東台精機資訊中心經理林義傑 (攝影/洪政偉)

全球爆發COVID-19疫情後,口罩成為各國防疫的重要物資,但當時口罩供應不足,加上引發的搶購浪潮,導致不少民眾買不到口罩,政府去年1月31日找來口罩製造商、工具機業者、法人組織、經濟部、國軍共同組成口罩國家隊,來緊急生產口罩。

然而,要在短時間內快速增加口罩生產線並不容易,臺灣工具機暨零組件工業同業公會主動與政府聯絡,成立超過半世紀的老牌工具機業者東台精機也加入這支工具機國家隊,一起支援口罩產線建置。

去年2月6日實地勘察口罩製造商產線,他們隨即在2月10日進駐,各家工具機業者自備工具箱、壓縮機等器具,動員主管及工程師支援,終於在40多天內完成92條口罩機生產線,不只大幅提高了臺灣的口罩產能,甚至能在國外疫情吃緊下,提供口罩給有需要的國家。

能在這麼短的時間內,建置多個口罩機生產線,背後少不了IT的協助。東台精機資訊中心經理林義傑回憶,去年農曆年休假過後,東台精機也派出IT主管級人員跟著產線團隊北上支援,林義傑則和整個資訊部門在高雄廠內待命,扮演後勤支援的角色,協助如VPN建置、帳號建立,程式開發等,協助統整需要的資料,協助北上團隊查找料件狀況,建立檔案資料共享機制等,「IT必需很快完成遠端支援環境,後續研發、採購、生產管理單位才能加入」,IT成了東台精機參與國家隊快速建置口罩機產線的隱形助力。

2008年展開數位化作業

東台精機之所以能以IT支援口罩國家隊,源於他們從2008年開始打下的數位化基礎。如同其他傳統產業一樣,早期東台精機也相當仰賴紙本作業方式,以工具機業相當重要的售後服務來說,當售服人員接到客戶的訊息,可能直接手寫在紙張、便利貼,或是輸入Excel,但是在資料處理的過程中可能因為紙張遺失,導致資訊傳遞中斷,訊息沒有傳遞給相關單位,使得客戶的體驗不好。

其次是,這些紙本資料歸檔之後,不容易查找資料,甚至最後可能發現關鍵資料有缺漏的情形。另一個問題是,當接到客戶的案子後,單位主管無法掌握維修人員出勤動態,僅能從事後的售後服務表去了解。

為了改善這些問題,東台精機從2008年開始將紙本作業數位化,將櫃子裡的紙本文件、資料夾,靠人工登打來建立檔案,儲存到資料庫中,後來更進一步以表單的資料欄位,建立一套售服客訴系統,更以此建立一個完整的售服流程,將原來紙本作業登錄方式,改為線上系統資料登錄。現在,維修人員出勤回到公司,必須清楚填寫資料,由專人進行後續系統作業、歸檔。

林義傑坦言,對一家超過50年的工具機業者而言,因為新的作業方式對公司文化帶來一大挑戰。一方面當時的主管大多較資深,缺乏系統化管理思維,系統剛上線時,老師傅也對要填寫不少資料,感到相當麻煩。資訊團隊花了許多心力與時間教育使用者,逐漸將過去的紙本作業資料輸入系統後,主管們開始感受到查找資料更方便的好處,甚至主動要求回溯更多的舊資料。

現在所有資料都有歸檔,並提供超連結路徑,讓資料查找變得比較方便,主管也能知道客訴點被停留多久沒有被完成,從明細資料也能查詢人員出勤維修次數,每個售服報告表留下客戶簽名,避免後續紛爭。

這套新的售服作業模式,加速了東台精機內部的數位化發展,系統上線初期登錄資料維度並不多,但在系統化管理資訊後,管理階層對資料的分析維度不斷增加,直到2014年仍不斷擴充資料欄位,明年規畫將內部管理系統行動化。

