多一點夢想創造IT部門的成就感

在臺灣兩千大企業中，大多是資本密集的高科技製造業或金融業企業，挾高度資本與技術門檻來創造出領先優勢的差距，但是，除此之外，還有另外一種不同的經營典範，不是仰賴資本，而是憑藉著對人的了解，提供專屬的人才服務，以區區2億多元資本額，反而創造出十幾億元營收，同樣也晉升在2007年臺灣兩千大企業之中，「Career就業情報資訊」這家公司就是這種以人為本的典範企業之一。

創立近20年的就業情報，是臺灣最早提供人力仲介服務的企業，在人力派遣市場上，就業情報的業績更是遙遙領先同業，2006年營收成長率超過18%，一年就能淨賺3個資本額。但是，就業情報董事長翁靜玉仍不滿足，為了幫企業拉大與競爭者的差距，她說服了正要前往大陸任職的劉國琰進入就業情報任職資訊長，她期待劉國琰能夠運用IT技術，為就業情報創造出新的競爭優勢。

劉國琰去年才離開了服務7年之久的中信證券，他為中信證券所打造的第一套資料倉儲系統，現在是中信證券掌握客戶的核心系統。

2000年時，中信證券為了拓展企業規模，特別從燦坤實業挖角劉國琰來帶領中信證券的電子商務部門，發展電子下單業務。劉國琰也不負所託，透過電子下單平臺，讓中信證券單一分公司的平均營業額遠超過其他券商的分公司，也讓中信證券的整體市場排名，從第七名躍升到前三名。

不論是零售批發的燦坤實業，金融業的中信證券，到現在的人力仲介業，劉國琰認為：「IT要有自己的想法，能看到未來的需求，堅持去作，才能協助企業創造競爭優勢。」他進一步解釋說：「不能只是一昧滿足使用者的短期需求，要將IT視為幫企業超越競爭對手的工具。」為了打造出這種能夠創造企業價值的IT，劉國琰分別針對企業CEO、需求單位、以及IT團隊，發展出三套不同的溝通策略。

只用10％時間跟老闆溝通，但用90%時間預作規畫

對CIO而言，若只是照著自己的想法發展IT，可能會與CEO的目標南轅北轍，甚至辛苦地完成一套系統，CEO卻認為沒有解決企業真正的痛點。如何最快掌握CEO的想法，滿足企業真正需要，劉國琰說：「CIO只有10%的時間與老闆溝通IT目標，但要用90%的規畫時間，由下而上地了解企業中的需求。」

劉國琰任職CIO職務剛滿3個月，他為了在最短時間內進入狀況，先調查目前IT部門內部有哪些資源，最欠缺哪些資源後，根據IT部門現有狀態，再進一步自己先勾勒未來主要的IT發展計畫，包括界定出各項既有資訊系統的發展狀態，規畫系統未來可以進一步發展的階段，能夠再擴充的服務和功能等方向。

完成一套預想的IT計畫後，劉國琰再與各個業務單位溝通，一方面了解預想計畫和業務單位需求之間的落差，另一方面，也進一步了解每個業務單位的核心價值。劉國琰認為CIO需要用很多時間先與平行單位持續溝通，才能更容易了解老闆的想法。他說：「CEO時間有限，只夠與CIO用來討論願景。CIO要先做好功課，就能直接跟CEO確認IT目標，而不是等老闆補充細節，要這樣才能展現出CIO的IT專業。」

不過，劉國琰提醒可能的盲點：「因為各單位主管多半只從他的角度來看，CIO要能公立地從中判斷出CEO的需求全貌。」他以稽核為例，多數業務單位通常不會主動提出與業務稽核相關的IT需求，但這卻可能是CEO最想做的事情之一。

