最重要的是「順序」和「想法」，其實不會太困難。下期，我想用Word試著做一個「小學生用的國文考卷」，這可就有點難度了。為何要做這東西？那就請下期繼續收看了。