攝影_洪政偉
東台精機資訊中心經理林義傑表示,資訊部門不只是開發、維運系統的單位,更重要的是扮演管理階層和基層員工之間,承上啟下的橋樑角色。

導入國外ERP系統

在售服客訴系統上線後,資訊團隊後續又開發生產管理系統,2017年開始導入國外廠商的ERP系統,以取代原本在AS400大型主機上執行的舊ERP系統,這是東台精機朝向數位化、現代化的重要一步。

原本在AS400的舊ERP系統,整合母公司與子公司的ERP,隨著使用時間一久,漸漸無法跟上現在的業務需求。

由於舊ERP系統使用介面比較傳統,林義傑指出,舊系統如同房子的主結構,IT在內部建築房間,往往疊床架屋,更讓人詬病的是資料庫,從源頭設計出圖,後續採購、組裝,到後面的總帳成本,各個流程的資料是斷裂的,雖然資料會拋轉,但前端與後端資料並沒有連動,看似整個作業流程是通暢的,但基於作業的方便,人員往往會直接改後端總帳資料,最後發現總帳和源頭的資料不一致。

這樣的問題對資深維護人員可能影響不大,因為資深人員清楚前後連動關係,同時調整前後端資料,但後續新的人員接手,不清楚連動關係,會發生前後資料不一致的情形。

另外,AS400上的舊ERP系統資料欄位不足,早期的客戶資料只有代號、名稱,所在國家或地區,由於沒有行業別,因而無法以行業別分析客戶相關的資料,雖可透過增加新欄位因應,卻使得資料欄位愈來愈複雜化。

因此,東台精機趁著導入新ERP系統的機會,希望解決舊ERP系統前後資料不連動的問題,同時也藉由新的ERP系統導入邏輯性,更細緻化的資料維度,因新舊ERP系統資料欄位不同,他們先和使用單位、顧問討論,找出新舊系統的差異處,對不足處補強資料欄位、增加作業行為或勾稽的動作。為了整合資料,他們以外掛的整合性資料庫介接新ERP系統的資料,將資料庫結構定義非常清楚。

然而,新的ERP系統在2017年3月上線,「系統上線才是問題的開始」,林義傑說。

林義傑表示,導入新系統遭遇的問題是,因舊系統資料和現場實務資料不一致,雖然盤點資料,但並沒有落實執行,將舊系統錯誤資料置於新系統,使得前後資料不一致,帳、料資料不符。

新舊系統在作業模式也有差異之處,舊系統作業模式可植入現場,一個工單可以綁另一個工單,工單直接進入產線,但新的ERP系統必需清楚區分入庫、出庫。有時候最後結帳出現問題,才發現是前面的資料出錯,需要整個重做。光是兩者在作業模式上的差異,資訊團隊就花了兩年時間,教育使用單位如何使用新系統。

歷經三年的磨合期,新系統運作才趨於穩定。林義傑有感而發的表示,透過導入新ERP系統,讓東台精機了解自己的不足之處,痛點在哪?哪些資料紊亂?再從流程面、資料面、作業面進行補強。

新的ERP系統上線初期,東台精機也花費較多的IT人力維運這套新系統,考量到人力有限,林義傑要求清楚撰寫維護文件,以便將來如果人員離開,後續的新手可以參考維護文件儘早接手。

這些年協助東台精機推動數位化轉型,讓林義傑深刻體認到,「數位轉型的背後是大數據的概念,資料必需很嚴謹的串接」。

整合各系統資料推動BI分析應用

東台精機從2008年開始數位化作業,到2012年開發售服系統,後續再推出生產管理系統、汰換ERP系統,並在去年開發品質系統,各項資訊系統翻新,蒐集更多資料之後,東台精機運用林義傑稱為Data Center的數據整合中心,整合各個系統的資料,作為推動數據分析應用的基礎。

東台精機如何讓資料串接整合? 林義傑表示,先從主管每天看的報表開始,研究其中需要哪些資料,這些資料可能在哪些系統,再利用API從相關的系統取得資料,透過排程將資料集中到數據整合中心,再以此為基礎推展BI分析應用。

