理律IT變身知識管理推手，自主開發要貼近法律業務需求

管理3千萬份電子文件，自行開發上百支計價程式，連Email收發都高度客製，這家50年的老牌公司組織圖上，卻找不到資訊部門的名字。他們不是沒有資訊團隊，而是為了讓IT更貼近業務，早在13年前，就大膽地採取了全新的組織編制，將開發能力超強的IT編入資訊管理部門，更換成了這個名字──知識管理部，而理律法律事務所合夥律師宋天祥，就是這個部門現在的直屬主管。

「對於法律事務所來說，比起資訊管理，知識管理的概念更切中業務端的需求。」宋天祥點出，全國最大規模法律事務所為何走上非典型IT編制的緣由。

超過800名的員工當中，將近200位都是資深法律專家，這是理律最重要的資產，專業知識就是他們的主要服務。為了滿足這種獨特的產業型態，理律從2003年起，就嘗試採用新的編制，將資訊團隊與業務管理團隊整併為資訊管理團隊，再依據支援的業務，細分出檔卷組、資料組和資訊組，更在2007年更名為「知識管理部」，要用知識管理（Knowledge Management，KM）的框架，來提供更貼近業務需求的服務。

理律組織編制上的轉變，意味著知識管理部門不只提供IT服務，更要整合IT系統來提供更多業務性價值，比如擔當智囊團角色的資料組，就是要透過知識庫系統，提供律師在辦理法律業務過程中所需的知識支援；而檔卷組的角色，則是負責管理所有文件，確保每一個法律案件辦理過程中的文件資料，都能被數位化且妥善保存。至於三個組別中團隊人數最多的資訊組，不只要支援其他兩個組別的業務來提供服務，更要直接回應業務端的IT需求，來客製化各類資訊系統。

自建知識庫系統，提升業務端服務品質與效率

當律師在辦理新案件時，雖然不會有一模一樣的過往案例可以複製，但涉及的法律議題類型可能重複，甚至已經有相關的法律意見書可以參考，這時，若能快速調閱過去的文件資料來參閱，就能提升案件處理的效率，甚至提供更高品質的法律意見。

為了達成這個目標，理律建置了一套知識庫系統，來共享多年累積的法律知識，且為了保障法律文件的安全性與機密性，更建立起一套文件處理機制，由資料組團隊負責，在具參考的案件結案、且該案承辦律師將文件去識別化之後，重新梳理內容並盡量統一為標準化的格式，或在封面加上內容摘要，最後再匯入資料庫，供後續查詢使用。

也就是說，資料組需確保在不洩漏客戶資訊的情況下，萃取案件的知識經驗，以此作為法律業務的強力支援。

而這整套知識庫查詢服務，也不單靠資料組就足夠，更需要整合資訊組提供的IT技術。宋天祥提到，現在的檢索系統，可以透過全文或標題的關鍵字搜尋，按新舊資料來排序，但律師實際檢索時，仍然可能因關鍵字查詢不夠精確，而沒有搜索到所有相關資料，這個問題，就需要持續優化檢索技術來改善。

不過，隨著案件逐年累積，儲存於知識庫的舊文件，現在可能已經不敷使用，比如「臺灣法院有沒有承認英國法院的判決」這個問題，十年前的答案可能與今日不同。換句話說，知識庫內的知識經驗也要與時俱進，必要時需以新資料來取代舊資料，以免律師在檢索時引用到錯誤資訊。

話雖如此，但知識庫資料的更新，還是得仰賴人工梳理，才能判斷文件的價值，如何在律師繁忙工作之餘，還要抽出時間來整理知識庫？宋天祥表示，這也是當前面臨的一大挑戰。

打造文件管理系統歸檔超過三千萬份文件

除了建置一套知識庫系統，來積極協助律師辦理法律業務，理律業務辦理過程中所累積的文件，包括與客戶的郵件往來、法律文書、律師撰寫的法律意見書等資料，也需要一套文件管理系統來分類、歸檔及儲存。

