理律用IT落實制度 挽救30億信任危機

臺灣最大的律師事務所理律法律事務所，在2003年10月爆發了員工盜賣客戶託管股票的事件，涉及高達30億元的金額更創下天價。事發之後，理律一肩扛起全額賠償的責任。

面對外界對於理律內控不嚴的指責，當時已擔任資訊最高主管的資深顧問李永芬則回憶：「當時只差不到半年，文件流程管理系統便會上線。若該系統能夠提早半年以上上線，或許，就有機會更早發現，甚至進一步杜絕這個可能的危機。」

視危機為轉機，加速系統上線
雖然一直到現在，理律還在持續償還債款，不過，經過了這樣的危機，包含李永芬以及理律CEO陳長文，現在談起這件事時，卻展露出走過風暴後的深刻體悟，「唯有真正痛到，才會知道哪些事情是一定得加快腳步完成的。」李永芬說。

從2002年便一直在內部積極推動的文件庫、資料檔案系統、行政作業電子流程等系統建置，之前每每在永遠有更重要的事情必須處理，或者有同仁抗拒學習新的系統，或者是其他人為、非人為因素的阻擋，進度緩慢。

然而就在理律經歷那個重大危機之後，理律內部長久以來想要推動的各項改革工作，包含所需要的IT建置，都比過去更容易推動。「這是理律最大的危機，卻也是轉機。」李永芬說。

讓李永芬感到遺憾，未能提早半年上線的系統就是「文件流程管理系統」。這也是她從2002年下半年，正式從原先的行政管理委員會手中，接掌資訊部門主管以來，列為第一優先、積極推動的系統。

若要還原當年為何會發生客戶股票盜賣風波，其實就是過於人治，一系列的文件流程，沒有照表操課所造成的疏失。例如，哪些文件誰該簽核、簽呈層級應該簽到哪裡，甚至，誰才有權保管相關印章、誰能帶走哪些文件。在以前的理律，這些流程雖然有明文規定，卻未能嚴格執行，才讓有心人士能夠鑽人治的漏洞，造成風險與危機。

面對外界對理律管理制度的指責，李永芬說，「不是沒有內控機制，而是發現疏失的工具不夠好。」因此，所有的文件收發流程，以及所有案件調閱程序，若能透過一個強制的系統，做逐步的權限控管與資格確認，雖然不見得能百分之百的保證以後再也不會發生這種事情，但李永芬表示，「透過系統，有更多人把關，讓鑽漏洞的難度加高，就能把犯錯機率降到最低。」

嚴格說來，當時規畫的文件流程管理系統並非一個單一系統，而是包含了文件庫、資料檔案系統以及行政作業電子流程等，整個系統則在風暴過後不到半年，於2004年3月15日正式上線。

系統上線帶來的作業革命
相較於以往主要用紙本進行工作流程的紀錄、檔卷調閱甚至公文簽核，2004年3月上線的系統，最大的特色就是：全面電子化。透過工作流程與系統工具，所有人收發文都有紀錄，而且簽核權限和檔卷調閱權力上，都受到合理的規範與限制。

每一個公文和信件的收發，都必須在系統上詳細登載來源、時間和簽收的人，雖然比起以往只需要在紙本上紀錄就好的便利性，但透過發文系統電子化，不僅在管理上較為簡便，也可以強化整個稽核制度。

除了收發文系統面上的改變，檔案管理電子化後，每個人所享有檔卷調閱的權力，也同步做了調整。

李永芬便以自身為例，雖然她是IT最高主管，她卻無權過目每一個員工的信件、檔案等；或者是，她想要透過IT人員，將以前存放在磁帶中的某些歷史檔卷資料還原回來參考，但這個檔案當初並非由她負責，且調閱的資料包含案件原始資料，因涉及客戶權益保障，即使李永芬自己是IT主管，都無權要求IT同仁，因人情或權位，調閱任何相關文件給她。

最大的律師事務所，IT沒有範本可抄
文管系統上線之後，許多同仁感受到工具帶來的便利，資訊部門的價值也漸漸能被感受到，這是李永芬帶領資訊團隊十分在意的一件事。

事實上，一向以來，在理律IT應用並不容易打造，理律法律事務所身為國內規模最大的律師事務所，多年來在IT建置上，常常面臨「沒有範本可抄」的情境，許多這個行業特有的應用，更不可能有供應商能提供套裝軟體，因此，只能自行摸索、打前鋒。

以時間計費的業務型態，讓理律需要有跟一般行業不同的帳務系統，該公司早年是仿效國外律師事務所的系統，找國內系統廠商合作研發出理律第一套，也是臺灣第一套的律師「工時系統」。

另一方面，每天與法律文件、法規、行政命令、判例、期刊甚至圖書等參考資料為業務核心的理律，「知識管理」的概念也是很早就在陸續醞釀、落實當中。李永芬說，當時也不知道什麼是知識管理，只是知道必須讓公司內的資料、知識能好找、便於重複利用，所以先從建立法律資料庫做起，建立目錄系統，現在則是一路發展到越來越電子化，更便於查詢、調閱。而且這件事會更仰賴IT，需要同仁繼續配合落實，是一個長遠不斷進行的計畫。

另一個在理律比較特別的系統則是利益衝突查詢系統，這個在2004年11月29日才上線。

理律目前員工有600人，其中有超過300人都要接案子，一不小心，可能同一家公司接到被告和原告雙方的案子，也可能該案件跟理律既有的客戶在權利義務上有扞格，或者是該案子甚至不符合律師法規範等，為了將風險降到最低，才會有這個系統的上線。李永芬形容，「利益衝突查詢系統，就好像是一個幫理律做風險控管的系統。」

不過，系統檢索出來的結果並非萬能，查詢出上萬筆的資料，有許多灰色地帶，還是得經過彼此的討論跟判讀。如果，某個特例有形成某些規範，在利益衝突小組討論過後，也會將得出的新規範，在納入利益衝突查詢系統的規則中。

一步步打造法律界的ERP
李永芬說，接下來理律還打算開發專門適合律師事務所這種行業使用的ERP系統，同樣的因為市面上的現成系統可能不適合該公司使用，因此理律必須自行發展。而且李永芬內心還有個願望，未來如果這套專屬律師事務所的ERP系統開發出來之後，還可以推廣到兩岸三地華人的同業去。文⊙黃彥棻

CIO小檔案－李永芬
理律法律事務所資深顧問兼資訊管理部主任
●學經歷：東吳法律系畢業後，進入理律從基層做起，至今已是理律資深法律顧問及合夥人，2002年推動知識管理，肩負帶領IT團隊的任務。

公司檔案－理律法律事務所
●主要業務：提供各種法律服務。
●員工人數：590多人。
●IT部門人數：39人。