大效率來自於累積小動作

吳俊瑩／iThome電腦報技術主筆

不管我們身處企業內的任何職位，都會有同樣的問題：趕不上進度。同仁會向主管抱怨說因為工作太多導致進度落後，但即使移除了該同仁大部分的工作，進度仍然是落後。主管本身也面臨同樣的問題，白天要開會，開完會之後剩下的時間也不夠做事情，所以自己要做的事情也耽擱了。有人提出過這樣的統計資料：企業內部主動達成進度的員工比率稱為「主動比」，主動比超過30%的企業才有辦法收支平衡，超過70%以上的企業，可以達成EPS（Earning Per Share）5.0以上的成績。

猛然一想，企業內部所有制度、打卡、獎勵等都算是用來提升或維持主動比的措施，比較激烈的方式則是不定期的組織重整，或者資遣考績倒數5%的人員等。不過這些都基於一個假設：員工的效率是他們自己的事情，提升他們的效率也是他們自己的事情。所以我們用扣錢、資遣的方式來逼使員工自己尋求並且維持基本效率。很多公司逐漸發現，員工的效率異常地差，而且有一半以上並非不努力，而是沒有方法。

有一個前輩受聘擔任一家公司的大PM，上任的第一天，就要求檢查部屬的「硬碟內容分類（公事部分）」。及格的標準是：電子郵件資料夾要分成公事與私事，常用的電子郵件地址必須要做群組規畫，所有自己的密碼資料必須要有獨立的資料夾統一存放。硬碟的目錄必須要將規格書按照品項與廠商建立目錄，各項資料也必須要建立在相關的目錄上，以達成方便檢索的目的。為什麼他要要求手下的人做資料分類呢？

「因為人的記憶力是靠不住而且很容易扭曲的！」所謂的效率第一步，就是「不要相信自己的記憶力」，「資訊在被儲存的時候，就應該先被處理成可以立即使用的狀態，否則就是Garbage in，Garbage out!」。

接著，前輩取消了打卡與扣錢制度，但嚴格要求產出的時間，沒辦法在合理的時間內完成任務，該同仁就要打卡與遲到扣錢。結果可想而知，部分人可以達成這樣的要求，另外一部分人不行；他把後者集中起來，要求他們：每天下班前花5分鐘，把當天下班回家要思考的3件事情，以及隔天一上班要立刻處理的3件事情寫下來。同時，要求所有同仁都要有隨時Write down的習慣，會議時必須將重點與問題紀錄，任何文件資料想到就要即時進行隨手更新並且主動提出給各單位討論，並且以自己的紀錄來檢視各單位的執行狀況，而非等待各單位提出報告才來思考該從哪裡看起。而且，最基本的中英文電腦打字要求要能一分鐘輸入20個字以上。Word、 Excel、Power Point都要考試確認每個人的程度。

一季之後，部門有人離職，也有人被資遣，剩下了1/3的人力，但是績效卻比之前高了一倍多，而且也沒有人喊累。

前輩的經驗說明了，外在的限制因素並非提升效率的關鍵，那只是限制惰性的方式，正確的效率提升在於「把腦袋空出來」，能寫在紙上的事情寫在紙上，能立刻分類的事情就立刻分類，隨時花幾分鐘做資料的更新與細節的修正，甚至把自己的電腦中英文輸入練好，最重要的是下班前先把等一下以及明天要做的事情想好，才能讓腦袋真正清醒地思考其他的問題。這些都是小事情，不過我們都可以回想一下，是否都是因為反反覆覆的小事情才造成我們的時間損失呢？也就因為有很多小事情待處理，導致我們感到煩，接著覺得累，然後把這些狀況歸類為「工作量過大」與「公司沒有制度」。畢竟公司只能透過紀律來維持基本的效率，如果員工陷入效率瓶頸，又沒有專人能協助解決、輔導與要求，很容易將情緒反應到公司的經營管理上面，因而形成了C、D級的員工。

缺乏效率是通病也是很難讓人承認的事情，因為感覺起來就是沒有能力；但是缺乏效率其實是習慣問題，只要能矯正，就可以改善。同時，效率也是練習的問題，文書處理能力是靠練習來的，在當前的職場缺乏文書處理能力確實是無法展現出效率的。我們總希望能有一個秘訣可以讓自己的時間管理一夕之間突然改善，這並不切實際，必須要透過自己檢驗自己的習慣，察覺出最浪費時間的行為並改正過來才有辦法。