元富證券建立內部個資制度，成立常態性管理組織

元富證券因應個資法的兩大原則，就是法令明文規定的項目優先做，以及核心必要業務相關的項目一定做，預計2012年底擬定個資管理制度後，旗下51個營業據點同步落實

約莫一年前，個資法草案施行細則出爐，元富證券首度意識到政府推動個人資料保護法的決心，已經展現出勢在必行的態勢，因此，元富證券董事長直接指派副總經理林東和擔任召集人，同時並以法制室與資訊部作為個資推動核心，於今年初正式啟動「個人資料管理制度導入專案」，預計2012年底擬定個資管理制度之後，元富證券旗下51個營業據點將同步落實。

對於元富證券來說，既有的個人資料保護措施，主要著重在電腦資訊安全處理層面的個人資料保護。然而，為了因應10月1日才正式施行的個人資料保護法，元富證券的個人資料保護措施必須更全面，從電腦資訊安全作業層面擴大到所有的作業環節中，舉凡相關的紙本表單以及作業流程，是否符合個人資料保護法的規範都要重新檢視，才能適當調整。

元富證券副總經理林東和表示，個人資料保護法首度伸張個人對於個人資料的行使權力。這個觀念的轉變對既有作業流程造成莫大衝擊，因此，必須盡速建立相關管理制度，經由標準作業流程落實，才能取得使用個人資料使用授權，並且在授權範圍內使用，否則可能會影響到業務發展。

個資法與既有實務運作有一定程度的衝突，如果管控太嚴，可能會影響到競爭力，如何拿捏是非常重要的關鍵
為了建立個資管理制度，元富證券找來外部顧問協助，一步一腳印從最基本的個資觀念了解開始，然後才進行全面性的個資盤點，並且依據個資法草案沙盤推演，元富證券資訊部專案副總經理李俊德表示，即使從業務流程中找出了個資流向，但要如何完善監控與管理非常困難。因為個資法與企業既有流程運作是有衝突的，如果管控太嚴，可能會妨害到企業的競爭力。

舉例來說，在證券業務流程中，通常會因應整合分析需求，取得相關業務資料，來產生各式各樣的分析報表，以供商業決策與業務發展。但是，個資法實施之後，如果客戶要求刪除個資，刪除一筆資料的動作，可能涉及到數千支相關程式，甚至因此破壞了資料整合分析的完整性與精確性，因為這些程式往往對映的是某項產品或業務發展，如果後續要再做資料整合分析，得到的分析結果恐怕會失去參考價值。

李俊德表示，個資法不僅對資訊單位是項挑戰，也同時考驗企業營運的作業靈活度，能否因應一波又一波的法令要求。以隨身碟的使用來說，由於業務簡報以及業務訊息布達需求，元富證券過去都開放使用，但是，現在為了落實個資法，就必須重新制訂隨身碟等管理制度，才能在業務拓展與法規遵循之間取得平衡。

元富證券因應個資法的兩大原則，就是法令有明文規定的項目優先做，例如：新開戶的個資使用告知等。其次是核心必要的項目也一定做，比如：電子交易、財富管理以及經紀相關業務等。元富證券法制室資深協理熊文莊表示，個資法正式上路之後，元富證券已經針對新開戶，擬定新的申請表單以及標準作業流程。此外，也會整合證券同業工會資源，以同業標準來落實個資法。

熊文莊表示，個資法沒有提供執行面的具體作法，為了符合法令規範，證券商法令遵循委員積極擬定相關作業文件的參考範本，並且在10月3日發布4大範本，提供給證券業者參考使用，其中包括告知義務內容參考範本、當事人同意參考範本、個人資料為特定目的外利用之告知與利用同意書之參考範本、行使個資權力申請書範本等。

落實個資法規又不影響系統效能是最重要的目標
從IT的構面來看，李俊德認為，在落實個資法的同時，又不影響系統效能是最重要的目標，然而如何執行才有效果，則是最大的挑戰。以刪除資料來說，是否會影響到原來的業務流程，而若在線上作業直接刪除，又是否會影響到相關系統的運作，都是現階段難以全面評估的關鍵。

現階段，元富證券有幾種不同作法，基本上能夠透過系統或工具處理的，就不會考慮用其他方式來解決；其次則是修改程式來解決；再者，經由制度與書面作業來因應；最後，還會搭配品德規勸來宣導，進而達到全面落實個資管理制度的目標。

元富證券因應個資法，所成立的個資管理制度推動小組，雖然是以法制室與資訊部為兩大推動核心，但是，元富證券旗下每個事業單位都必須指派1～2位同仁參與，包括16個部門與部門分支單位，總共37位推動成員，一方面代表該部門共同擬定個資管理制度，另一方面也必須擔任推動個資管理制度的種子，進而將訊息布達給其他同仁。

熊文莊表示，個資管理制度推動小組成員，每周都必須與外部顧問開會，然後針對既有管理制度不足之處，重新規畫出適當的方向，10月1日個資法正式施行後，個資管理制度推動小組每周至少花費2～3天，鉅細靡遺導讀每個法條，主要就是希望每一位種子成員，能夠充分了解個資法的精神與要求。

此外，元富證券為了徹底落實個資法，目前除了成立個資管理制度推動小組之外，還另外成立常態性的任務編組，也就是個人資料保護委員會，同時並由總經理擔任召集，針對個資管理制度執行過程中，所產生的問題與爭議進行決策。

元富證券落實個資保護9項作法
1. 個資法草案施行細則出爐後，元富證券董事長指派副總經理林東和擔任召集人。 
2. 以法制室與資訊部作為個資推動核心，同時並成立個人資料管理制度推動小組。
3. 今年初啟動「個人資料管理制度導入專案」，將個人資料保護的管控措施，從電腦資訊安全作業層面擴大到所有作業環節。
4. 元富證券的兩大原則，就是法令有明文規定的項目優先做，核心業務必要的項目也一定做。
5. 針對新開戶的顧客擬定新的申請表單以及標準作業流程。
6. 元富證券遵循同業標準來落實個資法，採用證券商法令遵循委員發布的4大作業參考範本，包括了告知義務內容參考範本、當事人同意參考範本、個人資料為特定目的外利用    之告知與利用同意書之參考範本、行使個資權力申請書範本等。
7. 元富證券個資管理制度推動小組每周至少花費2～3天，鉅細靡遺詳讀法條，讓每一位種子成員，能充分了解個資法的精神與要求。
8. 除了成立個資管理制度推動小組之外，還另外成立常態性的任務編組，也就是個人資料    保護委員會，同時並由總經理擔任召集，來處理個資管理制度執行過程的爭議。
9. 2012年底內部個資管理制度同步實施到旗下51個營業據點。

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