重裝備打造國家檔案銅牆鐵壁

由於檔案是保存歷史真實紀錄的第一手資料，而國家各機關的往來公務紀錄，就是一種紀錄國家歷史的最佳佐證，對於其中具有重要決策影響力的相關資料，更具有保存並公開的價值。從2002年1月成立的國家檔案管理局，不僅是為了保存各種重要的國家歷史檔案而存在，更身負國家各機關重要以及機密文件檔案的降密、解密以及公開、應用等重責大任。

這一股正視國家歷史、保存檔案紀錄的潮流，已經是先進國家努力邁進的目標。迄今成立才3年的國家檔案管理局（以下簡稱為檔管局），面對世界各國檔管局多已成立10年以上，該如何提升並強化自我競爭力呢？檔案管理局檔案資訊組組長趙培因認為，從檔案數位化著手，藉由科技的力量，打破時間的限制，從提升數位化檔案的質與量，作為與其他各國檔管局競爭的切入點。

以電子化保存、普及國家檔案

根據檔案法的規範，行政、立法、司法、考試、監察等五院資料，以及總統府和公立學校等必須「永久保存」的資料；或者是各公家機關保存超過25年的資料，需轉由檔管局挑選具有永久保存價值的資料予以保存；包含私人或團體捐贈、受託保管或收購的檔案，都是檔案管理局依法必須保存的資料來源。

利用SAN與NAS進行檔案儲存

面對將近4TB的資料量（大約是一般中小型銀行、學校單位以及小型資料中心的資料規模），加上檔案管理局希望能夠便於民眾上網查詢，因此，最常見DAS（直接附加儲存）的資訊架構，已經不符所需。

為了提升檔案儲存管理的效能，檔管局捨棄DAS，同時部署SAN（儲存區域網路）以及NAS（網路附加儲存）儲存架構。趙培因說，不論是電子目錄的2TB，或者是國家檔案的2TB，皆儲存在EMC DMX－8831的儲存陣列上，其總容量有4.7TB。由於目前可用空間剩不到700GB，趙培因說，已經再擴充600GB，預計到明年底有1.3 TB的容量可供國家檔案以及電子目錄使用。

健全日、周、月備份，保全資料

珍貴國家檔案的原始紙本和影音檔，分別存放在檔管局的庫房和中研院裡，受到妥善的保管。這些原始的檔案可以存在庫房保管，但經過數位化的檔案，經常會因為電腦當機、系統損毀等不同原因，讓數位化的電子檔案無法被讀取、被應用。為了保留數位檔案，完整的資料備份政策則不可或缺。

趙培因說，目前經過數位化的國家檔案，都會先燒錄成唯讀光碟片，存放到中研院等單位分散保存。再者，就是將儲存在SAN以及NAS儲存陣列上的資料，備份到LTO磁帶上作為離線備份。而磁帶備份可以分成日備份、周備份、月備份以及異地備援等4大類。

用防災演習找出系統盲點

有「備」無患已經是任何一個企業，對於資料保全的最低需求；但強化危機應變能力，卻是提升企業有備無患境界的最後一個準則。因此，檔管局也在2004年2月，成為行政機關中第一個導入BS7799安全規範的行政單位，並結合機房管理、BS7799規範，加上資安規範和實務需求，完成檔管局專有的資訊安全管理系統手冊。

珍貴的國家檔案做了備份，但若因為災害發生，導致資料因此損毀、遺失，對於保全檔案而言的檔管局，將會是空前災難。為了將這樣的可能性降到最低，檔管局從導入BS7799後，便力行每年2次防災演習的規範。

檔管局迄今已歷經4次資安演習，趙培因說，檔管局重視防災演習這件事，每一次演習項目都是檔管局同仁們絞盡腦汁想出來的議題，透過實地演練，同時強化檔管局應變能力，也為參與應變的單位提供一個參考指標。對於這樣的成果，她也期盼，藉由落實演習，一旦災害發生，能把災難範圍降到最低。

長期保存是電子化檔案棘手問題

電子化檔案對於檔案保存而言，頗有「成也蕭何、敗也蕭何」的兩難。檔案由紙質轉為數位後，便面臨資料長期保存、安全以及保存證據力的3大問題。

目前政府對於電子化檔案的長期性保存議題，沒有足夠的研究經費，如何站在巨人的肩膀看世界，就是趙培因尋求各種疑難雜症解決之道的方式。除了三不五時瀏覽美國、英國、澳洲等先進國家檔案管理局先進的IT工具，並參考其對電子化檔案的政策走向外，她也發現到，今年9月份，美國的國家文件署對於解決聯邦政府電子檔案長期保存的應用系統，開了一個有史以來的天價標，由F16戰鬥機廠商路希德馬丁拿到這一個6年合約，得標價達3億800萬美元。

