佳格食品資訊處處長李俊明 (攝影/洪政偉)

5月中旬本土病例暴增,全國進入三級警戒,擔心疫情不便外出採購,大批民眾紛紛搶購民生用品,大賣場、超市貨架經常空無一物,賣場人員不停補貨,商品業者更得視銷售狀況,動態調整產線排程來追加生產商品。

疫情搶購潮最猛烈的那幾日,食品大廠佳格食品(簡稱佳格)的業務團隊,每天晚上繃緊神經,盯著BI儀表板上,來自多家通路當日結算的銷況,快速掌握旗下桂格、福樂、得意的一天等知名品牌超過600項產品的銷售數據,盡快盤點產品庫存、原料生產狀況,果斷決定銷售暴漲態勢的因應作法,以第一時間通知工廠調整。

這樣緊釘通路端每日實銷數據的日子,持續了好一段時間。業務團隊能夠掌握數百項產品,從燕麥片、奶粉、油品到保健飲品的每日實銷狀況,即時調度產線追加生產的關鍵,有賴資訊團隊從2020年底著手建置的BI平臺,從各大實體通路業者的銷售資料平臺,擷取出自家產品的每日銷售數據。

佳格BI平臺適時發揮作用,讓業務端和產線端能從容地應對,搶購潮突發的銷量變化需求。這套系統背後的關鍵人物就是,佳格食品資訊處處長李俊明。

零售市場變化快速,須彙集跨通路產品實銷數據,即時回應市場動態

隨著虛實整合銷售模式,改變零售通路的銷售生態,再加上COVID-19影響消費者購物習慣,業者必須更快掌握產品實際銷售狀況,也就是實銷數據,才能即時回應市場動態。然而,這對35歲的佳格而言,卻是一大挑戰。

佳格是老牌食品製造商,銷售策略也採傳統模式,大多仰賴實體零售通路和電商業者,也因此,只能透過通路,來掌握市場對產品的喜好程度,而不是直接掌握消費者購買的產品數量,因為手中沒有最新的產品實銷數據。

「過往全靠業務人員,依照各別報表需求,人工至各大通路的銷售數據平臺,取得產品的銷售資料,非常費時。」李俊明直言,佳格面臨的最大挑戰就是,缺乏通路端的銷售資料。

因此,李俊明決定聚焦推動BI平臺,先建立組織的資料處理能力,建置完整且統一的自動化資料接收機制,有效彙集所有通路的銷售資料,以提升業務人員的作業效率。

優化營運作業資訊化程度前,先重整資訊基礎建設

不過,要導入BI平臺,並非一蹴可幾,對於佳格來說,想要優化營運作業的資訊化程度,特別是提升外部資料的收集能力,甚至邁向高度數位化的發展,必須先重頭整頓資訊基礎建設。

李俊明2020年10月上任時,經營高層把改造IT體質的任務交給他。費了好大一番功夫,他由下而上,全面審視了佳格各項資訊建設的現狀,發現現有IT以支援基礎需求為主。

他先從網路升級開始做起,包括內網和對外傳輸能力,比如說,對外頻寬從6Mb一舉提升至300Mb,也規畫了全新的網路架構,讓分處不同縣市的工廠和營業所,不需連回總部也能對外連網。

同時,也全面翻新了資安建設,一方面開始強化組織的資安意識,建立系統性的資安防護架構和措施。過往,佳格透過網路頻寬限制,來排除資安威脅的可能性,但著眼未來,李俊明認為,佳格需擴大網路頻寬,還有落實資安防護,才能發展創新資訊應用,支援營運持續地成長。他開始導入如弱點掃描、滲透測試,甚至社交工程演練,作為資安防護工程的例行工作,來確保佳格的IT根基穩固。

除此之外,他也扭轉佳格對資訊基礎設施需放在自家機房才安全的思維,開始租用IDC機房,來部署部分資料庫及伺服器。

佳格機房過去曾因大樓水、電供應不穩,而無法運作,甚至,有時一停就是數小時乃至半天,對佳格的營運,造成很大的影響。李俊明直言,當機房缺乏完善的基礎設施,就不足以支援伺服器正常運作。

