成大醫院以合議制推行IT 減少磨合難度

幾乎每個醫院的資訊部門都會遇到一個問題，那就是資訊人員與實際使用的醫療人員間，那道難以拉近的認知間隙。往往資訊人員嘔心瀝血做出的系統，或制定的資訊管理政策，到了實際應用的醫療人員手上，都會被認為是不能合乎自己的需求，進而產生反彈。位在南臺灣的成大醫院，當然也不例外。為了解決這樣的問題，成大醫院資訊室主任曾新穆，採用合議制的模式，減少IT政策推行上的溝通磨合困難。

設立系統委員會，疏濬各方意見流向
這種制度的具體作法，就在於每要規畫一個新系統或IT管理制度的時候，就透過院內的高階主管，如院長、副院長等，作為該系統委員會的召集人。然後由此一制度或系統將會牽涉的部門派遣代表參與委員會，共同討論資訊部門提出的規畫草案，進而做出決議。對於醫院來說，這種合議的方式能夠帶來許多好處。

這樣的作法不僅能夠讓業務相關的各部門都能了解未來將推行的IT系統，由於這些部門也有派代表參與，使得規畫系統時，就不會出現和使用者的需求落差太大的情形。「當初會採用這樣的模式，是因為看到臺大醫院在局部的IT規畫上有採用這樣的方式，」曾新穆說，「用這樣合議的方式來討論IT建置，能夠省去很多不停開『沒結果的會』的時間。」

曾新穆會這麼說，其實也不是沒有道理的。由於醫院的系統往往會牽涉到許多不同的部門，如果資訊部門在規畫時，沒有辦法切合各個部門使用者的需求，等到系統正式上路之後，實驗與協調溝通的磨合期，不僅曠日費時，也因為資訊部門也必須一一的去和各個相關部門溝通，然後再回頭修改自己的政策或系統，使得所要花費的時間與心力，將遠大於先前規畫時所需。

不過之所以能夠採用這樣的模式來規畫IT建置，最主要的原因還是在於院內高階主管的支持。「由於召集人有一定分量，這也使得委員會做出的決議能夠受到尊重。」曾新穆說。由於有著重視資訊建置的高階主管支持與配合，成大醫院的IT建置管理，才能以這種委員會的模式進行，從而減少資訊部門與使用者之間可能的認知落差。

此外，成大醫院的資訊室，在面對使用者提出的需求時，也建立了一套實行的困難度評量機制。這個機制會依使用者提出要求的困難度來區分等級，然後據實的將實行的可能告知使用者。例如如果有部門在委員會中要求立刻在全院建置RFID系統，成大醫院資訊室就會依據現在的財務狀況、系統改變和建置的可能性，對於使用者提出困難度的等級，或是坦承目前還無法做到，讓使用者能夠充分了解建置的難度與理由。事實上，過去成大醫院就常因為資訊部門回答「辦不到」，而使用的醫護人員又不能完全了解，使得雙方發生誤解。「我不希望資訊部門的回覆就光只有做不到而已，」曾新穆說，「只有互相了解雙方的難處，才有可能找到什麼是適合的、好用的系統。」

資訊部門徹底分工，採用工作小組模式
除了對外採用委員會的方式協調外，在資訊部門內部的管理上，成大醫院則採用徹底分工的模式。成大醫院的資訊室，主要分成4個工作小組，分別有明確的執掌範圍，例如某組負責網路和住院系統、另一組負責資料的儲存管理、一組負責網路設備維護等。每當要規畫新的IT建置或管理政策時，則由主要負責該項業務執掌的工作小組，擬定一個規畫草案，再拿到各個部門合議的委員會上去修改。

由於工作小組在成大醫院的IT運作上扮演很重要的角色，這也使得曾新穆不須事必躬親，能夠專心扮演統籌規畫與協調的角色。也由於這樣的模式，即使成大醫院的資訊室主任有所變動，每個工作小組也能繼續運作先前提出的規畫方向，更由於每個工作小組都設有一名組長，使得因為資訊人員變動而造成的工作經驗斷層的情形，也不容易發生。