趙培因說，一個長期保存電子化檔案的系統，必須花費這樣昂貴的價錢才可能建置的起來，顯見電子化檔案長期保存技術難度相當高；但也同時證明，即使花費這樣高的價錢，也必須完成這樣電子化檔案保存的系統。電子化檔案資料的長期保存，已經是每一個做檔案保管的單位，難以迴避的重要課題了。

檔管局異質平臺資料不整合的啟示以電子化保存、普及國家檔案

由於上述資料多數為紙質檔案，少部分為錄音帶、錄影帶、唱片、光碟或是微卷片等特殊媒體。檔管局將紙質檔案，主要存放在恆溫恆濕的國家檔案局庫房中；另外記載影音紀錄的多媒體檔案，則存放在國家檔案局庫房以及中央研究院中。

唯有檔案數位化，才有利於普及和應用。檔管局除了先行要求各機關，將往來公文（函）製作電子目錄，擇錄標題和摘要，每半年將資料彙送給檔管局傳送上網供民眾查詢，至於機密檔案也每年發文，要求機關評估降密、解密的需求。至於其他需保存的國家檔案，進入檔管局後，第一個動作便是先數位化，而儲存格式也因為保存與應用的不同，而存成不同的格式。例如，紙本資料的掃瞄，在永久保存上，存成TIFF檔案格式，應用上則存成PDF檔案；在影像檔部分，永久保存格式為MPEG－2，便於網路傳輸的應用檔案格式則為WMV；把錄音帶數位化後的永久保存格式則為RIFF－WAVE，網路傳輸與應用的檔案格式則為MP3。

透過數位化手段，資料保管的容量也變多，各機關自行製作的電子目錄，累積到目前，已經有高達1億8000多萬筆電子目錄在網上供民眾檢索，總容量約為2TB。包含228事件、美麗島事件、國民大會、行政院921震災災後重建推動委員會檔案等必須永久保存的檔案，共計4185案，檔案數高達18萬6295件，總容量也大約2TB。至於其他機關內保存滿25年的機關檔案，因為缺乏綜合性的國家檔案館予以保存，加上檔案法將在2007年進行大規模修改，檔管局目前未進行大規模收集彙整。利用SAN與NAS進行檔案儲存

比較屬於文字、圖檔的資料，都放在SAN的儲存陣列上，另外的影音多媒體的檔案，因為具有影音串流的特性，則存放在NAS（網路附加儲存）上。目前多媒體檔案容量大約350GB（一張DVD光碟4.7GB，大約75張DVD碟片），儲存在總容量720GB的EMC Celerra－701儲存陣列上。

雖然以一個保全國家重要資料檔案的檔案管理局而言，大約4TB的資料量並不大，但檔管局期盼以現有的儲存架構作為日後資料擴充的彈性基礎。除了依據幾年前提出的電子檔案統一命名原則外，為了便利資料上網搜尋，也引進專業的搜尋引擎網擎（Openfind）。趙培因表示，光是要進行將近1億9000萬筆的電子目錄的檢索，原先設計2000萬筆目錄可以在6秒內搜尋完成的搜尋引擎，在數量過於龐大後，便引進專業搜尋引擎，讓網路檢索3秒內搞定。

要將檔案全數上網便於應用和普及，檔管局也將民眾申請的流程和繳費程序全數上網；要提供上網檢索，不論是SAN或者是NAS上的國家檔案、詮釋資料及電子影音檔案副版等，都採用線上儲存，然後再備份到磁帶做離線備份。趙培因說，未來將視徵集和數位化的檔案數量，再考慮是否採用階層式的儲存架構，以進行資訊生命周期管理（ILM）。健全日、周、月備份，保全資料

目前進行的日備份，主要是將每日新增資料備份到LTO磁帶中的增異備份，周備份則是把當周資料進行全備份，月備份也是當月資料的全備份，保存一年。目前，1份周備份磁帶就近存放到研考會，2份月備份磁帶檔案，一份送到異地備援中心，另一份則是將磁帶放在機房中，便於就近做資料復原之用。