CIO要了解CEO願意接納意見的時機

此外，CIO還要了解何時可以跟CEO溝通？可以溝通什麼事情？劉國琰舉例：「能知道老闆什麼時間可以有心情，聽公事以外的想法，這就很重要。」例如資訊部門的設備投資金額很高，CEO多半會要求在計畫書中列明投資成效。但業務單位通常不願意用業績來擔保，投資這些設備，明年就可以讓業務成長多少，CIO就不易提出有說服力的ROI數據，來支持IT設備的投資計畫。CIO了解CEO的個性，劉國琰說：「就能找到很多機會，慢慢讓CEO知道你的想法和理論，讓CEO不會只考慮短期成效來決策。」

在規畫企業IT計畫的過程中，用90%時間先掌握IT內部狀況，以及了解各單位的想法，再用10%時間與CEO確認，可以讓CIO最快掌握老闆的想法，同時又能貼近各單位的核心價值。但是，IT目標除了能準確反應CEO目標，劉國琰認為落實到專案執行時，CIO還需要與使用者更細緻地進行溝通。

降低使用者期待的落差，來確保IT專案成功

CIO規畫的IT目標能夠符合老闆與企業的需求之外，要能進一步成功推動IT專案，劉國琰認為關鍵是：「必須不斷透過階段性成果與使用者溝通，降低使用者期待的落差。」他以為期3個月的專案為例，他會每隔幾周來設定溝通的時機點，例如在第一階段進行規畫時，明確訂定第幾周完成事先溝通，第幾周是需求截止日。進入開發後，再密集地每隔一段時間，就用專案成果和使用者驗證，而不是等到專案後期驗收時，或者大部分系統功能完成後，才讓使用者看到IT部門幫他們開發的系統。

劉國琰表示IT不能自顧自的開發，最後才向使用者確認，系統功能是否滿足使用者需求。萬一最後發現需求和系統功能的落差很大，專案後期還得作大幅度修正，往往會拖延時間、增加預算，或者使用者不願意採用，就會導致專案失敗。專案過程中還要記錄每次與使用者溝通的內容，劉國琰說：「文件不用整理得很漂亮，重點是有一個制度，具體地記錄溝通結果，反映目前的期待到哪裡。」

除此之外，劉國琰認為IT部門也不是一昧接受業務部門使用者提出的需求，而是可以進一步要求使用者，不只是提出概念式想法，還要具體地描述需求的內容。例如過去劉國琰在中信證券時，業務單位希望系統能提供衍生性商品交易，他要求業務單位必須先做功課再來提需求，例如說明商品相關的交易行為有哪些？資料輸入輸出時系統要執行哪些動作等，他說：「業務單位初次提出的需求內容，不符IT期待的形式也沒關係，後續互相回饋再修改，就能慢慢拉近雙方對IT系統的期待，減少系統完成時的落差。」

不過，劉國琰對IT部門的成員有更大的期待，他希望IT部門不僅能夠了解業務部門提出的需求，IT部門成員還要能建議業務部門，現在IT技術，加上未來可能發展，可以如何運用，來創造更大的企業效益。這種對IT部門更多一點的期待，也正是劉國琰培養IT團隊、留住IT人才的秘訣。

期待取代要求，用夢想提升成就感

IT人的高離職率，向來是CIO在管理上非常頭痛的問題之一，劉國琰分析原因：「IT人可以有很強的技術能力，但心理上的調適能力，其實是相對脆弱的。」他進一步解釋，當IT人面對業務部門不斷提出需求，變更需求的支援過程中，其實IT人會充滿挫折感。業務單位很容易將業績不佳的原因，歸咎於IT部門支援不力或系統功能不足。IT人難以轉嫁壓力時，很容易將自己界定成來練功，技術磨練成熟後反而會離職。劉國琰認為CIO必須為IT人不斷創造新的成就感，才能留住人才。