不過，能夠採用這種模式管理IT，主要也得歸因於成大醫院本身特殊的體質。曾新穆表示，由於成大醫院是公家單位，所有資訊人員都是經過考試才能進入資訊室，與一般企業相較，人員的流動率比較低，所以每個工作小組的人員都對業務執掌範圍很了解，這也使得工作小組的制度才能確實實踐。

曾新穆現在除了身兼成大醫院資訊室主任的職位外，也是成功大學資訊工程系的副教授，指導20幾位碩、博士研究生。如果不是這樣能夠完善分工的機制，曾新穆可能就難以兼顧這兩方面的工作。

不停學習，讓醫療與理論實際應用
不過也正由於曾新穆同時也是成功大學的副教授，這使得他有機會將自己在大學內的學術研究，能夠應用在成大醫院的資訊建置上。成大醫院與成功大學校部合作研究的精神病人照護系統，就是這樣的一個實例。

成大醫院的心理健康中心要在4到5層樓的範圍內，看護100人左右的輕度精神病患者，而能夠進行這個工作的醫護人員卻只有4～5位，醫護人力十分吃緊。為此，曾新穆開始與成功大學校部相關學術研究的單位合作，利用他在資料探勘（Data Mining）的專長，設計出一套能夠監測病患行為模式的照護系統。該系統是讓病患戴上外觀類似手錶的RFID手環，讓醫護人員能夠隨時透過系統掌握病患的所在位置，以免發生意外，如果病患想要扯掉手環，系統還會發出警告，讓醫護人員知道手環已經離開病患手上。

此外，後端的系統也會自動記錄每個病患每天的行為模式，例如在某個地點固定逗留多久、每天的某個時刻會固定到何處等，當病患的所在位置出現異常時，也會自動警示醫護人員，例如待在廁所超過1小時等，大幅減輕醫護人員看護病患的負擔。目前此系統已經有20位病患在測試，預計明年就會正式應用在該院的心理健康中心。

類似這樣的合作，還有用藥安全系統、遠距氣喘照護等。事實上，這些與校部合作的系統，之所以能夠有不少成就，其實都和曾新穆日常的研究，以及成功大學校部的奧援，有密不可分的關係。由於曾新穆在學術與醫院資訊管理的雙重身份，使得他有機會可以將一些原本還是理論的研究，落實在成大醫院的資訊建置上。除了這些與校部合作的計畫，成大醫院資訊室接下來也計畫導入KPI（績效管理指標）、平衡計分卡、EIS、BI（商業智慧）、CIS（臨床資訊系統）等各種系統，也將持續建置無線網路AP，讓無線網路能夠覆蓋剩下沒覆蓋到的半個院區。

在這林林總總的建置背後，各種創新應用在實際建置之前，曾新穆也會仔細評估。以行動醫療車和RFID的應用為例，曾新穆就曾到各個有在應用這些技術的醫院去觀摩過，認真研究每個醫療院所使用的狀況。「我常常聽到哪邊有什麼新應用，就會去看看，」曾新穆說，「畢竟要選擇對成大醫院有效益的應用，這些先驅應用新技術的經驗是很寶貴的。」或許就是因為曾新穆這種獨特的研究性格，才使得成大醫院能夠擁有如此有條理的IT管理制度，以及對於新應用開放的態度吧！文⊙劉哲銘

CIO小檔案－曾新穆
成大醫院資訊室主任
●學經歷：畢業於國立交通大學資訊科學所，隨即應邀至美國柏克萊加州大學擔任博士後研究員。現職為國立成功大學資訊工程系副教授兼任成大醫院資訊室主任，目前亦擔任中華民國人工智慧學會常務理事，國科會前瞻優質生活計畫規畫及複審委員，衛生署「台灣醫療資訊系統規格標準」規劃委員。主要研究領域為資料探勘技術及生物醫學資訊等應用。

公司檔案－成大醫院
●總員工數：約 2300 人
●資訊部門人數： 35人
●資訊部門分工：應用程式設計組A、應用程式設計組B、設備維護組、資料管制組。資訊室直接隸屬於院長、副院長、目前編制，設主任一人、副主任一人、技術師二十六人（各組設組長一人，由技術師兼任），技工五人，職責為負責推動全院醫療業務的電腦化，並提供二十四小時有關電腦作業的線上服務諮詢。