除了一般磁帶資料備份外，檔管局在2004年也在龍潭宏碁的eDC建立異地備援（DR）中心，異地備援中心除了有IBM的主機外，更有EMC的SAN和NAS的儲存陣列。許多珍貴的國家檔案，透過T3專線，也會SAN to SAN同步備份到異地備援中心。目前在異地備援中心的系統規模與投資，大約只有檔管局本局的3分之2。

目前檔管局備份方式只做到D2T（磁碟備份到磁帶），至於流行的D2D2T（磁碟備份到磁碟備份到磁帶），趙培因不諱言，多一層磁碟作為近線儲存，的確有助於資料復原的速度。不過，這種D2D2T的備份模式，將會在2007年檔案法進行修正後，再視需求引進。用防災演習找出系統盲點

有「備」無患已經是任何一個企業，對於資料保全的最低需求；但強化危機應變能力，卻是提升企業有備無患境界的最後一個準則。

因此，檔管局也在2004年2月，成為行政機關中第一個導入BS7799安全規範的行政單位，並結合機房管理、BS7799規範，加上資安規範和實務需求，完成檔管局專有的資訊安全管理系統手冊。

防災演習範圍從模擬地震災後的復原，一直到電子公文交換器遺失後的應變策略，都是腦力激盪，觀察資訊架構中的可能弱點並予以演練，上半年是模擬地震後，檔管局異地備援機制啟動，以及相關的通報流程等，而最近的一次演習就發生在今年10月26日。

趙培因表示，只要系統有進行大幅度修改，便會進行一次實際的演習。她不諱言，許多演習的細節是在模擬時難以想像的。例如，在上半年進行異地備援機制啟動的演習中，檔管局必須完成通報流程後，並請異地備援中心協助啟動備援系統。必須通報的成員包含檔管局各單位專門委員及副局長。一旦災害發生，通報程序從承辦科長、組長到研考會的窗口，都必須一一聯繫到。

在這個以為不會發生問題的通報程序，直到實際演練時才發現，有一些該被聯絡的成員中，通報單位只有手機號碼，沒有其他任何辦公室電話以及家中緊急聯絡電話。假若當時是災變現場，將發生無從找人的情況。趙培因說，這次演習後，在該被通報成員的聯絡方式中，就多了其他的聯絡電話。這也是經過實際演練，才可能發現的真實狀況。上半年模擬演練除了通報流程，更實地到異地備援中心進行演習，也把當時相關畫面同步傳回檔管局給所有同仁看。

最近這一次演習的主題則是，8000個政府機關都必有的「XML電子公文交換器」一旦遺失，研考會G2B2C辦公室的應變流程為何？對於研考會而言，電子公文交換器都放在機房中，很難會有遺失，但是檔管局正式發公文要求配合後，研考會G2B2C辦公室在研擬應變的流程中也發現，規模比較小的行政機關，可能發生電子公文交換器遺失。藉由此次演習，確定了未來各行政機關，一旦發生遺失電子公文交換器，研考會G2B2C辦公室將立即補送電子公文交換器給該單位，以避免中斷該行政單位整個公文流程以及訊息接收。

檔管局迄今已歷經4次資安演習，趙培因說，檔管局重視防災演習這件事，每一次演習項目都是檔管局同仁們絞盡腦汁想出來的議題，透過實地演練，同時強化檔管局應變能力，也為參與應變的單位提供一個參考指標。對於這樣的成果，她也期盼，藉由落實演習，一旦災害發生，能把災難範圍降到最低。長期保存是電子化檔案棘手問題

電子化檔案對於檔案保存而言，頗有「成也蕭何、敗也蕭何」的兩難。檔案由紙質轉為數位後，便面臨資料長期保存、安全以及保存證據力的3大問題。

紙本資料可以歷經時間考驗，數十年後一定仍可查閱，但數位檔案的保存，可能因為電腦系統升級，面臨檔案格式過於老舊，無法被新系統判讀。不論現在存在光碟中的數位檔案格式為何，再過10年，或許已經沒有磁碟機可以相容，將造成資料即使被保留，也無法查閱；而資料安全也面臨同樣的問題，她說，現在加、解密的安全層級，未來的20～30年也將不再安全，面對機密文件有時甚至需要加密長達30年時候，資料安全該如何確保，將是最大的難關。