佳格經營高層給李俊明的課題是,支援營運持續發展,IT軟硬實力都須優化。因此,李俊明的IT改造,不只是IT基礎建設,也大幅翻新了IT組織和人員的工作制度。

李俊明重塑了資訊處的組織結構,將原先沒有明確分責的團隊,劃分成3個部門,分別是掌管ERP、工廠端系統的核心系統部,還有負責所有前端系統,包含網站、電商平臺、CRM等應用的數位應用部,以及聚焦建置、維護資訊架構的基礎架構部,並建立了一套資訊處的組織工作制度。

他表示,缺乏專責領導者,會導致負責不同IT領域的資訊人員間,缺乏溝通與交集,內部跨領域溝通容易出現隔閡,特別是執行大型專案時,不易整合跨系統的資料。因此,除了訂出3個部門的組織結構,他也指定了各部門的負責主管,通過定期周會的形式,讓3個團隊能相互分享手上工作的進度,共同掌握、審視彼此任務的狀況,相互提醒未注意的環節。

攝影/洪政偉
佳格食品資訊處處長李俊明表示,IT須超前一步了解營運端需求,找尋合適的解決方案,不應被動等待使用者提需求,才能展現IT價值。

建立商業型IT,承擔支援營運團隊發展的責任,預見營運面IT需求

更關鍵的改造策略是,李俊明將IT團隊轉變為商業型IT(Business IT),強化資訊處與其他營運團隊的關係,包含行銷、業務、財務等單位,取代傳統型IT的模式,不再是只專注資訊科技開發、維運等分內工作,而少與營運團隊使用者直接接觸的工作模式。

李俊明表示,IT團隊不能只做分內事,作為商業型IT,不能等待需求才行動,而要與業務團隊有更多互動。他強調,這不是指基本社交往來,而是每當營運團隊有新想法時,IT不僅要滿足他們的需求來調整系統或新增功能,還要與使用者溝通,提出完整的解決方案,滿足更全面性的資訊需求,甚至預見營運端未來的需要,提出相應做法。

為了逐步形塑Business IT的樣貌,李俊明在資訊團隊內推動當責文化,鼓勵自家IT人員轉變工作心態,主動承擔更多的責任,來降低跨組織溝通的障礙,他最常用這一句話來鼓勵團隊,「IT人處事不要只想自己在做的事,永遠要多想一步,」設想使用者日常營運的情境,思考多做哪些事,就能協助營運團隊提升工作效率。

然而,多想一步的做事方式,要內化處事思維,不容易。李俊明坦言,因需改變處事習慣,不管是誰都很難立即做到,因此,他從一級部屬開始,循序漸進引導整個資訊團隊朝當責文化的方向前進。

比如說,周會時提醒一級部屬思考更好的作法,如何超越使用者需求,未來如何推展專案等。

李俊明還會不斷拋問題,「接下來呢?下一步呢?」,來讓IT人員習慣提前思考後續規畫,慢慢形成慣性思維。就連平時推行專案時,他也帶入「多想一步」的思考方式,要求IT人員研究各種解決方案,找出最適合佳格的作法,再向營運團隊介紹其可發揮的作用。

更重要的是,IT不能等到營運團隊提需求,再來找解方,而是得提前觀察日常營運的痛點來思考對策。李俊明解釋,使用者提出需求時,多半只看到單方面的資訊功能,但IT可以看到營運面的需求,考量更全面性的轉變,來評估合適的解決方案,他指出,這是商業型IT和傳統IT最大不同之處。

資訊團隊引進IT工具後,得與營運團隊討論如何善用,以達到特定的營運目標,來掌握新工具可落地的應用場景,才開始著手建置符合使用情境的IT應用。李俊明表示,通過這樣的流程,資訊團隊與營運團隊會有更緊密的交集。

要比營運團隊早一步發掘IT需求,IT團隊必須對新IT資訊有高度的掌握,因此,李俊明鼓勵人員參加外部研討會和訓練課程,他表示,在外接受新資訊的刺激,才能快速引入可協助營運成長的IT應用,還要在月會上分享新資訊,讓團隊能一同成長。

