健康瘦身

如果在臺北街頭隨便抓一個女生，問她：「你對自己身上哪裡不滿意？」十個有九個半都會回答：「我希望可以再瘦一點。」

瘦身，幾已成為現代人的全民運動。但若一味崇尚模特兒身形，瘦過了頭變成紙片人，既不美觀又影響健康，顯然過猶不及。

不只是個人，在這經濟風波不斷、原物料持續上漲的年頭，全球不少企業也流行瘦身。管理學冒出所謂「lean and mean」的辭彙，由強有力的管理階層出面，大刀闊斧地淘汰徒費資源的肥貓，務令組織全身上下只剩精實肌肉。只是欲達「lean」（精瘦），管理階層不免須流露出「mean」（苛薄）的一面。裁撤得太厲害，又會淪於冷血，招人謾罵。

想瘦身的人，應多吃有營養、可增進代謝的食物，拒絕虛無的熱量。想瘦身的公司，亦當審慎評估自身條件，不該花的盡量省，該花的也要花在刀口上，才是穠纖合度之道。

簡單地說，就是只要「lean」而不要「mean」。

1930年代，日本豐田汽車即推出「精實製程」（Lean Manufacturing），主要訴求是消除各種不必要的浪費，亦即無法為客戶產生價值的資源投入，包含人力、物力、空間與時間，來降低成本、提升競爭力。一位就讀台大EMBA的技術長援引此概念，輔以資訊科技，嘗試在公司內部推動「Lean Operation」（精實營運），採取的幾項措施，皆收到可觀成效。

第一個案例是廢除紙本薪資單。從前人資部門為提供薪資明細，每月皆須打印、拆分、派送大量紙張，費工費時又不環保。現在，公司改用人資系統中「線上薪資明細查詢功能」，改以Email方式處理薪資單。光是這個簡單動作，一年下來便節省臺幣115萬元，查詢效率及使用者滿意度也大幅攀升，堪稱一石二鳥。

第二則案例是建置雲端軟體工作室。還未飛上雲端的年代，公司得替眾多人員購置工具軟體登入權限，以開啟客戶或工程師提供的設計檔。拿AutoCAD來說，每多一人使用軟體，公司每年便須支付十萬元的開銷，真正利用的時間卻又有限。雲端科技之「共享」特色，大幅提供了資源利用率──公司建立「資源池」（Resources Pool），為每套合法軟體建置虛擬環境，監控使用名單及使用狀態，閒置逾十五分鐘者，將遭系統強迫登出，以釋放空間給更需要的人。光是AutoCAD的更新，每年即可省下745萬元。

過去，公司對原物料的採購管理也不夠紮實，訂單歸檔查詢不易，導致客戶變更／取消訂單時，無法即時處理，加上未要求客戶承擔長交期原物料的風險責任，導致公司須消化巨大的呆滯庫存，損失慘重。為了改善現況，公司自行研發業務訂單與長交期原物料採購管理系統，便於業務人員更快查詢及處理訂單狀況，減少呆滯庫存，也降低訂單報價出錯率。

實驗發現，「精實營運」非但與生產、IT部門息息相關，更是放諸全組織皆準的理念。其中牽涉的成本、品管、物流等環節，是全體同仁皆應關心的課題。上述案例中，「精實營運」乃由CEO與CIO配合執行，不知不覺，雙方有了共同追尋的目標，頓時也出現共通語言，得以無障礙地審視內部問題，攜手理出解決之道。IT的介入，滿足了「精實營運」的節流需求，不啻為最重要的推手。素來被視為成本中心、績效無從評估的IT部門，也因協助撙節支出，產生量化貢獻，價值頓時突顯。IT人員贏得更高的尊嚴與自信，同時洞悉本身與公司營運的連結，更加明白自己的著力點。

當然，立意導入「精實營運」之初，定會遭逢各方面的挑戰，極可能與特定人員或正在執行的某些計畫發生衝突。管理階層面臨瓶頸之時，應以企業的經營目標（business objective）為取捨原則。畢竟，任何創新的策略和技術，不外是讓企業與理想更接近，方向對了，付出的努力才有意義。