遠距辦公考驗企業數位化成效

企業過去推動的數位化轉型工程，著重在電子化，希望將實體、仰賴人力處理與紙本形式的溝通與作業流程，轉換成線上的多人協同作業，舉凡電子郵件、文檔交換與編修、即時通訊、視訊會議、公文與表單簽核，都能經由主從式架構的應用系統來處理，然而，後續我們又歷經了網頁化、行動化與雲端化的風潮，因而使得在越來越多的文書作業與通訊過程當中，一般使用者可以透過瀏覽器或行動裝置App，來存取這些服務，本人就算不進入辦公室、不存取內部網路、不使用自己的個人電腦，也能在任何時間、地點來進行這些工作。

細部來看，這當中牽涉到的IT解決方案相當廣泛，像是許多人所熟知的：電子郵件伺服器／群組軟體、辦公室應用軟體、文件檔案共享環境、整合通訊系統、視訊會議、商業流程管理系統。

在此同時，若從個人端電腦存取方式的簡化與統一，來看待相關的數位轉型應用，IT廠商也陸續發展出多種解決方案。例如，終端服務、遠端桌面服務、精簡型用戶端，以及桌面虛擬化、應用系統虛擬、虛擬桌面基礎架構等。

這麼多年以來，上述產品都已發展得相當成熟，無論其背後運作的架構是簡單或複雜，若要實現最快速的後端系統建置與前端部署，如今已有不少廠商均可透過雲端服務，以及網頁介面、行動App，將這些系統供應給使用者。

除了應用系統、運算裝置，外部網路的存取方式也有不少變化。例如，網際網路的普及、頻寬的快速成長，再加上3G/4G行動網路與Wi-Fi無線區域網路的建置，使用者連網的門檻不斷下降。

因此，一般人存取網際網路的管道非常多元，不只是個人電腦，我們現在可透過智慧型手機、平板電腦、智慧電視上網，同時，印表機、投影機、視訊監控系統、智慧喇叭也可透過Wi-Fi上網，連接其他裝置或是後臺系統、雲端服務等。

而在多個營業據點或個別使用者與公司總部之間的網路溝通，為了確保連線過程的機密性，企業可自行架設VPN網路服務，或向業者申租MPLS VPN，以便提供給這些環境與使用者來存取。

由此看來，企業若要實施遠距辦公，可行性應該是很高的吧？畢竟上述這些技術應用都已經推出許久，也都累積了不少企業使用案例，許多公司也曾度過2003年的SARS、2009年的H1N1流感，如今面對武漢肺炎疫情持續升溫的狀況，若企業過去曾投入相關解決方案的建置，按理來說，應該是游刃有餘，但實際上似乎不是這樣。

我們先不論是否導入全部的應用，就能應付員工隔離期間長達14天的遠距辦公需求，若以個別的解決方案來看，企業即便導入，通常也只是提供給部份人員使用，當下所考量的部分，往往是特定人等的工作需求，並不一定會涵蓋到大部分員工。

這真的是不少企業的選擇。因為，這麼做對公司日常工作流程的衝擊最小，投入的成本規模也是企業較能接受的範圍。然而，天災人禍說來就來，就算這些IT服務能夠立即隨需擴充、供應，每個人原有的工作模式卻不一定能馬上跟著改變。

例如，習於行動辦公的業務人員，或許都已不再依賴實體、作業集中的辦公環境，但對於平時固定在一地工作的員工來說，如何將原有的操作與溝通環境延伸到不同空間，並且維持正常、高效運作，就會是大問題。

而這些彈性工作環境的建置與擴大適用範圍，在平時，可能有很多主管會認為是杞人憂天、勞民傷財，但現在想想，大家應該會有點後悔，感嘆為何不及早準備，以便讓所有人的工作多一點適應劇變的彈性。

即便有如此遺憾，我們還是必須體認到「今天不做，明天就會後悔」，因為當前所感受的限制和不便，往往來自於過去的作為不足，雖然我們不知道這一波傳染病疫情何時會終止，但若能從當下開始努力，逐步進行改善，接下來再度面對這類困難時，至少可以讓更多人能夠快速取得就緒的工作環境，而非再度悔不當初。

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