為此，理律在2004年上線了第一代文件管理系統，可說是數位化文件系統儲存的開端。雖然系統當年是委外建置，但由於需與其他系統整合，加上資料安全性與機密性的要求，資訊組也重新開發了許多功能，比如在權限控管方面，由於個別法律案件，只限該案承辦律師能檢閱其中資料，就連上級主管都沒有調閱的資格，針對這個需求，資訊組重新開發了一套整合客戶、案件、承辦人及人力資源系統的權限管理方法。

透過這套系統，當律師要承辦新案件時，就能在該企業客戶所屬的客戶編號中建立一個新案號，來歸檔辦案過程中的所有文件，若客戶寄送的資料為紙本文件，也需要先掃描成電子檔，存成數位形式後歸檔到該案編號之下，以利後續查閱、稽核使用。

而當年與文件管理系統同時上線收發文系統，更凸顯理律IT高度客製化。一般企業中的Email設定，大多只是提供員工企業帳號來收發郵件，不會審核寄件者與寄件內容，但在理律不一樣，因為每一位律師對外發送的正式郵件，都可能被視為理律提供的法律意見，因此，理律需要一套管理機制，來對每封正式郵件進行把關。

針對這個需求，資訊組開發了收發文系統，並加入了權限管理功能，確保較資淺的律師在編輯完正式信件後，會先經過資深律師核准才能發送，除非是一般行政類文件，才不在管制範圍內。同時，資訊組也將這套系統與文件管理系統串接，要求律師在需要對外發送正式信函時，先選擇該信件歸屬的客戶編號及案號，才能在文件發送後自動備份，同步歸檔到相應的文件分類中。

在這兩套系統上線多年後，理律也在2015年，重新自建了第二代文件系統，從第一代到第二代，最主要調整了文管系統的架構來提高效能及穩定性，同時優化了搜尋引擎、權限管理機制，並新增OCR文字辨識技術，提供紙本文件數位化時，也能辨識圖檔資料及PDF格式的資料。

宋天祥表示，理律多年來承辦法律案件累積的所有文件，由檔卷組負責管理，尤其在推動檔卷數位化之後，檔卷組團隊也開始將過去的紙本卷宗電子化，並銷毀超過年限的紙本資料。截至目前的成果，除了正本儲存的資料仍需保留紙本，比如公文、客戶的簽名文件、土地權狀等，其他文件均已盡量數位化，文件管理系統中更已儲存了超過三千萬筆資料。

理律法律事務所合夥律師宋天祥表示，自建系統的客製化程度越高，未來要轉換到其他系統就越困難，所以理律未來也要走向標準化。  （攝影／洪政偉）

客製化IT系統來滿足特定法律業務需求

資訊組也不只開發了文件管理系統，舉凡業務端從內部行政庶務到辦理法律業務所需的IT系統，也都靠資訊組客製開發並導入。

也就是說，確認不違反利益衝突，幾乎是每個律師事務所在承辦案件前，都需要經歷的業務流程，只是對小型事務所來說，因承接的案件較少，較不需建立專門的系統，但反觀理律這類大型事務所，就有系統建置的需求，來確保數百位律師所承辦的業務不會有利益衝突。比如理律在2004年上線的利益衝突查詢系統，就是針對法律事務所獨特的業務流程而建置。利益衝突案件，是指當A律師代表甲公司處理對乙公司的法律案件時，同一家事務所的B律師，就不能承接乙公司對其他公司的法律案件，即便兩個案子未直接相關，但基於律師倫理，仍然有利益衝突的問題。

理律承辦的法律業務中，也有專利及商標申請案件，資訊組也因此建置了專利管理系統及商標管理系統，來將申請作業資訊化，更在2016年，專門針對這兩類業務，自建了專利商標電子送件系統並全面採用，來加速並自動化業務申請的流程。

