佳醫集團的儀表板應用樣式|資訊人員把主管需要的分析維度設計好之後,只要點選左方的條件式,即可快速地做各種角度的業績比較。(圖中內容僅為概念驗證,非真實數據)

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經營健康事業的佳醫集團,主要業務是引進醫療設備,賣給全臺的醫院和診所。除此之外,他們也和醫生合作經營洗腎中心、醫學美容中心、復建中心、牙科、眼科等。由於轉投資眾多,所以高階主管必須掌握各投資單位的經營狀況,以作好投資分配。

然而,財務資料分散在各診所的系統中,若沒有良好的資訊彙整及商業智慧解決方案,高階主管的決策分析勢必耗費大量時間。再者,對於沒有財務背景的主管而言,檢視一張張的報表然後抓問題,是吃力的工作。

於是佳醫集團的財務長高省,決定導入能夠加速決策的商業智慧平臺。在採用儀表板之前,佳醫曾導入其他產品,然而使用上不夠直覺,所以逐漸不為人使用。導入QlikView之後,建置期大概3個月即看到效果,高省說:「就像飛機的儀表板,很容易理解。」高階主管檢視幾個關鍵指標,就可以快速了解狀況。

先讓主管看到效果,參與的興趣倍增

回顧導入新的BI系統的過程,高省認為:「最大的門檻和困難不是在工具,是在原始資料的整合度,還有如何找出主管們要的是什麼。」

如何做好資料的整合?佳醫集團由於在1999年即導入ERP,各家投資單位也要求導入ERP,或者建置整合的機制,所以這方面不是問題。

而針對主管的需求,高省認為:「公司只要有管理的KPI及報表,從既有的基礎做起,最能快速建置雛型。」以佳醫為例,業績達成率、毛利率、應收帳款、收款天期、存貨的天期、現金流量,以及業務在意的主力產品的銷售量及平均單價等,都是KPI(Key Performance Indicator,關鍵績效指標)。這方面佳醫努力了3年,早已制定衡量的標準。

此外,在導入之初,高省以集團內規模較小的醫學美容事業群為範本,讓IT人員事先就既有的報表設計儀表板,再展示給業務主管看。

高省說明她這麼做的用意:「在還看不到效果的時候,跟主管們解釋儀表板的作用,他們並沒有感覺,所以我先設計小規模的系統展示給他們看。」業務主管看到QlikView的效果之後,眼睛為之一亮,當場就建議再增加哪些資料、排序與比較的功能。既然主管們對系統的應用感興趣,高省就順理成章地請業務、財務和資訊部門3方面約定時間,開會討論儀表板的設計。

從看50張報表抓問題,變成有問題的自動亮起來

至於QlikView應用的效果,高省提到佳醫由於代理許多醫療與健康相關產品的關係,所以相當重視庫存及應收帳款的情況,過去雖然透過ERP也可以取得相關的報表,但是操作上較為繁複。她形容如果有50家分點,主管就必須看50張報表,然後挑出有問題的部分。

而現在50張的資訊展示在一頁儀表板上,有問題部分自動以紅色警示,大家再針對紅色的部分層層下掘(Drill Down),查看細項資訊。而且他們可以很直覺地以滑鼠點選切換分析的面向,例如,跟預算比較、跟去年比較或者連續三年的比較……,這些在以前是要彙整很多張報表才可能辦到的。

跟業務分析相關的報表,業務主管可以選擇從業務員別、產品別、區域別、客戶別等角度,動態地調整資料組合方式,便於從各種面向檢視庫存及應收帳款的資訊。

以前要資料三催四請,現在業務主管積極配合

而對於身為財務長的高省而言,以前為了準備每個月固定的高階主管會議的資料,都必須催促、提醒甚至拜託各家的業務主管,盡早整理自家的業務資料傳回總公司,否則開會時會缺少部分地區的資料。