劉國琰將IT部門成員，視為共事的夥伴，而非上下的部屬關係。他用「我期待、我相信你們可以做到」的態度，取代「我要求你們完成」的方式，讓IT部門的成員，不是被要求多承擔一分工作，而是去共同完成企業IT目標的逐夢歷程。他進一步補充：「我永遠用多一點期待的方式，來要求一個人，跟對方說我相信你能辦得到。」這種多一點期待的方式，一方面讓對方感到責任的賦予，另一方面也創造成長空間和成就感的來源。

甚至在面試時，劉國琰就會詢問應徵者：「你的夢想是什麼？有沒有想過半年後、3年後、甚至5年後的自己，會有什麼樣的成就？」從面試時，劉國琰就開始為他中意的應徵者，規畫未來的職涯發展。他將企業理想轉換成應徵者個人未來的夢想，讓應徵的IT人可以想像自己未來可能的成長。

培養IT人主動性，才能超越應接不暇的工作

另一方面，劉國琰則會清楚的告訴應徵者，或既有IT部門的成員，工作上的角色，不會只限定在單一工作中，工作角色將會是彈性的、整合的、開放的。只要扮演好目前所賦予的角色，劉國琰會重新調整團隊工作分配，讓成員有多餘的時間，來挑戰新的工作和任務。他不斷提供IT人有多一點的夢想，新的挑戰機會，讓他們不斷有新的成就感可以追逐，同時也培養了各方面的能力。

這種不限定工作角色的開放心態，也正是劉國琰用來培養IT團隊，讓他們具備主動提出IT建議的能力。劉國琰認為IT人若不能超越使用者的想法，看出未來的目標，只是被動的接受使用者的要求，或者是等著完成主管交辦事項，最終會陷入一種負面循環，每天有應接不暇的需求單，一再重複解決類似的問題，陷入沒有成就感的工作泥沼。

這個CIO與IT團隊共同圓夢，不斷追求成就感的作法，讓劉國琰在過去十年IT主管職涯中，保有不到5個部屬離職的記錄，他現在也準備用同樣的方法，激勵就業情報的IT部門，來打造出就業情報的新競爭優勢。

沒有目標，任何時間管理都只是浪費時間

言談中，劉國琰散發出一種朝著目標前進的篤定感。正如他推薦的書中所言：「沒有目標，任何時間管理都只是浪費時間！」。他習慣在執行計畫或評估事情前，就先勾勒目標與期許結果，他相信任何人若能夠朝著自己想要的目標前進時，自然就願意付出。目標越明確，在時間的選擇與管理上也將越容易，能夠知道什麼時候應該做什麼事情，在重要與正確的事情越投入，取得的回報將越大，成就越大，就能得到越多自我肯定，同時準備超越自我的欲望也越強，形成正向循環力量。

就業情報資訊長劉國琰認為：「IT要有自己的想法，能看到未來的需求，堅持去作。」

CIO檔案

劉國琰

Career就業情報資訊資訊長

●學歷：Nova Southeastern University電腦科學碩士
●經歷：返國後，先任職於交通部觀光局，後至資策會擔任專案經理。1999年至燦坤實業負責電子商務部門，2000年轉任中信證券資深經理，負責發展電子下單業務。也曾任TutorABC資訊部總監。2008年2月進入就業情報擔任資訊長。

公司檔案

就業情報資訊

●主要業務：就業資訊雜誌、人力派遣、仲介等相關人力資源服務
●資本額：2億2千萬
●年營收：約13億元（2007）
●董事長兼總經理：翁靜玉

資訊部檔案

●員工人數：約150人
●資訊部門人數：9人
●每年IT預算：約1千萬元
●資訊部門分工： 系統組與程式開發組

IT大事記：

2003年：建構測評系統網路版，提供個人／企業網站測評及分析資料
2004年：完成人力派遣系統，提供企業及派遣人力網站媒合
2005年：導入數位平臺系統，提供產業別的即時職場趨勢分析
2006年：完成企業主網、測評網、教育訓練學習網等改版
2007年：調整總分公司資訊架構，增加資安防護等級與網路頻寬