面對律師在家工作的需求，理律也有一套遠距辦公的作法，不只採用市售遠端代理軟體，讓律師能透過安全存取的網路架構來遠距辦公，員工連接到企業內網來使用資訊系統時，也與在辦公室的工作場景相同，無法隨意下載、存取資料，藉此來保障資料不會外流。

而這套系統，也在今年武漢肺炎疫情來襲時派上用場，宋天祥表示，資訊組不僅調度了伺服器的運算資源，能同時支撐約200人的遠距工作負載，理律也安排了居家辦公的演習，來測試系統支援的能力。

未來的IT挑戰與展望

不過，雖然理律資訊團隊自建的客製化IT系統，能提供非常彈性的系統功能或是外部服務，但是，客製化程度越高，也意味著需要花更多成本來進行維運。宋天祥舉例，理律的帳單有上百種計價方式，每一種計算方式分別透過一支程式來控制，儘管能滿足客戶多元的帳單計價需求，但是，資訊團隊也多了上百支程式的維運成本。

看見這個現狀，宋天祥擔心，若未來出現了一個非常強的應用系統，可以讓企業有效管理帳戶、會計、人事、總務、行政等業務，理律不排除轉換系統的可能性，但光是要將原先高度客製的系統標準化，再搬遷到新系統中，就是很大的挑戰。「雖然還很遙遠，但我們確實認知到這件事，客製化程度越高，未來轉換就越困難，所以也跟資訊同仁做好準備，未來要走向模組化、作業流程簡化及標準化。」

身為臺灣的法律服務龍頭，理律也注意到法律科技（Legal Tech）興起的趨勢，不過，宋天祥觀察，正體中文的法律科技服務還未成熟，不僅因法律服務產業的市場較小，較不是業者第一時間鎖定的目標客戶，就算有業者要提供服務，大多也會選擇以最大的英文法律市場來試驗。尤其，現今常聽到的法律科技應用，多是結合AI來解讀文章、辨識段落語意，對於不同語種來說，技術發展程度又有差距。所以，理律還在觀察這股趨勢的發展。

宋天祥指出，法律科技發展的目的，是要提升法律業務承辦效率，雖然目前的AI技術，已經有自動分類、資料標記的功能來輔助整理法律文件，讓律師更快速檢索到資料，但非結構化文章的語意理解技術，仍有一定的侷限。因此，若未來技術發展成熟，也能實際能對事務所業務產生效益，理律才會考慮採用。

 CIO小檔案 

理律法律事務所合夥律師宋天祥

學歷：美國波士頓大學國際銀行法碩士

經歷：1999年進入理律法律事務所擔任律師一職，負責資本市場發行、公司併購、不動產、金融及各式融資案件，並在2005年升任合夥律師，而後也於2017年接管知識管理部門，下轄資料組、檔卷組、資訊組三個單位，目前也是理律執委會的研考委員

 公司檔案 

理律法律事務所

● 地址：臺北市忠孝東路四段555號8樓

● 成立時間：1965年

● 主要業務：法律服務業

● 員工數：865人

● 所長：李念祖

● 執行長：李家慶

 資訊部門檔案 

● 資訊部門名稱：知識管理部

● 資訊部門主管：宋天祥

● 資訊部門人數：50多人

● 資訊部門分工：下設資料組、檔卷組、資訊組

 IT大事記 

● 2003年：整合本所檔卷組及資料組（含圖書室），併入現有之資訊部，並將該部更名為資訊管理部

● 2004年：導入文件管理系統與收發文流程系統，完成新檔卷系統、利益衝突查詢系統

● 2006年：建置專利業務系統

● 2007年：「資訊管理部」更名為「知識管理部」

● 2008年：導入主機虛擬化架構及遠端應用系統存取平臺

● 2015年：第二代文管系統上線

● 2016年：專利商標電子送件上線

● 2018年：建置知識庫並持續擴充

● 2019年：行政表單流程電子化作業上線