正是因為這個「多想一步」思維的培養,佳格IT才發現了業務長年沒有意識到的侷限。業務報表得靠人員至各通路銷售資料庫網站,取回產品銷售資料,不只相當耗時,這些資料也是片段式的產品數據,難以呈現單一通路的整體銷售狀況,若要整理跨通路或跨時間區段的銷售狀況,還得靠人力花上好幾天才能建立比較表。這是佳格業務團隊長年習慣的做法,資料彙整費時,一旦市場需求突然改變,營運團隊更無法即時做出相應的決策。

引進BI平臺,先清洗通路端資料才能視覺化呈現產品銷售狀況

佳格資訊團隊發現這個業務痛點後,向營運團隊說明BI工具可產生的效益,不只能提高業務人員參與專案的深度,也更能掌握高層想要追蹤的資料。IT主動提議可以借助BI平臺,來改變佳格長年來管理銷售數據的模式,這正是李俊明推動商業型IT思維的成果。

2020年底,佳格開始推動BI工具專案,利用RPA技術,模擬人工到通路端銷售數據平臺的操作,自動抓取資料,來彙集各通路產品的每日銷售數據,再以視覺化方式呈現產品銷況,提供業務人員快速掌握來決策。

與多家通路業者合作的佳格,選擇全聯作為首個資料彙集對象,李俊明說明,全聯是旗下主要大型合作通路之一,所提供的銷售資料相對完整,能以天為單位,呈現產品銷售相關數據。

然而,佳格資訊團隊在資料整理階段,仍然遭遇了不小的挑戰,因來自通路的銷售資料以商品貨號為基準來呈現,與佳格內部所用的資料格式不同,且組合商品的單一貨號代表了數件產品,因而無法直接憑貨號來辨識品項。

資訊團隊前後花了近3個月清洗全聯的銷售資料,才將商品貨號與產品品項對應。2021年3月時,完成通路端實銷狀況的第一個BI雛型,4月正式上線運作。

有了建置全聯BI雛形的經驗後,佳格IT得以快速開發其他大型零售通路的BI工具,包含大潤發、家樂福、好市多等賣場,現可透過BI工具,掌握近8成合作通路的每日銷售數據。

下一步,佳格資訊團隊將進一步建立資料分析能力,導入機器學習技術,利用抓回的產品銷售數據訓練模型,來預測供應鏈的備料需求,以及產線端的排程規畫。

 CIO小檔案 

佳格食品資訊處處長李俊明

學歷:曼徹斯特大學電機工程碩士

經歷:曾服務於AMD長達8年,任職於資訊部門,在2013年時,加入安麗臺灣,擔任資訊基礎設施主管,6年後,升任臺灣分公司資訊部最高主管,開始累積開發、維運端管理經驗。2020年進入佳格食品,擔任資訊處處長,帶領團隊重整IT基礎建設,並轉變團隊成商業型IT

 公司檔案 

佳格食品

地址:臺北市仁愛路三段136號5樓

網址:www.sfworldwide.com

成立時間:1986年

主要業務:製造及銷售營養食品、食用油品、乳製品及飲料等

總部:臺北市

員工數:約1,350人

資本額:92億元

年營收:約344億元(2020年)

董事長:曹德風

總經理:曹博睿

 資訊部門檔案 

資訊部門名稱:資訊處

資訊部門主管職稱:處長

資訊部門主管姓名:李俊明

直屬主管:執行長

資訊部門人數:21人

資訊部門年預算:約8,500萬元

資訊部門分工:數位應用部、核心系統部、基礎架構部

 IT大事記 

2020年Q4:強化資安防護力,導入次世代防火牆

2021年Q1:導入雲端版辦公室套件;部署SD-WAN;啟用IDC機房,存放部分資料庫與伺服器;建立異地備份

2021年Q2:導入公有雲虛擬桌面服務,疫情期間,支援人員居家辦公需求;導入BI工具,彙集跨通路每日實銷數據;導入知識管理系統,集中存放、管理產品相關資訊

2021年Q3:導入數位辦公環境、超融合解決方案


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