現在高省固定每月的第二個星期二早上關帳,ERP的資料直接匯入QlikView,開會時透過儀表板做業務檢討,而沒有上傳資料的主管,得向副總、總經理、財務長、董事及執行董事等各級長官解釋,為什麼他們沒有跟上進度。

這樣的壓力迫使各區業務主管積極配合,有時候趕不及上傳資料,還必須反過來拜託高省晚一點再關帳。

整併單位的資料匯入QlikView,立刻可以開始財務分析

BI產品的適用性也是關鍵。高省認為QlikView不同於其他BI產品之處,在於企業不用建置資料倉儲及OLAP,資料匯入QlikView的過程即是進行ETL的工作。而資料以專屬的檔案格式儲存在本機或伺服器,分析階段將所有資料載入記憶體中,等於是將資料倉儲建置於記憶體,所以執行效能高。

另一個特色的是透過特殊的AQL(Associative Query Logic)技術,可在不用建置多維度資料模型(Cube)的情況,設定任一欄位作為分析的維度。

這方面對佳醫有很大的益處。因為集團先後投資多家診所,最初的作法是要求該單位導入佳醫的ERP,以方便總公司取得財務相關資訊,了解經營狀況;然而,汰換ERP少說要一年半載的時間,往往搞得人仰馬翻、怨聲載道了,還沒開始分析資料。

新的BI系統上線之後,高省改變作法,她不再要求對方大費周章地更換ERP系統,而是請雙方的資訊部門把系統的欄位對應(Mapping)起來,然後設定每個月結完帳之後,將資料匯入QlikView,如此一來投資單位的ERP完全不用更動,而佳醫仍能掌握他們的經營狀況。

在這樣的架構下,分析資料的速度也變快了。前一陣子佳醫併購一個事業體,他們將出貨、進貨、財會等資料彙整在一起,不到一個月就可以開始分析資料。

資料正確性也連帶提高

新的BI系統附帶的好處,是資料庫的內容正確性提高。因為當一切都自動化,不但節省人力成本,也避免竄改的可能性。

過去業務人員的績效獎金,是由各區的業務祕書以Excel試算,然後回傳給總公司的人事部門。而現在透過QlikView可自動化地彙整資訊之後,高省決定直接根據ERP和QlikView的計算結果核發獎金。

這個舉動意外地讓資料的正確性提高,高省解釋:「以財務人員的習慣,以前只要報表的總數沒錯,中間的數字如何組合他們並不在意,所以業績歸屬的人員或區域,可能出現小差錯。」現在,新的BI系統計算的結果關乎業務人員的薪水,他們變得比任何人都要認真看待系統的正確性,主動確認資料。

更重要的是,自動化機制使得績效獎金不再是人為計算的結果。高省說,在佳醫,業務主管過去以手動計算獎金的時候,若是某個業務員這個月業績很好或者很努力,但是很可惜預算達成率還差一點點,那就有可能考慮從另一個業務員的業績撥10%給他,反正大家私下協調好,總數算起來還是正確的。

當一切自動化處理之後,獎金的計算不再經由任何人之手,也就沒有「調整」的機會。這對於公司而言,是更上軌道的作法。

 

視覺化的儀表板,幫助高階主管透過兩三個指標即掌握集團的營運狀況。(圖中內容僅為概念驗證,非真實數據)

 

Profile|佳醫集團

● 面臨的問題:在導入BI系統之前,高階主管必須看完各家的財務報表,才能挑出績效有問題的單位,而且不同業務員、月份及年度等維度差異,也必須對照很多張報表才能看出差異。

● 解決方式:所有投資單位的ERP資料自動匯入QlikView,不但節省人力成本,而且可以很快找出績效不彰的部分,使得公司管理的效率提升。

● 未來規畫:目前僅供高階主管使用,未來將推廣到業務單位,讓業務員自行操作,進而分析銷售策略。

 

【相關報導請參考「顛覆傳統的新BI」】


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