減少實體的會議，多一點虛擬的溝通

開會是一種非常大的人事成本，找10個人在一起討論2小時，成本不只是這些人的薪水，應該還要把這些人2小時可以做哪些事情的機會成本加進去。會議並不全然是有必要性才開的，有些是例行性的會議，有些則是跨部門的協商等等，如果一天開超過兩場會議，每個人的效率都會大打折扣。但是不開會就沒辦法建立共識，沒辦法將事情當面講清楚，也沒辦法做決議，實在沒有更好的方式。從某個角度上來看，會議是一個連續事件，因為開了第一次會，沒有決定的事情就要靠第二次，第三次……後面的會議來解決；交辦的事項從第一次開始越來越多，工作越來越發散，有些時候提一個問題衍生10件待辦事項，也有些時候提一個大家都沒有準備的問題，於是接下來的討論都是基於假設，平白浪費時間。當然了，會議也常常是職位最高的人高談闊論的機會，我們也可以想說這是一個觀念的溝通。

Anyway，這些對於績效並沒有直接幫助。有沒有人敢站出來堅持一次會議半小時內一定要結束？是否有人敢堅持一個星期只開三次以下的會議？透過網路，能夠發表意見的方式變多了，時間與地點也不再有限制，我們有沒有利用溝通的工具先建立初步的共識與充足的資訊再來開會？很多人都承認，會議產生一種不去深思的文化，所謂的腦力激盪並不一定是在會議中才有辦法產生，如果養成平時都有持續性的思考，那麼並不需要激盪就可以產生很好的idea。會議等於是要我們大腦在短時間內接受片段的資訊之後，搭配自己的經驗產生一些「發言」，好處是讓大家在這個時間內都很專心，壞處是每個人的發言並不一定有營養。老實說，散會之後常常會有一種空虛感，「我們有做了什麼嗎？」這個聲音常常會在心理面回盪。但是由於國父說中國人常常會而不議，議而不決，所以會議中一定要發表意見，而且每個會議一定要有待辦事項。

E-mail可以解決部分溝通的問題。會議要用的資料，往往都是會議前幾個小時或者前一天下班之後才寄出，這種情況真的很浪費E-mail這個好工具。可以試試看，早一點將下星期或下下星期要開會的資料與議題先寄給大家，請大家反映意見。可能你會說這種方式沒有用，因為沒人會認真看這些資料。我想確實沒有人會認真看內容，但如果你能夠把資料的內容中最重要的3點節錄出來直接寫在信件的本文，甚至直接指定某些部門或某些同仁請問他們的意見，結果就會不一樣。

可能你已經想到了，要善用E-mail這個工具就是要建立互動的感覺，當有人提出意見時，應該立刻將意見整理到資料中，看是否要修正，然後將修正本或者回應的訊息Replay給大家。於是在這一星期中，等於是已經完成了好幾輪的討論，會議只是讓大家聚在一起做出決議，或者透過面對面與白板將寫不明白的講清楚，因為這一星期以來我們已經利用大家的片斷時間完成會議了。Skype、MSN這些工具也可以達成同樣的效果，但是為了建立良好的互動，仍必須要把最update的版本E-mail給所有相關同仁，刺激他們去思考去發言。這樣的思考往往會超過5分鐘，而且不會漏掉隔夜的靈感。

例行性的會議其實應該減少，因為這會造成大家一個惰性，把事情累積到會議上才來討論。透過網路任何時間任何地點都可以討論，所以我們是否要思考取消例行性會議，進而要求大家都要在網路上開會呢？決議的時候才聚在一起做最後的討論與定案。如果不透過網路來開會，會議的結果往往只是討論不足與不正確的資訊，然後做出有缺陷而且初步的結論，如果只能這樣為何要浪費大家的時間呢？而且，透過E-mail等網路工具進行的離散式會議，可以讓思考的時間變長，任何人都有充足的時間尋找並提供正確的資訊，更重要的是：可以同時進行的會議數量比聚在一起多10倍以上吧？我不認為大多數的人可以在會議中拿到第一次看到的資料時，就可以發表有價值的意見，尤其是資料超過3頁以上時，連看的時間都沒有。透過網路的互動提前進行彩排，才比較會有實質的意義吧？