提升競爭力 友訊由資訊流程改造做起

座落在內湖的友訊（D-Link）企業總部，在外牆玻璃帷幕的裝飾下，一眼看去，頗有氣派輝煌之勢。不過在友訊這氣派的企業總部背後，其實最早該公司也是由7名員工開始，一步一步走到今天在全球擁有約1,600名員工的規模。在友訊這家企業過去一連串的成長歷程中，他們不停的提供更創新的技術、更好的產品，讓整個企業的競爭力向上提升。現在，正如過去的發展般，為了支援企業往下一階段的營運前進，友訊也持續在找尋提升競爭力的方案，而和過去稍有不同的，除了產品的競爭力之外，該公司也將以整體的資訊流程改造，做為邁向下一階段的燃料，拉起前行的汽笛。

為了達到這個目標，友訊改變了過去以技術部門或其他部門主管兼任資訊部門最高主管的做法，開始以專人來擔任資訊部門主管的職務，友訊資訊服務處資深處長黃茂榮，就在這樣的狀況下接下了這個擔子。

導入專案制度，整合全球營運
甫剛到任的黃茂榮，所做的第一件事，就是導入專案制度的系統開發流程，建立起一個常態性的專案組織。黃茂榮所提出的組織藍圖是這樣的，由最高層主管組成的指導委員會，下轄專案管理辦公室（Project Management Office，PMO），由PMO與友訊全球4大區域的高層主管以及關鍵的使用者溝通，讓資訊部門在提供任何服務之前，能以專案的形式，透過PMO的規畫，提出方案，再由指導委員會監督整體的運作情形。

黃茂榮認為，一個完善的專案制度，能夠將使用者的需求專案化，這樣一來，每個系統的建置都能考量到其值不值得做、整體資訊人員人力的調配等問題。並且能進一步評估所需花費的時間，以及該不該有部分交由委外廠商，建立起每個專案書面的管理資料，有系統的提供資訊服務。「過去友訊的資訊管理流程是有需求就去做，沒有系統化的管理，」黃茂榮說，「這使得資訊部門在接觸使用者需求時較不全面，做出來的系統也就可能會有無法貼近真正使用者需求的狀況發生。」

在企業規模不停擴大的狀況下，黃茂榮指出的重點，並不是沒有道理的。以友訊不久前開發的電子採購系統為例，該系統設計完成後，由於較著重在廠商與採購單位間的流程上，所以並沒有辦法提供有需要的業務單位使用，此外，又不是每個區域的業務單位都需要使用此一系統，這也使得已經完成的電子採購系統，必須做部份的改寫，對於資訊部門來說無形又造成了一定負擔。「沒有常態性的專案組織，資訊人員在相關業務流程的知識較為不足的狀況下，就常常會因為接觸的少部分使用者的意見，影響到系統的開發，而發生這樣的情形。」黃茂榮說。

正因為如此，黃茂榮規畫的常態性專案組織，特別重視納入使用者的意見，每個專案都必須找到關鍵使用者（Key User）的合作，納入了解業務流程的使用者，並且必須和相關業務部門的主管溝通。而PMO則是以IT相關的重要主管組成，以目前友訊總部成立的PMO為例，其中就包含了財務部門的主管、採購部門的主管以及資訊部門的主管黃茂榮。

不過黃茂榮並不認為將資訊部門的人員調度至業務單位，就能讓這些人員更了解業務單位的需求。「過去的經驗告訴我，資訊部門人員只要打散到各個業務部門去，總是待不久。」黃茂榮說。究其原因，如果直接將資訊人員打散到各個單位去，資訊部門人員在周遭沒有可以討論資訊專業同事的狀況下，往往很難對自己的工作保持熱情，這樣一來，就很難做得久。也因此，黃茂榮認為以組織的方式與使用者溝通，較能避免這樣的問題，又能獲得關鍵使用者的看法。