除了長時間保存和安全，電子化檔案也面臨更嚴重的證據力問題。趙培因指出，檔案文件除了保存，更重要的是作為證據。電子化政府各機關單位推動線上簽核制度，希望達到公文無紙化，但同樣的如何避免電子化的公文或是簽核資料不被竄改，保全紙本資料該有的安全性、完整性和可及性，也將是檔案管理局在推動檔案數位化的同時，必須同時積極找尋解決之道的重要任務。

此外，資料在系統間進行轉換時，有錯誤或是有遺漏，資料庫本身並不能重新比對或自動比對，也會是電子化檔案必須解決的問題。

克服電子檔案辨識率過低的問題

許多企業或是國立大學圖書館，也都面臨將紙本檔案掃瞄成電子檔時，辨識率過低的問題，而檔管局也已經察覺到這樣問題的嚴重性，從2004年著手一個知識庫的計畫，率先將921重建委員會的公文從紙本掃瞄成數位檔後，為了做資料採礦（data mining），也遭遇到文字辨識率過低的問題。

趙培因表示，由於公文會經過長官層層修改，加上必須有蓋印章已示負責，或者是蓋大印甚至是副本格式不一或手寫等問題，都會妨礙公文辨識，其成功率甚至只有20％。在這個知識庫的專案中，則先將這些公文擷取出特殊知識後，再歸結出一套邏輯作為辨識的準則。而從8月份開始，針對特指公文部分的檔案，進行辨識率的調校，預計明年底的公文辨識率可以達到80％。

趙培因也說，未來只要這一套知識庫順利完成後，便只剩下調校的工作。未來，整個相關內容也將釋出給需要的單位參考。文⊙黃彥棻檔管局異質平臺資料不整合的啟示

異質平臺上的資料整合，一直是企業頭痛的難題，而面對每次採購都必須藉由公開招標的政府部門而言，異質平臺資料整合的問題更為嚴重。

3年前成立的國家檔案管理局，其資訊架構具有不同系統與平臺，每一次招標，由最低得標者的廠商得標後，如何將前一代不同系統中的資料順利轉換到新的主機平臺，並確保資料沒有在轉換過程中造成損失或遺漏，讓協助該單位進行資訊架構建置的系統整合商（SI）傷透腦筋。

檔案管理局檔案資訊組組長趙培因表示，檔管局本身是一個異質平臺的儲存架構，最早有惠普（HP）、IBM和昇陽（SUN）不同廠牌和型號的Unix主機，資料庫則放在IBM S80主機上。當時便曾經發生一個慘痛教訓，她表示，曾經有一次在進行檔案備份時，採用CA（組合國際）的備份軟體ARCServer Backup，想把IBM主機中的資料備份到磁帶上，當時不管採用怎麼樣的備份方式，都不能將主機中的資料順利備份到磁帶中。

後來才發現，原來是CA的備份軟體並沒有在IBM S80的主機上認證，造成兩者在運作時的不相容。由於CA和IBM都是大廠，IBM認為CA應該將其備份軟體送到IBM做該型主機對軟體的相容性認證；但CA認為，採用該型主機客戶做備份的機率太少，沒有必要進行相容性的測試。

面對兩個大廠的相持不下，趙培因說，最後是透過中介軟體解決了這個問題。但從此之後，檔管局也深刻瞭解到，異質平臺對於未來檔管局在進行資料儲存、備份時，一旦再發生類似的情況，將嚴重妨害到整個檔管局的儲存政策與進度。

因此，檔管局在後來進行受被汰舊換新時，將原先IBMS80的主機挪移到異地備援中心使用，而存放國家檔案的儲存陣列，則外接IBM690的主機，至於存放各種機關檔案的儲存陣列，則採用昇陽的主機。

趙培因認為，簡化儲存環境的複雜度，維持核心作業系統的一致，不僅有助於避免異質平臺資料整合的問題再度發生，對於人員的訓練、傳承上，也大有幫助。文⊙黃彥棻

CIO小檔案－趙培因

檔案管理局檔案資訊組組長
●學經歷：政大經營管理EMBA資管組碩士，從行政院研考會資訊管理處科長、高級分析師，一路做到現職。

公司檔案－行政院研考會檔案管理局

●主要業務：依法保存國家重要檔案文件資料，並予以公開、應用。
●員工人數：100多人，平均年齡38歲，70％具有碩博士以上學歷。
●IT部門人數：14人

熱門新聞