數位資訊管理平臺研討會後報導

知識重要性與日遽增，企業內部資料量每年也成倍數成長，文件數位化管理和數位文件可再利用性成為重要的IT議題。IThome電腦報周刊特別邀請數位文件管理系統整合商華通資訊，以及掃描器大廠虹光精密，提出相對應的解決方案。以下為研討會內容整理：

華通總經理許崇仁：針對企業內部數位資訊的管理，我們公司提出了幾項解決方案，如數位文件管理系統，可針對不同公司和單位，靈活處理不同檔案格式的文件，並可設定存取的權限；中英文搜尋引擎，我們在自然語言技術花了很多心力，並開放API讓其他伙伴開發；個人或企業知識管理系統，提供有效的儲存管理功能，Outlook、影像或語音都支援。

另外，還有可針對各領域客戶需求來開發的光學辨識系統（OCR），不僅印刷體，不同行業和應用或直式公文系統、手寫文件也有可辨識。結合虹光精密最具效能的掃描器，能減輕員工負擔，以OCR取代人力輸入，所有文件如果不經過數位化處理，要找文件就如大海撈針，我們提供的數位文件管理系統，能解決找不到檔案或文件的困擾。

虹光精密特別助理李永強：要把傳統紙張文件在數位系統進行有效的管理，數位化是最重要的核心。數位時代帶動政府e化，如果不把公文數位化，就如橋樑的兩端不連起一樣，會發生很多問題，這個連結的動作，就是影像處理技術，以下就以電子公文的影像處理技術實例為主題。 這幾年政府推動e化，其中以電子公文是發展最好的專案之一，臺北縣政府四百多個點都有安裝我們的產品，研考會全國鄉鎮公所也有安裝我們的文件和數位影像管理結合的解決方案。

無論網路如何從盛行到泡沫，總之，網路還是成功的，無論是政府或企業都必須數位化因應全球的e化浪潮。政府機關之間的公文交換、機關內主管簽核用的電子簽核系統、文件歸檔有電子歸檔系統，主要目的都是加速公文傳送的效率、資訊公開與分享。

其中需要注意的現象，所有紙本文件交換，例如從教育部送到經濟部，以前郵寄要兩天到三天才會完成，現在使用電子文件交換系統傳送，只要一下子就到了。然而，還有紙本附件怎麼辦？

臺北縣政府曾針對四百多個系統安裝點做過統計，每兩份文件中就有一份文件有紙本附件，如果紙本沒有辦法跟著電子公文走，還是沒有提升效率，系統也沒有意義。簽核也是一樣，手寫和紙本都要一起走。在政府推動的檔案法中規定，未來所有機關在三年內要把所有檔案建檔完畢，送交檔案局。紙張文件造成電子化環境很大的障礙。

我們提供軟硬體平臺解決方案，把紙張和數位世界連結。主要的癥結有三點：第一，要自動進紙。不可能買複雜的辦公室文件處理機器設備，造成更大的麻煩，就像相機從調光走向傻瓜化，辦公室應用也是同樣的道理，紙張處理也是。

第二點影像傳送技術。是要把影像送入個人電腦、伺服器或電子郵件，比較關鍵的是處理技術，除了簡單、輕鬆操作外，處理結果還要正確，有些原子筆掃出來常常會不清楚，太髒字會不見，這會很嚴重，如何正確，這是影樣處理技術的關鍵。

虹光精密常用的自動進紙式掃描器及工作站，包括AV220、AV610、V2100、AV3200、AV3800、AV8000S等，特色包括連續進紙、可透過SCSI、1394、USB2.0直接連結電腦，著重於速度及自動進紙穩定度，適用於專人操作或個人專用。

文件掃描工作站的特色，可用於辦公室文件數位作業，形成辦公室的Shopping Center，不需連結電腦，可直接連接網路，可進行掃描到電子郵件，並指定電腦檔案夾，內建檔案格式處理，可做數位複印，適合辦公室多人共用、多人分享。

華通資訊石正人：為了健全民眾和政府資料的檔案管理，促進檔案開放和運用，政府擬定了檔案管理法，該法回溯全國8000多個機關單位，所有公營機關被要求定期保存的檔案，需一年分四次送交中央主管機關審核，大小紙本公文必須經由電子儲存，檔案格式規定以.XML、.PDF為主，文字影像則以.JPG、.TIFF為標準，並規定在3年內、也就是到94年3月之前，完成回溯編目。

中央部會的公文已經電子化，但地方機關的公文電子化程度不高，民間和政府機關往來大多以紙本公文為主，而檔案法之前的公文多尚未電子化。在這樣的情況下，公文電子化遇到回溯費時費力、儲存困難、轉檔不易和使用者認知不足的問題。

我們使用高速掃描器處理大量的公文資料，一分鐘可以掃描12頁到35頁，且不用開光罩，可直接產生一檔多頁的檔案，不用事後再處理，紙本公文數位化後，便可進行公文辨識建檔作業。

該解決方案辨識率，純英文為98.5％，混合體為91.7％，辨識速度在PIII-667MHz的電腦執行，每秒達180個字，可辨識的欄位有發文機關、發文日期等。華通資訊副總經理林書正： 知識的定義複雜且有爭議。不會有人否認，微軟帝國是從知識的累積開始建立，加上一些機緣。臺灣電子產業不斷投入研發，智慧財產權成為競爭的利器，不可否認知識在企業的重要。

當公司未上櫃，財務管理可以憑經驗處理，公司公開發行後，企業必須面對更強烈的競爭，個人經驗已經沒有辦法做財務管理，必須累積銀行界、外在資訊，內、外部資訊都有相同的重要性，這時候的知識是要綜合內部和外部管理智慧的經驗。

然而，在企業中什麼是符合知識的價值？所有的軟體都是知識，包括制度、兩個工程師的對談，因為每個對談都可能產生新的點子，這些都是知識。有形化的知識就是專利，組織的運作、溝通和新的作業模式，如果工作流程的改變能讓生產量增加三倍，這些人的想法和經驗都是知識，都是組織保存有價值的資產。

如何做有效的知識管理？組織、實務和硬體設備的應用，並鼓勵內部互動，透過工具和方法產生內部知識，記錄制度對組織的改變和影響，這些資訊的價值在於輔助決策，不在於幫公司作決策。企業每個工作流程收集對公司有幫助的內容，累積起來並重組分析，讓公司能產生競爭力。入口網站是整合企業內部資源，是具體的數位知識管理解決方案。

華通資訊小檔案：

成立於2002年4月，公司位於南港軟體園區，為經濟部和資策會重點培育廠商之一，研發中心設於加拿大安省，資本額5000萬元，員工人數約45名。市場定位知識及文件管理系統整合商。

虹光精密小檔案：

1992年成立於新竹工業園區，一開始以生產傳真機元件起家，至今跨足精密光學、機械、電子和軟體等專業領域。員工人數1700到1800名，現有新竹園區和蘇州廠。其研發的自動進紙技術在整體掃描器市場的佔有率為55％，每分鐘可進紙50張紙的技術，獨步全球，為IBM、惠普、Xerox、Lexmart、Pentax、Fujitsu等大廠的OEM伙伴。