建立起這樣的一個資訊專案組織架構，除了能夠讓友訊的資訊系統建置流程更有效率外，也是為了支持友訊接下來所要做的全球資訊系統整合。由於目前友訊全球4個區域（大中華區、美洲、歐洲、其他地區）的總部，其核心系統ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源規畫系統）仍未做到即時連線，所以在友訊持續發展的過程中，未來的集中化與即時連線，是必然的。由於未來各個區域現有的資訊部門將成為支援維護單位，主要的服務將由總部的資訊部門提供，這麼一來，在背後就十分需要這樣的專案組織架構來支撐整個資訊部門提供服務的流程。

此外，為了做到這一點，黃茂榮也將針對友訊各項業務流程，提出企業流程改造的方案，讓業務的流程能更緊密的與資訊服務結合，進而達成各個區域的ERP系統以及其他各個系統的整合。黃茂榮指出，未來友訊要整合目前各個區域1百多個據點的資訊服務至總部的話，資訊部門必須更了解使用者需求、提供更完善的服務並且是無時差的服務，這樣一來，背後的專案組織架構以及整體業務流程的改造，就是非建立不可的基礎。

BI和KM是企業持續發展的命脈
除了導入常態性的專案組織之外，黃茂榮在未來要提升友訊競爭力上的另一個著眼點，則是BI（Business Intelligence，商業智慧系統）和KM（Knowledge Management，知識管理系統）。「我一直認為，BI和KM是一個在企業發展上，決定其體質的重要因素。」黃茂榮說。友訊目前已經擁有BI，接下來在2年內也希望能夠建立一套KM。

黃茂榮對於KM的重視，可以由他希望設立CKO（Chief Knowledge Officer，企業知識執行長）這個職務就看得出來。在他的想法中，KM應該是一個專家製造廠，在各個部門建立起一道知識水平的基線，讓企業內每個員工都能快速的學習業務相關的知識，而後快速上手。

未來友訊將由各個部門的主管共同建立起一套關於該公司不同業務的KM，黃茂榮表示，他並不希望KM只是一套文件管理與搜尋的系統，KM真正的內涵應該在如何把內隱的知識成為外顯的文件，這也正是為什麼要找各個部門的主管來共同建立的原因。「只要能夠做到這一步，企業就能夠在最短的時間中培養出專家，一個企業也就能永遠保持其競爭力。」黃茂榮說。

其實上述這些一連串資訊流程改造的過程，除了黃茂榮提出的大方向之外，他還必須一步一步由最細微基礎開始做起，舉例來說，他現在就正在找尋系統分析的工具，希望建立起一套專案管理的生命週期；此外，為了整合全球4個區域的營運系統，黃茂榮也預計將友訊現在系統所使用的Java、.NET、VB 3種主要的程式語言，逐漸整併為1～2種。對於友訊來說，這些由細微到巨觀的整體資訊流程改造，都將會是未來企業持續發展的重要支架，提供該公司更好的競爭力，這也正是黃茂榮所希望做到的。「今年會有很多新專案喔。」黃茂榮說這話的時候，讓人切實的感受到他認真期待這些新變動能帶來的效益。文⊙劉哲銘

CIO小檔案－黃茂榮
友訊科技資訊服務處資深處長
●學經歷：民國67年畢業於逢甲大學電子計算機學系，曾任職於工業研究院電子所資訊部、迪吉多電腦、德記洋行、衛道科技、聯強電腦、精業資訊等國內大型資訊廠商，而後才就任友訊科技的資訊服務處資深處長一職。在公領域方面也有豐富經驗，曾任資策會QR／ECR專案計畫召集人，現在則兼任中華民國軟體協會的專業顧問。

公司檔案－友訊科技
●成立時間：1986年
●員工人數：全球約1,600人
●資訊部門人數：總部28人，未計全球各據點約50幾位的資訊人員
●每年IT預算：固定約3,000萬元，視專案狀況增加