儘管目前東台精機並沒有使用雲端服務,但林義傑考慮到數據整合並不影響底層資料,未來將數據整合中心放在雲端,能夠降低管理伺服器所需要的人力。

原本東台精機的資訊部門包含林義傑在內共有15人,但先前人員遭到挖角後,現在團隊降至10人,需要更有效率的善用人力。

接下來,以數據整合中心為基礎,今年資訊團隊委託外部的顧問,正在規畫開發數位戰情室,準備在明年初完成。

林義傑坦言,過去資料沒有整合之前,資訊部門一直無法推動數位戰情室,但現在資料蒐集較完整之後,才能往下一步前進,發展相關的大數據分析應用。

數位轉型應讓使用者了解價值

由於數位轉型往往需扭轉公司文化,林義傑認為,企業推動數位轉型,不能只由IT主導推動,而是應該和使用單位充分溝通、討論需求,啟發他們如何去思考需求,讓使用單位了解將數據放到資料庫,從資料庫產生資訊,當使用單位開始有了數位的概念,推動轉型才能夠成功。

由於資訊單位經常扮演承上啟下角色,一方面接受管理階層的指令,另方面需和基層部門溝通,推動新系統、新的作業模式。林義傑坦言,IT扮演管理層與基層間的平衡角色確實不容易,以資料為例,管理層因為內部營運決策的需要,要求可分析的資料愈多愈好,但基層往往認為這些是額外的工作,輸入的資料愈少愈好,考驗資訊部門溝通協調能力。

林義傑認為,數位轉型可以從兩個方向來看,一個是由上而下,指的是管理階層由上而下所下達的命令,另一個由下而上,底層系統的推動,必須由下而上,蒐集一筆筆的資料。資訊部門從管理層獲得管理的方向後,才能和員工溝通。例如管理階層需要哪些資料,如何以IT的立場,推動業務流程和作業行為的改善。

至於如何向其他單位推動數位轉型,林義傑不吝分享他的看法,可以先從小系統示範作起,以現有系統的資料為範本,展示一個小系統,讓他們了解新系統可帶來的效益,將新的需求引導出來。「資訊部門不只是開發、維運系統的單位,更重要的是扮演管理階層和基層員工之間,承上啟下的橋樑角色」。

他認為,IT不能只是坐在辦公室寫程式,完成其他部門的需求,而要多和使用者聊天,透過從現場挖掘資料,才能知道如何讓員工的作業更順利,「IT就是服務單位,服務全公司的內部單位」。

 CIO小檔案 

林義傑 東台精機資訊中心經理

學歷:高雄第一科技大學資訊管理所

經歷:2003年加入東台精機資訊部門,擔任MIS程式設計師,負責總帳、應收應付、固定資產系統等維護,2012年升任副課長,協助推動客訴系統、生產管理系統、BPM系統導入,2018年擔任副理,導入新ERP系統、開發品質系統等,今年6月接任經理職務,帶領資訊團隊

 公司檔案 

東台精機

地址:高雄市路竹區路科3路3號

成立時間:1969年

主要業務:提供工具機產品線,包含立臥式加工中心機、立臥式車床、複合式加工中心、搪銑床、金屬積層製造設備、PCB加工機、雷射加工機等,以及Turnkey方案經驗與整廠整線輸出,從機台選定到最後機台加工的規劃執行。

員工數:700人

年營收:2020年為77.79億元

董事長:嚴瑞雄

總經理:嚴瑞雄

 資訊部門檔案 

資訊部門主管職稱:資訊中心經理

資訊部門主管姓名:林義傑

資訊部門人數:10人

IT預算:年營收千分之5到10

 IT大事記 

●2012年:開發售服客訴系統

●2014年:建置生產管理系統

●2015年:蘇州東昱系統整合,BPM系統導入

●2017年:導入國外ERP系統

●2018年:開發SCM供應鏈系統

●2020年:品質系統上線

●2021年:規畫開發數位戰情室環境


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